Как обществу избежать штрафов при хранении документов?

КАК ОБЩЕСТВУ ИЗБЕЖАТЬ ШТРАФОВ ПРИ ХРАНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ?

К. КОСТЫЛЕВ

Костылев Кирилл, эксперт журнала "Акционерный вестник".

Повод для разговора: в процессе деятельности у компании накапливается большое количество документов, различающихся по своей сути и значимости, - от учредительных до бухгалтерских. Есть среди них и документы, сведения в которых являются коммерческой тайной. Обществу стоит обратить внимание на то, что неправильное хранение документов может быть квалифицировано ФСФР как административное правонарушение.

Проблемная норма: ст. 89 Федерального закона "Об акционерных обществах" N 208-ФЗ.

Разберитесь с нормативкой, регламентирующей перечень документов, подлежащих хранению. В процессе деятельности у каждого АО, как и у любого другого хозяйствующего субъекта, накапливается большое количество документов, которые различаются по своей значимости, - от учредительных документов АО до бухгалтерской документации и документов, сведения в которых являются коммерческой тайной. В настоящее время перечень документов АО, подлежащих обязательному хранению, установлен в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО), Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (далее - Положение), Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Перечень 1). Согласно п. 2 ст. 89 Закона об АО общество хранит документы, предусмотренные п. 1 ст. 89 Закона об АО, по месту нахождения его исполнительного органа. Вместе с тем п. 1 ст. 89 Закона об АО предусматривает также хранение документов в соответствии с иными правовыми актами РФ. Речь идет о документах, содержащихся в вышеуказанных Положении и Перечне. Как уже было сказано ранее, они тоже подлежат обязательному хранению по месту нахождения исполнительного органа АО. Обществам, которые занимаются научно-технической и производственной деятельностью, следует обратить внимание на Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Перечень 2), который регламентирует порядок и сроки хранения документов, относящихся к их деятельности. Обратите внимание на порядок хранения документов общества. Документы следует хранить в соответствии с порядком и требованиями, предусмотренными гл. II Положения. Здесь следует обратить внимание на некоторые моменты, связанные с процедурой хранения. 1. Общество хранит документы, предусмотренные п. 1 ст. 89 Закона об АО (документы, обязательные для хранения), по месту нахождения его исполнительного органа. 2. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом (руководителем). 3. Организация хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается их руководителями (директорами департаментов и начальниками отделов). 4. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны храниться в сейфах (в данном случае имеются в виду несгораемые сейфы). Причем на подобных документах должен быть указан обладатель информации, содержащей коммерческую тайну: для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, место жительства. 5. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае их утраты или повреждения хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом АО, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета или отчетности - также главным бухгалтером АО <1>. -------------------------------- <1> Вышеуказанный акт необходимо составлять сразу при обнаружении утраты или повреждения подлинника документа. Также в случае, если причиной повреждения документа стал пожар, затопление и т. д., необходимо привлечь соответствующие государственные службы, которые смогут составить акт о повреждении документа.

6. Все документы, образующиеся в ходе деятельности АО, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной номенклатуры дел АО. 7. Документы до передачи в архив хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Документы АО, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света. 8. Выдача документов АО для их предъявления акционерам (в целях обеспечения их доступа к документам общества) производится под расписку работнику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с АО), уполномоченному на получение документов АО. При этом документы указанным сотрудникам выдаются во временное пользование на срок не более 1 месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения <2>. -------------------------------- <2> В подобных ситуациях удобно делать отметки в журнале выдачи документов, в котором, помимо расписки работника, будут содержаться время выдачи и возврата документов, а также основание его запроса.

