Можно ли во избежание исправлений вести личные карточки в электронном виде, а при необходимости их распечатывать?

Ответ: Личные карточки ведутся на бумажных носителях для того, чтобы можно было в хронологическом порядке отразить все изменения, происходящие в биографии и статусе работника. Каждое изменение (в том числе исправление неточной или неправильной записи) должно производиться на основании соответствующих документов и, кроме того, заверяться личной подписью сотрудника кадровой службы или иного сотрудника, ответственного за ведение личных карточек.

Форма личной карточки должна позволять заверить работнику правильность внесения записей в ее разд. I - III. Кроме того, согласно п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Электронная форма не позволяет выполнить указанные требования в полном объеме.

Если при проверке организации государственной инспекцией труда окажется, что из-за экономии времени и оптимизации документооборота не было выполнено требование п. 12 указанных Правил, то речь будет идти не о нарушении правил учета, а о нарушении трудового законодательства.

В том случае, если программное обеспечение, используемое работодателем для кадрового учета, предусматривает ведение личных карточек в электронной форме, сотрудникам кадровой службы можно порекомендовать обеспечить соблюдение требования об ознакомлении работника с информацией, содержащейся в его личной карточке, следующим образом:

а) на этапе первичного заполнения личной карточки распечатать первую и вторую страницу формы N Т-2 полностью, третью - в количестве строк, необходимом для отражения приема на работу, и представить эти страницы для ознакомления работнику и заверения его личной подписью. Печатаемые листы должны содержать информацию о местонахождении машиночитаемого документа или идентификатор файла в электронном виде (эта информация оформляется в виде отметки или колонтитула, проставляемых в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащих наименование файла на машинном носителе, дату, другие поисковые данные). Подписанные работником листы помещаются на хранение в файл (конверт, папку);

б) по мере внесения новых сведений в разд. III личной карточки (о переводе на другую работу) печатаются заполненные строки из таблицы этого раздела. При этом на каждом листе приводятся данные, позволяющие провести идентификацию дополнения к личной карточке, а именно выраженную в табличной форме на первой странице личной карточки информацию от кодов по ОКУД до отчества работника включительно. На каждом листе также должен быть идентификатор электронной версии. Распечатанные и заверенные подписями сотрудника кадровой службы и работника листы помещаются в файл (конверт, папку) с первыми листами личной карточки.

С учетом изложенного можно полностью вывести на печать разд. III карточки, поместить его на хранение и по мере внесения соответствующих сведений в электронную версию вручную заполнять этот раздел, не забывая представлять его на подпись работнику.

Л. В.Щур-Труханович

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

18.01.2007