Организация в середине 2013 г. переехала в другой город, поменялся ОКАТО. Каким образом следует сдавать справки 2-НДФЛ за год: на каждого работника по две справки по каждому ОКАТО или на каждого работника по одной справке, но тогда какой ОКАТО указывать?

Ответ: Если организация в середине года переехала в другой город и поменялся ОКАТО, то справки 2-НДФЛ следует сдать не позднее 1 апреля 2014 г. в налоговую инспекцию по новому адресу по месту учета следующим образом: по одной справке 2-НДФЛ на каждого работника, указав в каждой справке всю сумму НДФЛ за год по работнику и новый ОКАТО.

Обоснование: В соответствии с п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Сведения о доходах физических лиц представляются по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица", которая утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

В соответствии с общими положениями Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ, утвержденных Приказом ФНС России N ММВ-7-3/611@ (далее - Рекомендации), в форме справки 2-НДФЛ заполняются все реквизиты и суммовые показатели. При этом разъяснено, что в п. 1.3 "Код ОКАТО" справки по форме 2-НДФЛ указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняется форма справки, либо производится ими выплата дохода иному физическому лицу. Также в Рекомендациях указано, что если в течение календарного года работник получал доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).

Минфин России в своем Письме от 29.03.2010 N 03-04-06/55 разъясняет, что, если работник организации в течение месяца работает и в обособленном подразделении, и в головной организации, налог на доходы физических лиц с доходов такого работника должен перечисляться в соответствующие бюджеты и по месту нахождения обособленного подразделения, и по месту нахождения головной организации с учетом отработанного времени, а сведения о доходах такого работника должны быть представлены соответственно и в налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения, и в налоговый орган по месту нахождения головной организации.

Таким образом, законодательством РФ предусмотрено представление двух справок 2-НДФЛ по одному работнику только в случае его работы в нескольких обособленных подразделениях или в головной организации и в обособленном подразделении в течение года.

Однако в рассматриваемой ситуации работники работают в одной организации, которая переехала в другой город, соответственно, сменился налоговый орган. При смене места нахождения организации (переезде в другой город) НДФЛ за работника будет перечислен в бюджет и по старому месту нахождения организации, и по новому с учетом отработанного времени.

Согласно п. 4 ст. 84 НК РФ при изменении места нахождения организации снятие ее с учета осуществляется налоговым органом, в котором организация состояла на учете. При этом постановка на учет организации в налоговом органе по новому месту своего нахождения осуществляется на основании документов, полученных от налогового органа по прежнему месту нахождения организации. Следовательно, сведения об уплаченных налогах и об исполнении обязанностей налогового агента по организации прежняя налоговая инспекция передаст новой. Таким образом, в налоговой инспекции по новому адресу будет информация и об исчисленном и удержанном НДФЛ за время нахождения организации на учете в прежней инспекции, и об НДФЛ, который был уплачен в бюджет по новому месту нахождения организации.

Так как справки 2-НДФЛ за 2013 г. представляются в 2014 г., то организация не сможет представить справки 2-НДФЛ в прежнюю инспекцию, так как она больше не состоит там на учете.

Полагаем, что организации следует сдать по одной справке 2-НДФЛ на каждого работника, отразив в каждой них всю сумму НДФЛ за год по данному работнику, в налоговую инспекцию по новому адресу, указав новый ОКАТО.

Н. В.Ивашко

ООО "КОМПЬЮТЕР ИНЖИНИРИНГ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

05.08.2013