Правомерно ли включение в устав ООО положения, содержащего перечень документов, которые будут являться доказательством своевременного уведомления участников при созыве общего собрания ООО? Какие это могут быть документы при уведомлении через заказное письмо или по электронной почте?

Ответ: Включение в устав ООО положения, содержащего перечень документов, которые будут являться доказательством своевременного уведомления участников при созыве общего собрания ООО, правомерно.

При уведомлении через заказное письмо такими документами могут быть почтовая квитанция, опись вложения с текстом вложенного документа, а также уведомление о вручении письма и отчет курьерской службы о доставке (только если такой способ доставки прямо предусмотрен уставом общества).

При уведомлении по электронной почте (e-mail) доказательством своевременного уведомления участников о предстоящем собрании могут признаваться заверение документа электронной и электронной цифровой подписями, нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика или экспертное заключение.

Обоснование: Согласно п. 1 ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ) общее собрание участников общества является высшим органом общества.

Порядок и сроки его созыва регламентированы ст. 36 Закона N 14-ФЗ. Согласно п. 1 ст. 36 Закона N 14-ФЗ орган или лица, созывающие общее собрание участников общества, обязаны не позднее чем за тридцать дней до его проведения уведомить об этом каждого участника общества заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, или иным способом, предусмотренным уставом общества.

Эта диспозитивная норма предоставляет обществу возможность по своему усмотрению выбрать способ уведомления участников о предстоящем общем собрании (заказное письмо или другой способ) и конкретизировать его в уставе. Важно, чтобы все способы передачи участникам информации о предстоящем собрании были четко прописаны в уставе.

Организация вправе не только предусмотреть в уставе способ и порядок уведомления участников об общем собрании, но и включить в устав перечень документов, которые будут являться доказательством своевременного уведомления участников при созыве общего собрания ООО.

Наличие у общества доказательств своевременного извещения всех участников о предстоящем общем собрании имеет важное значение при возникновении споров с участниками ООО, которые оспаривают решения собрания.

Если речь идет о таком способе уведомления, как заказное письмо, то документами, которые подтверждают своевременное уведомление участников при созыве общего собрания ООО, могут быть:

- квитанция об отправке письма с описью вложения и копией (текстом) уведомления о проведении собрания, скрепленные печатью почтовой службы (например, Постановление ФАС Московского округа от 04.05.2012 по делу N А41-16235/11);

- уведомление о вручении письма, уведомление с отметкой почты об истечении срока хранения почтового отправления или со ссылкой на отсутствие адресата по указанному в отправлении адресу (к примеру, Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 28.05.2009 по делу N А82-5790/2008-36, от 16.04.2009 по делу N А38-1408/2008-1-114);

- опись вложения, где написано, что было отправлено письмом, с реквизитами вложенного документа (например, Постановление ФАС Московского округа от 16.02.2011 N КГ-А40/16786-10);

- отчет о доставке курьерской службы с описанием, что именно было передано (только в случае, если такой способ передачи прямо предусмотрен в уставе общества).

Если уставом общества предусмотрен такой способ уведомления, как переписка по электронной почте, то следует обратить внимание на возможные сложности, связанные с этим способом извещения.

В соответствии с п. 10 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Главной задачей при переписке по e-mail является подтверждение достоверности информации, возможность идентификации ее отправителя и подтверждение, что содержание документа не было искажено или изменено.

Анализ действующего законодательства и арбитражной практики позволяет сделать вывод о том, что такими способами подтверждения достоверности переданной по e-mail информации может служить следующее:

- заверение документов электронной подписью (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи") или электронной цифровой подписью (Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который признается утратившим силу с 01.07.2013) (например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2008 по делу N А56-11695/2008);

- нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика, с которого отправлялось уведомление, с указанием даты и времени отправки уведомления;

- экспертное заключение, согласно которому письмо с электронного адреса было получено почтовым сервером и признаки фальсификации электронного письма отсутствуют, в котором обязательно указываются дата, время отправки уведомления и адрес e-mail, с которого оно было отправлено (например, Постановления ФАС Центрального округа от 05.05.2011 по делу N А68-4041/10, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 14.09.2010 N 07АП-7298/10, ФАС Северо-Западного округа от 05.02.2009 по делу N А56-743/2008).

Эти документы могут послужить надлежащим доказательством своевременного уведомления участников общества о предстоящем общем собрании при рассмотрении спора в суде. Однако следует обратить внимание, что два последних способа (нотариальный протокол и экспертное заключение) позволяют лишь констатировать наличие электронного сообщения с определенным содержанием на определенную дату. Соответственно, они не могут подтверждать принадлежность сообщения какому-либо лицу или устанавливать подлинность этого сообщения. Таким образом, единственным способом идентифицировать документ могут быть только электронная и электронная цифровая подписи.

При доказывании факта получения участником общества уведомления о предстоящем общем собрании необходимо учитывать положения ст. 65 Арбитражного процессуального кодекса РФ. Согласно этой норме каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений.

Таким образом, отправитель (общество) доказывает факт отправки уведомления и ее своевременность, а получатель (участник общества), который отрицает факт получения уведомления, должен представить соответствующие доказательства. Как следует из Постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 21.10.2011 по делу N А33-1613/2011, таким доказательством может послужить распечатка входящей корреспонденции, поступившей на e-mail за определенный период, заверенная соответствующим образом. Если доказательства, опровергающие получение уведомления о предстоящем общем собрании участников общества, не будут представлены, то уведомление считается полученным.

С. В.Тимошкова

Группа компаний

"Аналитический Центр"

С. В.Соболева

Группа компаний

"Аналитический Центр"

14.08.2013