Вправе ли организация в целях исчисления налога на прибыль расходы на приобретение горюче-смазочных материалов подтвердить самостоятельно разработанной формой путевого листа?

Ответ:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО

от 13 октября 2009 г. N 16-15/107268

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

При определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р.

При определении норм расхода топлива в отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Для документального подтверждения пробега и использования автомобиля в производственных целях необходимо учитывать следующее. Приказом Министерства транспорта РФ от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Так, Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили.

Согласно Письму Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, поименованные в Приказе N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Основание: Письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6.

Заместитель

руководителя Управления

советник государственной

гражданской службы РФ

1 класса

А. Н.ЧУГУНОВА

13.10.2009