Работник оформил визу для служебной командировки и оплатил ее с банковской карты жены. Вправе ли организация возместить работнику указанные расходы и учесть их при исчислении налога на прибыль, если подтверждающим документом по авансовому отчету является слип (квитанция электронного терминала) банковской карты жены работника (в слипе указаны ее фамилия и имя)?

Ответ: Организация вправе учесть в расходах при исчислении налога на прибыль возмещение затрат работника, связанных с получением визы и оплаченных с банковской карты его жены. В то же время слип этой карты (квитанция электронного терминала) может не содержать всей необходимой информации для документального подтверждения таких расходов. В этом случае организации следует запросить у работника дополнительные документы, подтверждающие затраты.

Обоснование: В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, в том числе затраты на оформление визы (ст. 168 Трудового кодекса РФ, пп. "а" п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ при исчислении налога на прибыль затраты на оформление и выдачу виз относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

ФНС России не спорит с тем, что командировочные расходы могут быть оплачены третьим лицом при документальном подтверждении возмещения ему расходов работником (Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876). Вместе с тем, на наш взгляд, в ситуации, когда таким третьим лицом является супруга работника, требовать подтверждения возмещения расходов необязательно. Ведь в соответствии с п. 1 ст. 34 Семейного кодекса РФ, п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью. И владение, пользование и распоряжение общим имуществом супругов осуществляются по их обоюдному согласию (п. 1 ст. 35 СК РФ).

Если один из супругов совершает сделку по распоряжению совместной собственностью, предполагается, что он действует с согласия другого супруга (п. 2 ст. 253 ГК РФ, п. 2 ст. 35 СК РФ).

Таким образом, организация вправе учесть в расходах возмещение работнику затрат на оформление визы, оплаченной банковской картой его жены, при наличии у организации свидетельства о браке.

Данная позиция подтверждается также Письмом Минфина России от 13.12.2011 N 03-03-07/60, в котором указано, что при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является супруг (супруга) подотчетного лица, слипы и чеки электронных терминалов с такой банковской карты могут являться подтверждением расходов подотчетного лица. В то же время слипа банковской карты (квитанции электронного терминала) может быть недостаточно для документального подтверждения затрат работника. Так, ФНС России настаивает на том, что документы, подтверждающие расходы, связанные с командировками, должны содержать не только информацию о размере оплаченных сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной операции (услуги) (п. 2 Письма ФНС России от 25.11.2011 N ЕД-4-3/19756@).

Если слип банковской карты или квитанция электронного терминала не содержат информации о наименовании оплаченной услуги, для подтверждения затрат работника на оформление визы могут понадобиться дополнительные документы. Например, Минфин России считает допустимым дополнительное косвенное подтверждение командировочных расходов (Письмо Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384). В изложенной ситуации такими документами могут являться копия страницы паспорта работника, в которой проставлена виза, приказ о направлении работника в страну с визовым режимом, сведения с сайта посольства о стоимости визы.

А. В.Кононенко

Издательство "Главная книга"

05.12.2013