Вправе ли организация предусмотреть в коллективном договоре, что деньги на командировочные расходы перечисляются на зарплатные карты работников, а не выдаются наличными?

Ответ: Организация вправе предусмотреть в коллективном договоре условие о возможности перечисления денег на командировочные расходы на банковские зарплатные карты работников.

Учитывая разъяснение официальных органов, рекомендуем закрепить условие о перечислении средств на командировочные расходы на зарплатные карты также и в учетной политике организации.

Обоснование: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы на проезд;

расходы на наем жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

При этом законодательство РФ не запрещает организациям возмещать работникам командировочные расходы на зарплатные карты.

Перечисление денежных средств, не относящихся к заработной плате, на зарплатные карты работников сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве заработной платы и доначисления НДФЛ. Существует риск возникновения судебных споров по этому вопросу (например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 N А52-174/2007).

В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). При этом Положением не определено, в наличной или безналичной форме должен быть выдан вышеуказанный аванс.

При этом из Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 N 266-П, прямо не следует, вправе ли организация перечислять средства на командировочные расходы на зарплатные карты своих работников.

Банк России в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 разъяснил, что нормативными актами не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Однако в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 Банк России отметил, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

В Письме Минфина России от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966 позднее сообщалось, что согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, также определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт (зарплатных карт), находится в области применения трудового законодательства. Одновременно данный вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание зарплатных карт.

Позиция о том, что командировочные расходы можно перечислять на зарплатные карты, подтверждается также и Письмом Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013, в котором указано, что в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому работнику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией работникам документально подтвержденных расходов, Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - работников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках зарплатных проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации работникам документально подтвержденных расходов. При этом, учитывая положения ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, по мнению Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, должны быть предусмотрены положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Таким образом, учитывая официальную позицию, организации, по нашему мнению, целесообразно предусмотреть такое условие не только в коллективном договоре, но и в учетной политике. Это минимизирует вероятность возникновения споров с контролирующими органами о способе перечисления командировочных.

Д. И.Шофман

ООО "ФондИнфо"

10.10.2013