Организация выплачивает сотрудникам компенсации за использование ими личного телефона и личного автомобиля в служебных целях. Какие документы подтверждают выплату компенсации за использование телефона и автомобиля? Облагается ли данная компенсация ЕСН?

Ответ:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО

от 18 января 2008 г. N 21-18/44-1

На основании п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН для организаций-налогоплательщиков признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым, гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.

В соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты.

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, с возмещением иных расходов работника.

Вместе с тем указанные в п. 1 ст. 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если у налогоплательщиков-организаций они не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде. Об этом сказано в п. 3 ст. 236 НК РФ.

В соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на осуществление деятельности, связанной с получением дохода.

Расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль организаций, признаются выплаты и вознаграждения, включение которых в эту группу расходов предусмотрено в ст. ст. 255 и 264 НК РФ.

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при налогообложении компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях следует учитывать, что данные компенсации относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Нормы компенсации за использование личного транспорта утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

В связи с этим сумма компенсации за использование личного транспорта, выплачиваемая работнику организации в пределах установленных норм, относится к прочим расходам организации и не облагается ЕСН.

Вместе с тем в соответствии со ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде компенсаций за использование для служебных поездок личного транспорта сверх норм, установленных Правительством РФ.

Следовательно, компенсация за использование личного транспорта, превышающая утвержденные нормы, не подлежит налогообложению ЕСН.

Для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях работником представляется заверенная копия технического паспорта машины. При управлении транспортом по доверенности представляется копия доверенности. Организации необходимо вести учет разъездов сотрудника, в том числе на основании путевых листов. Кроме того, выплата компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и локальным нормативным актом (приказом) организации.

При налогообложении компенсаций за использование личного телефона в служебных целях необходимо учитывать следующее.

Согласно ст. 255 Налогового кодекса РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, в частности компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, предусмотренные нормами законодательства РФ.

На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются в том числе расходы, связанные с использованием этого имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Нормы возмещения расходов на оплату переговоров в служебных целях с использованием личного телефона законодательством РФ не установлены.

В связи с этим размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с трудовой деятельностью, и устанавливаться соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, сумма возмещения работнику расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона, подтвержденная документально и предусмотренная трудовым (коллективным) договором, относится к расходам на оплату труда и не подлежит налогообложению ЕСН.

Подтверждение служебного характера переговоров может производиться в том числе на основе детализированного счета оператора связи и хозяйственных договоров организации.

Заместитель

руководителя Управления

советник государственной

гражданской службы РФ

2 класса

Е. А.ОСТАНИНА

18.01.2008