В организации нет ни кадровой службы, ни, соответственно, печати кадровой службы. Ведение трудовых книжек поручено секретарю-референту, у которого есть специальная печать "Для документов". Согласно порядку ведения трудовых книжек при заполнении трудовых книжек при заведении новой трудовой книжки на ее первой странице должна ставиться печать предприятия или печать кадровой службы и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако в соответствии с уставом печатью организации заверяются только подписи руководителя организации и главного бухгалтера; для нефинансовых документов, подписываемых другими работниками, используется печать "Для документов". Можно ли в связи с этим на первой странице трудовой книжки поставить печать "Для документов"? Ведь это тоже печать организации. Или при использовании основной печати свою подпись должен ставить руководитель организации или главный бухгалтер?

Ответ: Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя; ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Если приказом (распоряжением) уполномоченным по ведению трудовых книжек определен секретарь-референт, то он подписывает первую страницу трудовой книжки. При этом его подпись в силу п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, являющейся нормативным правовым актом общего действия, должна заверяться печатью организации, несмотря на положение устава. Под печатью организации понимается печать, отвечающая требованиям федеральных законов, устанавливающих правовые основы создания, деятельности и ликвидации юридических лиц различных организационно-правовых форм, то есть круглая печать, содержащая полное наименование юридического лица на русском языке и указание на место нахождения юридического лица, служащая средством подтверждения подлинности составленного (заверенного) документа. Печати "Для документов" предназначены для внутреннего заверения документов в организации; документы с указанной печатью, передаваемые внешним пользователям, для подтверждения их подлинности и обоснованности выдачи подлежат дополнительному заверению печатью организации.

В том случае, если руководство организации и учредители считают недопустимым нарушение положения устава о возможности заверения печатью организации исключительно подписей единоличного исполнительного органа и главного бухгалтера, вопрос может быть решен по-иному: руководитель организации своим приказом (распоряжением) может определить себя или главного бухгалтера в качестве ответственного за выдачу трудовых книжек; в этом случае печать организации на первой странице (титульном листе) правомерно будет заверяться подпись "лица, ответственного за выдачу трудовых книжек" (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). При этом, однако, он должен отдавать себе отчет, что и последующие записи он или главный бухгалтер должны будут заверять при оформлении увольнения работника. Напомним также, что в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Л. В.Щур-Труханович

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

04.02.2008