Обязан ли работодатель выдать работнику трудовую книжку для (по его словам) представления в миграционный орган с целью оформления заграничного паспорта? Как правильно оформить дубликат в случае утери трудовой книжки работником?

Ответ: Как следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, работодатель обязан выдать принятую к ведению трудовую книжку работнику только в день увольнения (п. 35). Для всех других случаев, при которых возникает необходимость в подтверждении трудового стажа, работодатель в силу п. 7 названных Правил обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Следует обратить внимание, что нормативные правовые акты административного законодательства не предусматривают требования по предъявлению исключительно трудовых книжек. Так, согласно п. 2 Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, утвержденной Приказом МВД России от 26.05.1997 N 310, для проверки достоверности сведений о трудовой деятельности, указанных в заявлении, сотрудник паспортно-визовой службы органов внутренних дел, оформляющий паспорт, вправе потребовать от гражданина предъявление документа, подтверждающего его трудовую деятельность (трудовой книжки, выписки из нее, справки с места работы).

Работодатель вправе, ссылаясь на положения трудового законодательства, отказать в выдаче работающему гражданину трудовой книжки и произвести действия, предусмотренные Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей: оформить выписку из трудовой книжки или копию трудовой книжки и сопроводить письмом (справкой) работодателя с пояснениями, по какой причине работник не может предъявить оригинал трудовой книжки.

В силу п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления об утрате. При приеме заявления от работника следует потребовать от него указания причин и обстоятельств утраты (потери) трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформляется по правилам, изложенным в разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей:

1) на титульном листе бланка трудовой книжки приводятся сведения о работнике - фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и другие;

2) в раздел "Сведения о работе" вносятся:

а) запись об общем или непрерывном стаже работы (если работник уже работал до поступления в данную организацию). Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

После этого общий стаж, подтвержденный документами, записывается по отдельным периодам работы в соответствующие графы раздела "Сведения о работе" в следующем порядке:

- в графе 2 указывается дата приема на работу;

- в графе 3 пишется наименование организации, где работал работник, структурное подразделение и должность (работа), на которую он был принят (если работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, об этом в графе 3 делается соответствующая запись);

- в графе 2 записывается дата увольнения с этого места работы;

- в графе 3 указывается причина увольнения;

- в графе 4 приводятся реквизиты (наименование, дата и номер) документа, на основании которого в дубликате произведены соответствующие записи.

В том случае, если документы, на основании которых вносятся записи, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вносится только имеющаяся в этих документах информация;

б) записи о работе по месту последней работы на основании изданных работодателем приказов (распоряжений);

3) в разделе "Сведения о награждении" указываются:

а) сведения о награждениях и поощрениях, произведенных до поступления на последнее место работы, на основании соответствующих документов;

б) сведения о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных работодателем приказов (распоряжений);

4) в правом верхнем углу первой страницы трудовой книжки проставляется "Дубликат".

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей не определен перечень документов, которыми должны подтверждаться соответствующие периоды трудовой деятельности и награждения (поощрения). Однако эти документы, как представляется, должны позволять достоверно устанавливать такие юридические факты, как прием, перевод, увольнение, поощрение, награждение. Таковыми в основном являются приказы (распоряжения) по соответствующим кадровым вопросам. В качестве достоверных также должны быть приняты справки, выданные соответствующими работодателями (например, в случае утери (гибели) соответствующих приказов (распоряжений)), профсоюзные билеты, учетные карточки члена профсоюза, расчетные книжки и т. п. (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Л. В.Щур-Труханович

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

15.08.2008