Что является документальным подтверждением транспортных расходов в целях исчисления налога на прибыль, если доставка приобретенных товарно-материальных ценностей осуществляется собственным транспортом организации? Должна ли быть в наличии товарно-транспортная накладная?

Ответ: Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы организации должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Основным документом, подтверждающим расход бензина, а также производственную направленность прочих затрат, связанных с эксплуатацией автомобиля, является путевой лист.

Специалисты финансового и налогового ведомств уже неоднократно разъясняли, что унифицированные формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление N 78), распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носят обязательный характер только для автотранспортных организаций.

Остальные организации могут разработать свою (произвольную) форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде оплаты горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ, среди которых наименование документа, дата его составления, название организации, от имени которой составляется документ, измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении. Также в списке обязательных реквизитов значатся наименования должностей лиц, ответственных за операцию, и их личные подписи (см. Письма Минфина России от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 14.11.2006 N 20-12/100253 и др.).

Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в учетной политике.

В соответствии с Постановлением N 78 путевой лист действителен только в течение одного дня или смены, на более длительный срок он выдается лишь в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Данное требование о периодичности оформления путевых листов обязательно для автотранспортных предприятий. Остальные организации могут не придерживаться этого порядка, поскольку еще в 2006 г. специалисты финансового ведомства разъяснили, что в случае, если еженедельное (ежемесячное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист может составляться на этот срок (Письма Минфина России от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327).

Периодичность оформления путевых листов также необходимо закрепить в учетной политике организации.

Из Письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861 следует, что для признания расходов на горюче-смазочные материалы в целях налогообложения прибыли необходимо наличие чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты горюче-смазочных материалов) и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели. Наличие чеков АЗС при отсутствии путевого листа не подтверждает целесообразность осуществленных сотрудником расходов.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными и транспортными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов, в частности товарной накладной по форме N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, или товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т (при автомобильных перевозках), утвержденной Постановлением N 78.

В случае когда доставка ТМЦ осуществляется автомобильным транспортом независимо от того, кто доставляет товар - покупатель, продавец или сторонняя организация, - оформление товарно-транспортной накладной (ТТН) является обязательным условием.

Данная позиция основывается на следующих нормативных документах:

1) требование об осуществлении перевозки грузов автомобильным транспортом только при наличии оформленной ТТН содержится в Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом". В п. 2 этого документа сказано, что организации, осуществляющие перевозки грузов на собственных и арендуемых автомобилях, обязаны оформлять ТТН. Несмотря на дату принятия, данная Инструкция является действующей, и зачастую специалисты налогового и финансового ведомств в своих официальных разъяснениях ссылаются на нее (Письма УФНС России по г. Москве от 18.10.2006 N 20-12/92228, Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/1/333);

2) при перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе ТТН, получаемой от грузоотправителя.

Такое положение закреплено в п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н;

3) в соответствии со ст. 8 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденного Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ, заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки не принимается.

Таким образом, ТТН при доставке товаров автотранспортом необходима во всех без исключения случаях.

По мнению специалистов налоговых органов, если организация-покупатель не оплачивает транспортировку товаров (доставку осуществляет продавец), то для оприходования и отражения в учете стоимости приобретенных товаров можно использовать надлежащим образом оформленную товарную накладную - форма N ТОРГ-12 (Письма УФНС России по г. Москве от 25.02.2009 N 16-15/016352, от 30.06.2008 N 20-12/061151).

Зачастую, когда доставка ТМЦ осуществляется собственным транспортом покупателя на условиях самовывоза, поставщик товара ограничивается представлением товарной накладной.

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи ТМЦ сторонней организации и не является сопроводительным транспортным документом, наличие которого при грузоперевозках обязательно. Для избежания различных негативных последствий в такой ситуации товарно-транспортная накладная должна быть оформлена самим покупателем.

С учетом вышеизложенного можно сделать следующий вывод: основанием для принятия транспортных расходов являются чеки АЗС, путевой лист, товарно-транспортная накладная.

О. В.Егорова

ООО "ЭЛКОД"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

18.09.2009