В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, сказано, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Что это означает? Сколько трудовых книжек в запасе надо иметь? Предусмотрена ли ответственность за то, что такой запас отсутствует?

Ответ: Количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которые необходимо иметь в наличии, работодатель определяет самостоятельно исходя из своей потребности, а также возможности приобрести необходимые бланки своевременно. К административной ответственности могут привлечь за несвоевременное оформление трудовой книжки или вкладыша в нее.

Обоснование: Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

В соответствии с п. 44 Правил работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как на нем лежит обязанность оформлять трудовые книжки в случаях, предусмотренных ТК РФ и Правилами.

Что такое "необходимое количество", в Правилах не установлено, это работодатель определяет самостоятельно. При определении запаса надо учитывать:

1) свои потребности в чистых бланках;

2) возможность приобрести бланки своевременно по мере возникающей необходимости.

Потребность работодателя в трудовых книжках определяется тем, как часто приходится оформлять трудовые книжки при приеме граждан на работу. Обычно это происходит при устройстве на работу либо впервые, либо при отсутствии трудовой книжки (п. 8 Правил). Вкладыши нужны для случаев, если в трудовых книжках заполнены все страницы одного из разделов. Тогда работодатель должен вшить в трудовую книжку вкладыш (п. 38 Правил).

Таким образом, для определения необходимого количества бланков трудовой книжки и вкладышей в нее следует учитывать специфику деятельности организации, ее кадровую политику, планируемые изменения численности (в том числе так называемую текучку кадров) и т. п. Если изменений в кадровой политике не предвидится, то можно ориентироваться в том числе на потребность в бланках в прошлые периоды.

Кроме того, следует учитывать, что трудовую книжку и вкладыш в нее необходимо оформлять своевременно. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Вкладыш вшивается, если есть необходимость заполнить раздел трудовой книжки, все страницы которого уже заполнены. Он оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил). При этом следует учитывать, что приобрести чистые бланки можно только у изготовителя или законного распространителя.

Работодатели могут приобретать только те бланки трудовой книжки и вкладышей в нее, которые изготовлены Объединением "ГОЗНАК" Минфина России (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках"). Следовательно, необходимое количество бланков определяется в том числе и с учетом имеющейся возможности приобретать бланки в момент возникновения потребности в них.

Маловероятно, что работодателя привлекут к ответственности только за отсутствие чистых бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. По нашим данным, судебная практика по таким делам отсутствует. Однако работодателя могут привлечь к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение сроков оформления трудовой книжки или вкладыша (Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 05.10.2007 N А81-1515/2007). В этом случае возможно наложение штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Л. В.Ананьева

Издательство "Главная книга"

25.07.2013