Каков порядок бухгалтерского и налогового учета операций по приобретению и выдаче работникам трудовых книжек?

Ответ: Трудовое законодательство обязывает работодателя приобретать бланки трудовых книжек и оформлять трудовые книжки лицам, впервые поступившим на работу, а также утратившим прежнюю трудовую книжку (ст. ст. 65, 66 Трудового кодекса РФ, п. п. 3, 8, 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее - Правила). В связи с этим затраты на приобретение бланков трудовых книжек являются экономически оправданными, а значит, могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, равную расходам на приобретение бланка, которая в целях налогообложения прибыли учитывается в составе доходов (п. 47 Правил, п. 1 ст. 248 НК РФ).

Конкретных правил учета доходов и расходов, связанных с приобретением и выдачей трудовых книжек, гл. 25 НК РФ не предусматривает. Поэтому налогоплательщик сам вправе определить порядок их признания исходя из имеющихся положений НК РФ и закрепить этот порядок в учетной политике для целей налогообложения.

Так, затраты на приобретение бланков можно рассматривать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, а плату за бланк, взимаемую работодателем, - как внереализационный доход (ст. 250, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). В этом случае расходы могут признаваться на дату утверждения авансового отчета работников, уполномоченных приобрести бланки трудовой книжки, а доходы - на дату поступления денег от работника или удержания стоимости бланка из его зарплаты (пп. 2 п. 4 ст. 271, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

С другой стороны, бланк трудовой книжки можно рассматривать как имущество, предназначенное для реализации, то есть товар (п. 3 ст. 38 НК РФ). В этом случае расходы на приобретение бланка и доходы от его реализации следует учитывать на дату передачи бланка работнику (п. 3 ст. 271, пп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ).

Однако, по нашему мнению, первый вариант в большей степени соответствует характеру взаимоотношений между работодателем и работником, поскольку приобретение и возмездная передача работникам бланков трудовых книжек не являются целью деятельности организации и не направлены на получение прибыли. А значит, рассматривать бланки в качестве товаров не совсем корректно.

Аналогично в бухгалтерском учете затраты на приобретение трудовых книжек, по нашему мнению, наиболее целесообразно учитывать на счете 26 "Общехозяйственные затраты" в корреспонденции со счетами расчетов. Кроме того, сами бланки, приобретенные организацией, в условной оценке нужно принять к учету на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". При поступлении платы за бланки от работников делается запись по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" или 50 "Касса" в корреспонденции со счетом 91 "Прочие доходы и расходы". Одновременно выданные работникам бланки списываются со счета 006.

А. П.Кошелев

Издательство "Главная книга"

15.02.2008