9. В случае реорганизации АО, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов АО могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации АО. Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов. 10. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом нет, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Помните о сроках хранения документов общества. Сроки хранения документов АО установлены требованиями п. 2.1 гл. II Положения, а также требованиями Перечней 1 и 2. В зависимости от значимости документов, образующихся в деятельности АО, установлены и различные сроки их хранения. В Положении указаны минимальные сроки хранения документов АО. При этом уставом АО или его внутренними документами, регулирующими порядок хранения документов, могут быть определены и более длительные сроки (п. 2.2 Положения). Не стоит перегружать лишним объемом информации сам устав АО: лучше всего разработать специальный внутренний документ. Положение о порядке хранения и уничтожения документации общества, в котором с учетом конкретных условий деятельности АО будут определены: - виды документов, подлежащих обязательному хранению; - структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; - порядок поступления документов на хранение; - сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); - порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; - меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех, что являются открытыми); - порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними; - порядок уничтожения документов и др. <3>. -------------------------------- <3> В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.

Обратите внимание! Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в Положении, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Проведите анализ порядка отбора документов АО на хранение и уничтожение. В соответствии с Положением для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности АО, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав включаются квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (директора департаментов или начальники отделов). Председателем экспертной комиссии назначается один из руководителей АО. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Правильно уничтожайте документы с истекшими сроками хранения. Дела, включенные в утвержденный руководителем АО соответствующий акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранятся в архиве общества. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) на основании приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Помните об административной ответственности за хранение документов. Согласно ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ нарушение установленных порядка и сроков хранения документов АО влечет наложение административного штрафа: - на должностных лиц в размере от 2500 до 5 тыс. рублей; - на юридических лиц - от 200 тыс. до 300 тыс. рублей. Согласно сложившейся судебной практике исполнительный орган власти по рынку ценных бумаг - ФСФР России и ее территориальные отделения - привлекает к административной ответственности за нарушение ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ только юридические лица ввиду следующих причин: - отсутствие возможности установления вины определенного должностного лица, на которое возложены обязанности по соблюдению порядка и сроков хранения документов в АО; - более крупный размер штрафа для юридических лиц, нежели штраф, установленный за аналогичные правонарушения для должностных лиц АО. Изучите судебную практику по вопросу. Анализируя судебную практику нарушений АО по ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, можно сделать вывод, что АО могут быть привлечены к административной ответственности, а могут ее и избежать - все зависит от конкретных обстоятельств. Постановление ФАС Московского округа от 28.01.2011 N КГ-А41/10528-10 по делу N А41-32344/09. Суть дела: АО отказалось выдать акционеру внутренние документы общества для ознакомления по причине их отсутствия в АО. Каких-либо обстоятельств, свидетельствующих о том, что АО были приняты все зависящие от него меры по восстановлению документов, судом не установлено. В данном деле АО был явно нарушен порядок хранения документов и, как следствие, право акционера на ознакомление с ними. Суд обязал общество удовлетворить требование акционера и представить ему в течение 7 дней со дня вступления решения в законную силу надлежащим образом заверенные копии запрашиваемых им документов. Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.06.2011 по делу N А23-573/2011. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.09.2010 по делу N А32-7645/2010-5/304-69АЖ. Суть дел: Территориальные органы ФСФР России в рамках осуществления плановых выездных проверок АО выявили отсутствие нескольких внутренних документов (был утерян протокол общего собрания акционеров) в проверяемых АО. Что повлекло для обществ назначение административных штрафов. В вышеуказанных делах административного правонарушения можно было избежать при наличии в АО своевременно составленного акта об утере или повреждении документов, а также заверенных копий документов, составленных взамен утраченных. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.11.2010 по делу N А82-2905/2010. Постановление ФАС Поволжского округа от 23.07.2010 по делу N А65-7550/2010. Постановление ФАС Уральского округа от 28.11.2011 N Ф09-7551/11 по делу N А71-540/2011. Суть дел: Территориальные органы ФСФР России в рамках осуществления проверок АО выявили отсутствие внутренних документов в проверяемых АО. Однако суды пришли к единому мнению, что неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов могут быть признаны малозначительными правонарушениями в понимании ст. 2.9 КоАП РФ. В описанных случаях обществам удалось избежать административной ответственности в связи с тем, что правонарушения являлись малозначительными <4> или возникли по причине корпоративных споров <5> в АО. Как следствие, суд расценил эти действия как деяния, не соответствующие тяжести правонарушения и степени вины лица, привлеченного к ответственности. -------------------------------- <4> Например, общество не предоставило доверенность (ее копию) на участие представителя одного из его акционеров в общем собрании. <5> В данном случае споры возникли вследствие смены руководителей общества и связанных с этим препятствий по исполнению обязанности по хранению документов, а также принятию обществом мер по истребованию и восстановлению этих документов.

