Какие отметки ставятся в табеле учета рабочего времени в следующих случаях: на период командировки, продолжающейся 10 календарных дней, выпадают 2 выходных дня, в течение которых работник не привлекается к работе; в соответствии с приказом на командировку работник должен выехать к месту командирования 28 августа? Поскольку время отправления поезда - 22 часа, работник 28 августа вышел на работу и отработал полностью 8 часов

Ответ: Основные правила ведения табеля учета рабочего времени можно свести к следующему.

1. Отметки "Я" (продолжительность работы в дневное время) и "Н" (продолжительность работы в ночное время) проставляются по факту присутствия работника на рабочем месте. При этом табельщик (лицо, ответственное за ведение табеля), должен быть готов подтвердить, что он лично видел работника на его рабочем месте. В ином случае отметки в табеле должны подкрепляться дополнительными документами, например данными электронной системы контроля за входом-выходом работников на территорию организации и прочими.

2. Выполнение работником трудовых (должностных) обязанностей за пределами рабочего дня (смены) обозначается кодами "РВ" (продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни) и "С" (продолжительность сверхурочной работы).

При этом соответствующие отметки в табеле делаются не на основании визуального наблюдения табельщика и не на основании данных контрольно-пропускной системы (очевидно, что работник может задержаться на работе и фактически находиться на своем рабочем месте по своим личным, никоим образом не связанным с исполнением трудовых обязанностей, причинам; а также совсем необязательно привлечение к работе в выходные дни или в сверхурочное время самого табельщика), а исключительно на основании письменного распоряжения работодателя.

Напомним, что наличие такого распоряжения является обязательным условием для привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 113 Трудового кодекса РФ). Что же касается привлечения работника к сверхурочной работе, то в отсутствие каких-либо чрезвычайных обстоятельств это допускается только с его письменного согласия (ст. 99 ТК РФ), что также подразумевает наличие письменного распоряжения работодателя.

3. Если табельщик не видит работника на рабочем месте (данные контрольно-пропускной системы свидетельствуют об отсутствии работника на территории организации), то он проставляет в табеле коды, соответствующие причине отсутствия работника, подтвержденной документально:

- на основании приказа о направлении работника в командировку ставится код "К".

Напоминаем также, что фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749; далее - Положение о командировках). Другими словами, работник считается находящимся в командировке весь указанный в командировочном удостоверении (а если командировочное удостоверение не оформляется, то в приказе на командировку) период, включая выходные и нерабочие праздничные дни;

- на основании приказа о предоставлении отпуска работнику ставится код, соответствующий виду отпуска: "ОТ" (ежегодный основной оплачиваемый отпуск); "ОД" (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск), "У" (учебный отпуск с сохранением среднего заработка), "УД" (учебный отпуск без сохранения заработной платы), "Р" (отпуск по беременности и родам), "ОЖ" (отпуск по уходу за ребенком), "ДО" (отпуск без сохранения заработной платы);

- на основании листка нетрудоспособности ставится код "Б" (временная нетрудоспособность) и т. д.

4. Код "В" (выходные дни (еженедельный отпуск) или нерабочие праздничные дни) проставляется в соответствии с графиком работы, установленным работнику.

Однако при наличии документов, объясняющих иную причину отсутствия работника на рабочем месте, вместо кода "В" указывается соответствующий код (см. п. 3).

Обратите внимание на то, что при исчислении среднего заработка, сохраняемого за работником в установленных законодательством случаях, а также учитываемого при определении размера пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС РФ, из расчетного периода исключаются дни, которые обозначены в табеле кодами "К", "Б", "ОТ" и т. д. При этом дни, обозначенные в табеле кодом "В", исключению из расчетного периода не подлежат. Следовательно, если выходные дни, приходящиеся на период командировки, обозначить кодом "В", то в дальнейшем это приведет к занижению размера среднего заработка.

Таким образом, на основании приказа о направлении работника в командировку в табеле учета рабочего времени проставляется код "К" за все дни, включая выходные дни по графику работника, приходящиеся на период командировки.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения о командировках). Таким образом, выход работника на работу в день, обозначенный в приказе о направлении его в командировку в качестве дня выезда, не является нарушением действующих нормативных документов. Этот день обозначается кодом "Я" (за этот день работнику будет начислена фактическая заработная плата), поскольку у табельщика, который видит работника на рабочем месте в день, который в соответствии с графиком работника является рабочим, нет оснований для использования каких-либо иных обозначений.

Заметим, что вопросы ведения табельного учета следует отличать от вопросов расчетов с работниками. Действительно, основным документом, на основании которого производится начисление заработной платы и других выплат в пользу работников, является табель учета рабочего времени. Но в то же время это не единственный документ. Поэтому в ряде случаев бухгалтеру необходимо помимо данных табеля учитывать данные других документов, например графиков работы.

Так, средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения о командировках). Следовательно, средний заработок сохраняется за работником не за все дни, обозначенные в табеле кодом "К", а только за те из них, которые в ином случае были бы обозначены кодом "Я" (т. е. за пропущенные работником рабочие дни, установленные графиком).

Если же работник в приходящийся на период командировки выходной или нерабочий праздничный день будет привлечен к работе, то за этот день ему будет начислена заработная плата (а не средний заработок) в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (п. 5 Положения о командировках). При этом бухгалтер будет производить начисления не на основании данных табеля (в табеле будет стоять код "К"), а в соответствии с дополнительными документами, в числе которых могут быть, например, справка принимающей стороны о том, что прикомандированный работник был привлечен к работе в выходной день с указанием отработанного времени, заверенная копия правил внутреннего распорядка принимающей организации, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни и др.

Поскольку в большинстве организаций для расчета заработной платы и других выплат в пользу работников применяются компьютерные программы, вышесказанное реализуется на практике следующим образом. Табель учета рабочего времени ведется по указанным выше правилам на бумажном носителе и подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения. Заметим, что ведение табеля в электронном виде непосредственно в программе расчета заработной платы противоречит установленному порядку, поскольку такой табель фактически перестает быть первичным документом: его подписывают не до, а после начисления заработной платы, что приводит к тому, что табель служит не базой для расчета заработной платы, а "оправданием" произведенных бухгалтером расчетов. При перенесении данных табеля в компьютерную программу по расчету заработной платы бухгалтер при необходимости может изменить коды (например, "К" на "В" или "К" на "РВ" (продолжительность работы в выходные и праздничные дни)). Правила изменения кодов целесообразно закрепить в локальном нормативном акте организации.

Напомним также, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы (п. 4 Положения о командировках). Следовательно, независимо от факта присутствия работника на рабочем месте в день выезда в командировку ему выплачиваются суточные в установленном порядке.

Е. В.Воробьева

Член Научно-экспертного совета

Палаты налоговых консультантов

Российской Федерации

04.09.2009