Можно ли при составлении графика отпусков использовать доработанную форму N Т-7? В форму были внесены графы "Количество дней отпуска, не использованных работником за предыдущий год" и "Подпись работника"

Ответ: Внесение дополнительных сведений в унифицированную форму N Т-7 "График отпусков" (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты") в виде количества неиспользованных дней отпуска и подписи работников является правомерным. Подобная форма должна быть утверждена руководителем организации.

Обоснование: Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) использование форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 1, с 2013 г. не является обязательным (см. Письма Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации.

Таким образом, руководитель может утвердить как унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России N 1, так и самостоятельно разработанную форму. В унифицированную форму также можно внести необходимые сведения.

При этом согласно ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц.

Правомерность включения в график отпусков сведений о неиспользованных отпусках подтверждена Рострудом. Если у работника накопились неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за ним сохраняется право их использовать. Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником (Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).

Также организация может включить в форму графу "Ознакомление работника". Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Ознакомление работника путем проставления росписи в соответствующей графе графика отпусков не противоречит законодательству.

Е. В.Шестакова

ООО "Актуальный менеджмент"

01.12.2013