О чем еще стоит помнить при утрате документа. Принимая во внимание все наши рекомендации, в случае обнаружения утраты или повреждения документов сотруднику АО, ответственному за их хранение, необходимо принять следующие меры. 1. Незамедлительно сообщить о данном случае своему непосредственному руководителю. 2. Вызвать специальные государственные (пожарные, МЧС) или муниципальные службы (работники ЖЭКа), если утрата документа произошла вследствие затопления и т. д., которые могут составить акт об утрате или повреждении документов. 3. Составить акт об утрате или повреждении документа, который должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом АО и должен храниться с копией утраченного документа. 4. Запросить дубликат утраченного документа в том государственном органе по месту нахождения АО, где документ был выдан, или в том, который обладает соответствующими полномочиями <6>. -------------------------------- <6> Например, свидетельство о создании юрлица запрашивается в ФНС России, а дубликат уведомления, решения, отчета о государственной регистрации выпусков ценных бумаг выдается ФСФР России.

В случае если предпринятые меры не помогли, а ФСФР продолжает усматривать в ваших действиях административное правонарушение, вы можете предоставить внутренний документ о назначении конкретного должностного лица АО (любого работника общества) ответственным за сохранность утраченного документа и настаивать на привлечении его к административной ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ (о чем можно сделать запись в протоколе об административном правонарушении в случае его составления в отношении АО как юридического лица). В заключение хочется добавить, что отсутствие в АО обязательных для хранения документов может сделать его уязвимым перед акционерами и иными лицами, которые захотят воспользоваться данной ситуацией в своих интересах. Но, что самое важное, это может сказаться на репутации общества и, как следствие, его инвестиционной привлекательности.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ

II. Сроки хранения документов акционерных обществ

2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:

2.1.1. Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении Постоянно (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс

2.1.2. Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в Постоянно установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества

2.1.3. Документы, подтверждающие права В соответствии с общества на имущество, находящееся Перечнем типовых на его балансе управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 <*>

2.1.4. Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты Постоянно (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами

2.1.5. Внутренние документы общества В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000

2.1.6. Положение о филиале или Постоянно представительстве общества

2.1.7. Годовые отчеты общества Постоянно

2.1.8. Документы бухгалтерского учета Не менее 5 лет общества

2.1.9. Отчеты независимых оценщиков Не менее 5 лет

2.1.10. Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):

а) сводной (консолидированной) Постоянно годовой

б) годовой Постоянно

в) квартальной Не менее 5 лет

г) месячной Не менее 1 года

2.1.11. Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося Постоянно владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества

2.1.12. Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) Постоянно общества

2.1.13. Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения Постоянно единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента)

2.1.14. Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) Постоянно на участие в общем собрании акционеров

2.1.15. Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные Постоянно списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах"

2.1.16. Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, Постоянно государственных и муниципальных органов финансового контроля

2.1.17. Ежеквартальные отчеты эмитента:

а) за I квартал финансового Постоянно (отчетного) года

б) за II, III, IV кварталы Не менее 5 лет финансового (отчетного) года

в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным Не менее 1 года способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", иными федеральными законами

2.1.18. Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение Постоянно в архив общества

2.1.19. Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения Постоянно к уничтожению

2.1.20. Иные документы, предусмотренные В соответствии с Федеральным законом "Об акционерных Перечнем типовых обществах", уставом общества, управленческих внутренними документами общества, документов, решениями общего собрания образующихся в акционеров, совета директоров деятельности (наблюдательного совета) общества, организаций, с органов управления общества, а указанием сроков также документы, предусмотренные хранения, правовыми актами Российской утвержденным Федерации Федеральной архивной службой России 06.10.2000

2.2. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом 2.1 Положения. 2.3. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения. 2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1 Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Название документа