ООО направило своих работников в командировку на территории РФ. По возвращении работники представили документы о проживании в гостинице (счета), где в качестве работодателя была ошибочно указана другая организация. Правомерно ли учитывать понесенные ООО командировочные расходы в бухгалтерском учете и в целях исчисления налога на прибыль? Следует ли взимать НДФЛ с командировочных выплат, начисленных указанным работникам ООО?

Ответ: На основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать указанные в Законе N 129-ФЗ обязательные реквизиты.

При этом внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В рассматриваемом случае в первичном документе (счете) не указано наименование организации, для которой он составлен.

В соответствии с п. 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случаях, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Таким образом, ввиду отсутствия в данном случае надлежаще оформленного документа о понесенных расходах в бухгалтерском учете ООО должна признаваться дебиторская задолженность.

На основании п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ установлено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

В ст. 270 НК РФ приведен перечень расходов, не учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Указанный перечень является открытым, поскольку согласно п. 49 данной статьи при исчислении налога на прибыль не учитываются любые расходы, которые не соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Поскольку в рассматриваемом случае документы, подтверждающие соответствующие расходы ООО, оформлены на другую организацию, указанные расходы не могут учитываться ООО при исчислении налога на прибыль.

Следует отметить, что имеется судебная практика, в соответствии с которой документом, подтверждающим расходы за проживание работника организации в гостинице, является квитанция к приходному ордеру (в частности, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 N Ф08-4212/2008).

Что касается НДФЛ с командировочных выплат указанным работникам, необходимо отметить следующее. Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению (освобождаются от обложения) НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Таким образом, при отсутствии оправдательных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения во время служебной командировки на территории РФ, объектом обложения НДФЛ являются только суммы, выданные на указанные цели в размере, превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке. При этом организация должна исполнять обязанности налогового агента по исчислению, удержанию у командированного лица и уплате в бюджет НДФЛ с доходов в виде указанных сумм на основании п. 1 ст. 226 НК РФ.

По нашему мнению, представленные работниками в рассматриваемом случае документы подтверждают факт его проживания в гостинице, а также стоимость оплаченного проживания. Таким образом, доход у работников отсутствует, так как они действительно находились в производственной командировке, о чем должен свидетельствовать приказ о направлении их в командировку и первичные документы с указанием их фамилий, подтверждающие расходы по командировке. Однако во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем запросить у организации-контрагента ООО исправленные документы с указанием в них наименования самого ООО.

Н. А.Парфенова

Аудиторская компания "Верген Аудит"

01.07.2009