Среди документов, подтверждающих расходы сотрудника по проживанию в гостинице в период командировки, отсутствовали кассовые чеки гостиниц (услуги по проживанию в гостинице оплачивались наличными). Признаются ли в данном случае указанные расходы в целях исчисления НДФЛ документально подтвержденными? Следует ли организации включать в доход сотрудника, подлежащий налогообложению НДФЛ, сумму выплаченной ему компенсации на возмещение расходов по найму жилого помещения в период командировки?

Ответ: Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При этом при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, в том случае, когда возмещаемые работодателем расходы по найму жилого помещения командированного сотрудника не подтверждены документально, указанные расходы подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ в размере, превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации (2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке).

Следует отметить, что НК РФ не указывает, какие именно документы должны подтверждать расходы по найму жилого помещения командированного сотрудника.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использование платежных карт обязаны применять контрольно-кассовую технику. Осуществление наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники допускается в случае оказания услуг населению при условии выдачи организацией или индивидуальным предпринимателем бланков строгой отчетности.

Кассовый чек выдается покупателю (клиенту) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты (ст. 5 Закона N 54-ФЗ).

В том случае, когда контрольно-кассовая техника не используется организацией, предоставляющей услуги, клиенту должен быть выдан бланк строгой отчетности.

Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121 утверждена форма бланка строгой отчетности N 3-Г "Счет", который заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов.

Таким образом, при оплате наличными услуг гостиницы клиенту выдается либо кассовый чек, либо бланк строгой отчетности - счет по форме N 3-Г.

Вместе с тем согласно п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (далее - Правила), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490, при оформлении проживания в гостинице выдается квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг по проживанию.

Следовательно, кассовые чеки не являются единственными документами, подтверждающими расходы на проживание в гостинице командированного сотрудника. Указанные расходы также подтверждаются квитанцией (талоном), счетом по форме N 3-Г или иным документом, оформленным в соответствии с требованиями п. 8 Правил.

Аналогичные выводы содержатся в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 N Ф08-4212/2008.

При этом следует отметить, что указанная позиция может вызвать споры со стороны налоговых органов. В частности, в Письме УФНС России по г. Москве от 01.10.2003 N 26-12/54542 указано, что для подтверждения в целях исчисления и уплаты налога на прибыль расходов на проживание в гостинице, осуществленных сотрудником организации во время пребывания в командировке, необходимо прежде всего наличие счета из гостиницы, оформленного по утвержденной в соответствии с требованиями закона форме N 3-Г, платежных документов, подтверждающих осуществление фактической оплаты по этом счету (например, чека контрольно-кассовой машины или приходного кассового ордера), и иных документов, подтверждающих факт оказания гостиничных услуг.

В связи с этим, вероятнее всего, аналогичного порядка подтверждения расходов на проживание в гостинице командированного сотрудника в целях налогообложения НДФЛ будут придерживаться и остальные налоговые органы и, следовательно, отсутствие кассового чека (приходного кассового ордера) среди документов, подтверждающих расходы на проживание в гостинице командированного сотрудника, будет являться основанием для признания со стороны налоговых органов указанных расходов в целях налогообложения НДФЛ неподтвержденными.

К. В.Анатолити

Советник государственной

гражданской службы РФ

2 класса

23.10.2008