Обязательно ли ведение личных карточек по форме N Т-2 в небольшой организации (численность работников 15 человек)?

Ответ: Прямые нормы, обязывающие всех работодателей независимо от численности их работников применять в кадровом делопроизводстве личные карточки по форме N Т-2, в Трудовом кодексе РФ отсутствуют. Между тем такая обязанность предусмотрена в иных нормативных актах. Согласно положениям ст. 66 ТК РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. При этом форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. Пункт 2.4 действовавшей с 1974 г. до 30.11.2003 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (Постановление Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162) предусматривал, что с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша). Таким образом, личной карточке работника отводилась роль документа, позволяющего обеспечить право работника на ознакомление с вносимыми в его трудовую книжку записями и на проверку их правильности.

После принятия Трудового кодекса РФ были приняты Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, далее - Правила (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (с изм. на 06.02.2004)). С их утверждением обязательность ведения личных карточек стала бесспорной и безусловной.

Согласно п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку; форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

Таким образом, работодатель обязан завести личную карточку для каждого работника, в трудовую книжку которого внесена запись о приеме на работу, вне зависимости от численности работников организации.

Поскольку указанные Правила относятся к актам трудового законодательства, то неисполнение работодателем требования об отражении в личной карточке работника записей, вносимых в его трудовую книжку, и об ознакомлении работника с каждой записью в его трудовой книжке путем предоставления работнику на подпись соответствующего раздела личной карточки квалифицируется как нарушение трудового законодательства.

Личные карточки работников относятся к числу документов, которые государственные инспекторы труда в первую очередь могут потребовать при проверках. Отсутствие карточек является основанием для привлечения работодателя и его представителей к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Л. В.Щур-Труханович

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

12.10.2006