Если нет возможности учесть и отследить маршруты автомобиля, достаточно ли приказа руководителя с указанием нормы расхода бензина и нормы пробега за месяц для списания бензина на затраты в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Нет, не достаточно. Отсутствие путевых листов при списании ГСМ на расходы по налогу на прибыль однозначно трактуется налоговыми органами как отсутствие документального подтверждения затрат.

Организация расходы на приобретение ГСМ может учитывать либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ, либо согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта. То есть важно назначение используемого транспорта.

При этом расходы на приобретение ГСМ независимо от их квалификации должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

В Письме Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 выражается мнение, что форма "Путевой лист" утверждена для обязательного применения конкретно автотранспортными организациями.

Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Аналогичное мнение изложено и в Письмах Минфина России от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253.

В разъяснениях финансовых органов также указывается на право организации не составлять путевые листы ежедневно. По их мнению, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика (Письма Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363).

Как следует из арбитражной практики, наличие путевых листов помогает доказать обоснованность произведенных спорных расходов (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.01.2005 N А56-29291/04, от 27.03.2006 N А56-4728/2005; ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2005 N Ф04-4174/2005(12493-А02-23)).

А. В.Таскаев

ООО "ЭЛКОД"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

20.02.2009