Организация имеет обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс. Головное предприятие территориально находится очень далеко, и нет возможности каждый день пересылать приходные и расходные кассовые ордера. Возможно ли проводить операции по выдаче денег в подотчет и на выплату зарплаты следующим образом: деньги выдаются в подотчет кассиру, который выдает деньги на зарплату и в подотчет другим сотрудникам, минуя кассу? Следует ли при этом вести кассовые операции, а выданные сотрудникам деньги оформлять авансовым отчетом? Возникает ли в рассматриваемой ситуации нарушение порядка ведения кассовых операций?

Ответ: Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок).

Согласно п. п. 1, 3 Порядка предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем - предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. А значит, соблюдать и порядок ведения кассовых операций. Кроме этого, из дословного прочтения положений документа следует аналогичный вывод.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка (п. 10 Порядка).

Кроме того, передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается и прямым указанием на это в п. 11 Порядка.

Согласно п. 11 Порядка предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Следовательно, выдавать наличные деньги под отчет на выплату заработной платы предприятие имеет право при условии правильного оформления документов.

Как п. 5 Порядка, так и п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47) предусматривают установление лимита остатка наличных денежных средств обслуживающим банком. Исходя из этого, если выделенный на отдельный баланс филиал не имеет отдельного расчетного счета, лимит остатка наличных денежных средств может быть установлен только в целом по организации. Приказом руководителя установленный лимит можно распределить между головным подразделением организации и ее филиалами. Деньги из центральной кассы в этом случае будут выдаваться кассирам филиалов под отчет (п. 11 Порядка).

Из кассы денежные средства выдаются под отчет не только на хозяйственные расходы и командировки, но и на другие цели, а именно: на выплату заработной платы через раздатчиков и др.

В целях обеспечения контроля за движением наличных денег можно применять книгу учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504046). Ее ведут при выдаче указанных выплат в учреждениях, имеющих большое количество подразделений, или в случае их территориальной обособленности от бухгалтерии через назначенных руководителем учреждения раздатчиков (с учетом того, что денежные средства раздатчикам в целях контроля их сохранности выдаются, как правило, под отчет, данные по данному регистру сличаются с соответствующими показателями журналов операций как по кассе, так и по расчетам с подотчетными лицами).

Таким образом, с учетом вышеизложенного, организация может решить проблему выдачи заработной платы, не нарушая требований действующего законодательства, а передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому является нарушением порядка ведения кассовых операций.

К. Р.Скворцова

Аудиторская компания "Верген Аудит"

12.12.2008