Организация занимается производством кинофильмов. Периодически работники направляются в командировки на переговоры с потенциальными авторами сценариев, музыки т. д. Как оформлять командировочное удостоверение в случае, если встречающая сторона является физическим лицом и поставить печать с отметкой о прибытии не может? Какими документами должна подтверждаться такая командировка, чтобы затраты можно было учесть в расходах в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Статьей 252 Налогового кодекса РФ установлено, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, учитываются командировочные расходы.

При этом расходы для целей включения в налоговую базу по налогу на прибыль должны быть обоснованны и документально подтверждены. Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

При направлении работника в командировку издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме N Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)).

При этом фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Как видно из приведенных норм, срок пребывания в командировке может быть подтвержден командировочным удостоверением только в том случае, если работник направляется в командировку в другую организацию. При этом сама форма командировочного удостоверения, равно как и рекомендации по ее заполнению, свидетельствуют о том, что командировочное удостоверение применяется лишь в том случае, если работник командирован в организацию.

Если же работник командирован не в организацию, а, как указано в вопросе, для проведения переговоров с частными лицами, то командировочное удостоверение оформлять бессмысленно, поскольку проставить в нем даты приезда и выезда из места командировки фактически некому. Отметим, что налоговые органы на местах, как правило, настаивают на том, что командировочное удостоверение является обязательным документом, без которого расходы на командировки в целях налогообложения прибыли признать нельзя. Поэтому возникновение спора с налоговым органом исключить нельзя.

При этом необходимо отметить, что, по мнению Минфина России, при направлении работника в командировку на срок более одного дня ему должно быть оформлено командировочное удостоверение. Это соответствует требованиям о документальном подтверждении расходов (Письмо Минфина России от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60). Однако в представленной позиции Минфина России не поясняется, возникает ли необходимость составления командировочного удостоверения в случае направления физического лица не в организацию.

В связи с этим отметим: анализ арбитражной практики показывает, что судьи не считают отсутствие командировочных удостоверений основанием для признания командировочных расходов необоснованными.

Судьи исходят из того, что признание расходов, связанных со служебными командировками, в соответствии со ст. ст. 166 и 168 ТК РФ, обусловлено их целевым назначением и не ставится в зависимость от наличия либо отсутствия командировочного удостоверения установленной формы (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 19.12.2008 N КА-А40/10864-08, ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2).

Исходя из вышеизложенного, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации для оформления командировки достаточно оформить приказ по форме N Т-9, а также служебное задание и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Кроме того, советуем отразить такой порядок документального оформления командировок для проведения переговоров с физическими лицами во внутреннем локальном документе организации (например, в Положении о командировках).

Е. В.Карсетская

Издательско-консалтинговая группа

"АйСи Групп"

23.05.2009