Каков порядок оформления операций по возврату работником денежных средств в связи с перерасходом утвержденных лимитов ГСМ в целях исчисления НДС и налога на прибыль организаций? Какие возможны варианты оформления отношений с работником по возмещению стоимости излишне израсходованного бензина, ранее оплаченного организацией поставщику? Необходимо ли в данном случае оформление кассового чека?

Ответ: На практике возможны два варианта оформления отношений с работником по возмещению стоимости излишне израсходованного бензина.

1-й вариант. Ранее понесенные организацией расходы на приобретение ГСМ возмещаются работником путем удержания денежных средств из его заработной платы либо внесением их в кассу организации.

По вопросу определения суммы, подлежащей возмещению работником, необходимо учитывать следующее.

В бухгалтерском учете бензин принимается к учету в составе МПЗ в сумме фактических затрат на его приобретение, за исключением НДС (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).

Поэтому при определении суммы, подлежащей возмещению, определяется стоимость ГСМ исходя из учетной цены, увеличенной на сумму восстановленного НДС (п. 3 ст. 170 Налогового кодекса РФ).

В бухгалтерском учете стоимость ГСМ, израсходованных сверх установленного лимита, не является расходом организации (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н), а признается в качестве дебиторской задолженности работника.

Полученная оплата суммы задолженности по перерасходу ГСМ не является и доходом организации (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).

Для целей налогообложения по налогу на прибыль возмещение работником ранее оплаченной организацией поставщику стоимости ГСМ не является расходом организации (так как расходы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль), а сумма, удержанная из заработной платы работника в погашение его задолженности перед организацией, не является ее доходом (ст. ст. 41, 249, 250, 252 НК РФ, см. также Письмо Минфина России от 29.03.2006 N 03-03-04/1/297, которое касается возмещения сумм оплаты расходов на личные телефонные переговоры, однако применимо по аналогии к рассматриваемой ситуации).

Заметим, что в этом же Письме от 29.03.2006 N 03-03-04/1/297 Минфин России высказал мнение, что организация признает доход в виде сумм, полученных от третьих лиц в компенсацию понесенных организацией расходов, только в случае, если ранее данные расходы организация учитывала при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

В более поздних письмах (см., например, Письмо от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15) Минфин России указал, что для сотрудников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации сотрудником за счет собственных средств. В этом случае превышение сотрудником установленного лимита учитывается в составе прочих расходов только после того, как сотрудник возместит организации указанные затраты. При этом уплачиваемое сотрудником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

По нашему мнению, безопаснее учесть возмещаемые расходы в налоговом учете организации в составе внереализационных доходов и в составе внереализационных расходов.

Для целей налогообложения НДС право на налоговый вычет по НДС предоставляется организации в отношении товаров, приобретаемых для осуществления облагаемых НДС операций (п. 2 ст. 171 НК РФ). Так как в результате возмещения работником стоимости ГСМ в результате перерасхода сверх установленных лимитов фактически в деятельности, облагаемой НДС, используется меньшее количество материалов, НДС, приходящийся на сумму превышения, если он при оприходовании материалов был принят к вычету, должен быть восстановлен.

По вопросу оформления кассового чека на суммы, внесенные работником по перерасходу ГСМ в кассу организации, при наличии приказа о лимитах и заявления работника об удержании из заработной платы обращаем внимание, что согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Понятие "товар" раскрывается в ст. 38 НК РФ, согласно которой товаром признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации.

Таким образом, при получении от работника или иного лица денежных средств необходимо учитывать, является ли данная операция реализацией товаров, работ, услуг, следовательно, на иные поступления в кассу чек выбивать не надо. Достаточно оформить приходный кассовый ордер.

2-й вариант. Работник возмещает стоимость перерасхода ГСМ путем оформления отношений с организацией по договору купли-продажи материалов (ГСМ).

Согласно ст. 161 Гражданского кодекса РФ сделки юридических лиц с гражданами необходимо оформлять в письменной форме.

В бухгалтерском учете поступления от продажи материалов являются для организации прочими доходами согласно п. 7 ПБУ 9/99 и принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, равной договорной цене материалов (п. 10.1 ПБУ 9/99). Условия, при наличии которых указанные поступления признаются доходом в бухгалтерском учете, установлены п. 12 ПБУ 9/99 (п. 16 ПБУ 9/99).

Для целей налогообложения НДС реализуемые материалы являются товаром (п. 3 ст. 38 НК РФ).

Реализация товаров на территории Российской Федерации признается объектом налогообложения по НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Налоговая база определяется как договорная стоимость материалов (без НДС) (абз. 6 п. 1 ст. 154, п. 14 ст. 167 НК РФ).

В связи с этим в отношении НДС, учтенного ранее на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", на основании счета-фактуры от поставщика ГСМ налогоплательщик имеет право всю сумму (в том числе НДС по ГСМ, израсходованным сверх установленного лимита) принять к вычету на основании п. 2 ст. 171 НК РФ.

Для целей исчисления налога на прибыль доходы от реализации имущества в налоговом учете определяются в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 249 НК РФ, то есть в данном случае в размере договорной стоимости материалов без учета НДС. Доходы от продажи материалов признаются на дату перехода права собственности на них к покупателю (п. 3 ст. 271 НК РФ).

При реализации материалов доход от такой операции уменьшается на цену их приобретения. В случае если цена приобретения материалов (с учетом расходов, связанных с их реализацией) превышает выручку от их реализации, разница между этими величинами признается убытком налогоплательщика, учитываемым в целях налогообложения прибыли (пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 268 НК РФ).

Что касается оформления кассового чека на суммы, внесенные работником по договору купли-продажи ГСМ в кассу организации, то в данном случае согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организация обязана пробить кассовый чек на сумму вносимых в кассу организации денежных средств.

Кроме того, согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, организации необходимо выписать приходный кассовый ордер на сумму принятых денежных средств.

Е. С.Кокшарова

ООО "Консалтинговое Партнерство Маминой"

17.08.2009