Работники организации ежемесячно из кассы получают компенсацию за использование личных мобильных телефонов. Лимиты возмещения расходов закреплены в локальном акте организации. Необходимо ли уплачивать ЕСН, НДФЛ и налог на прибыль с указанных сумм?

Ответ: При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса РФ). В рассматриваемой ситуации сумма компенсации за использование мобильных телефонов работников в служебных целях установлена в пределах определенного лимита.

Специалисты финансового и налогового ведомств в Письмах УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.01.2008 N 21-18/44-1, Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43 и других со ссылкой на пп. 2 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ разъяснили, что денежные компенсации за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагаются НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

Расходы на компенсацию за использование личного имущества работника, не предусмотренные отдельными нормами гл. 25 НК РФ, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (то есть в соответствии со ст. 264 НК РФ), при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153).

Если компенсация работнику за использование личного телефона в служебных целях предусмотрена в трудовом и/или коллективном договоре, то указанная выплата учитывается в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ. В соответствии с Письмом УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1 сумма возмещения работнику расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона, подтвержденная документально и предусмотренная трудовым (коллективным) договором, относится к расходам на оплату труда и не подлежит налогообложению ЕСН.

О. В.Егорова

ООО "ЭЛКОД"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

01.06.2009