В чьи должностные обязанности входит заполнение трудовых книжек? Могут ли работники отдела бухгалтерии организации осуществлять ведение трудовых книжек?

Ответ: Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В должностной инструкции работника, назначенного приказом, должны быть указаны его обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек в случаях направления ответственного лица в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам, а также в случае увольнения ответственного лица оформляется соответствующими приказами.

По сложившейся практике в организации с небольшой численностью работников, где штатным расписанием не предусмотрено формирование не только отдела кадров, но и должность специалиста по кадрам, трудовые книжки могут вести бухгалтеры или секретари или другие сотрудники, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору.

При возложении обязанностей по ведению, учету и хранению трудовых книжек на работника, чья трудовая функция не связана с ведением трудовых книжек (например, бухгалтер), передача полномочий осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 60.2 Трудового кодекса РФ для оформления дополнительной работы или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. Так, в соответствии с абз. 1 и 2 ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ).

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует представить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства.

Руководитель организации, который не назначил ответственных за ведение и хранение трудовых книжек лиц или не создал необходимых условий для обеспечения их сохранности, будет нести ответственность перед работником за ведение трудовых книжек, а также за утрату или порчу этого документа.

Таким образом, работники отдела бухгалтерии могут осуществлять ведение трудовых книжек при наличии:

приказа о возложении таких обязанностей;

таких обязанностей в должностной инструкции работника.

Следует также отметить, что работник, на которого возложены такие обязанности, должен быть обеспечен сейфом или несгораемым шкафом для хранения трудовых книжек.

Т. И.Борисова

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

06.06.2009