Холдинговая компания организует выездную трехдневную конференцию, предметом которой является стратегия развития холдинга. В конференции принимают участие члены правления холдинговой компании, топ-менеджеры ее дочерних предприятий, а также представители общества-консультанта, которое по условиям договора с компанией оказывало услуги по разработке стратегии развития холдинга. Место проведения конференции - территория отеля. Питание участников конференции (включая питание в перерывах конференции, а также гала-ужин по ее окончании) организовано непосредственно в ресторанах отеля, и его общая стоимость выделяется отдельно в выставляемых отелем организатору конференции документах на оплату. Может ли организатор конференции учесть расходы на питание участников конференции для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов?

Ответ: Согласно пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы - это расходы, которые связаны с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:

- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В свою очередь, под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций (участников, прибывших на заседание руководящего органа компании), а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

С учетом изложенного затраты на питание участников конференции могут быть учтены в составе представительских расходов только в том случае, если конференция носит характер официального мероприятия, проводимого с целью установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества между организациями.

Статус конференции как официального мероприятия, по нашему мнению, очевиден. Тем не менее для исключения возможных претензий контролирующих органов это обстоятельство нужно подтвердить документально.

Что же касается цели конференции, то здесь у налоговых органов могут быть вопросы. Обусловлено это тем, что НК РФ не содержит каких-либо конкретных критериев, которые позволяли бы квалифицировать ту или иную деловую встречу или переговоры как направленные на установление (поддержание) взаимного сотрудничества или не направленные. НК РФ установил только одно ограничение для такого мероприятия: оно не должно быть связано с организацией развлечения, отдыха, профилактикой или лечением заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

Это подтверждает и судебная практика. В частности, ФАС Северо-Кавказского округа признал обоснованным отнесение налогоплательщиком расходов на проведение конференций, совещаний, приемов к представительским расходам, поскольку такие расходы: а) не превышают предельную величину, установленную НК РФ; б) подтверждены соответствующими первичными документами; в) налоговой инспекцией не доказано, что спорные расходы связаны с организацией развлечений и отдыха (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.10.2007 N Ф08-6877/2007-2552А).

По нашему мнению, любое официальное деловое мероприятие, на котором встречаются представители различных организаций для обсуждения вопросов взаимодействия, направлено на установление (поддержание) взаимного сотрудничества.

В рассматриваемом случае официальное мероприятие (конференция) проводится при участии топ-менеджеров дочерних предприятий холдинга и представителей общества-консультанта. Тематика этого мероприятия посвящена вопросам стратегии развития холдинга. При этом обсуждение стратегии развития группы компаний, как правило, сопровождается выработкой общих для компаний принципов ведения бизнеса, определением совместных подходов к сотрудничеству внутри группы, корректировкой неэффективных совместных действий и т. д. Поэтому при условии надлежащего документального оформления проводимой конференции расходы, понесенные при ее проведении, в частности расходы на питание, по нашему мнению, могут быть учтены в составе представительских расходов.

Итак, для того, чтобы учесть расходы, понесенные в рамках конференции в составе представительских расходов, необходимо документально подтвердить:

- официальный характер конференции;

- деловую цель конференции, состоящую в поддержании взаимного сотрудничества.

Согласно разъяснениям Минфина России в Письме от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

- приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении представительского мероприятия и осуществлении расходов на его цели (в том числе расходов на питание);

- смета представительских расходов, предусматривающих осуществление в том числе затрат на питание (завтраки, обеды, ужины, фуршеты);

- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

- иные необходимые данные о проведенном мероприятии (в частности, программа мероприятия, предусматривающая в том числе питание участников из состава приглашенной делегации, участников принимающей стороны и т. д.);

- сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Применительно к рассматриваемой ситуации цель и результаты проведения конференции могут быть, например, подтверждены программой конференции, протоколом встреч, проводимых в рамках конференции, соглашением (любым иным документом), утвержденным представителями предприятия (холдинга) и содержащим выработанные на конференции принципы взаимного сотрудничества.

Следует обратить внимание, что налоговые органы при проверке также могут запросить и отчет общества-консультанта, подготовленный по результатам выполнения работ (оказания услуг) для холдинговой компании. Важно, чтобы содержание отчета соответствовало деловому характеру мероприятия и заявленной тематике конференции.

В заключение добавим, что судебная практика, прямо касающаяся рассматриваемого вопроса, на сегодняшний день отсутствует.

Е. А.Скаковская

Аудиторско-консалтинговая компания

"Бейкер Тилли Русаудит"

19.11.2009