В связи со служебной необходимостью сотрудники Компании выезжают в командировки в зарубежные страны. Для организации этих поездок Компания заключила договор с зарубежным туристическим агентством. Агентство предоставляет Компании ваучер, в котором указана страна и срок пребывания командированного, его фамилия и инициалы, вид услуг, предоставляемых ему в период командировки, стоимость этих услуг. Ваучер имеет подпись директора агентства и оттиск печати. Является ли ваучер первичным документом, который может служить основанием для учета указанных расходов в составе затрат и невключения в облагаемый подоходным налогом доход произведенных сотрудником в период командировки целевых расходов?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 12 августа 1998 г. N 04-02-05/11

В связи с Вашим письмом Департамент налоговой политики сообщает следующее.

В соответствии со ст.116 Кодекса законов о труде Российской Федерации работники имеют право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками. При этом им возмещаются: суточные за время нахождения в командировке; расходы по проезду к месту назначения и обратно; расходы по найму жилого помещения. При командировках за границу, помимо перечисленных расходов, согласно п.71 Постановления Госкомтруда СССР N 365 работники имеют право на возмещение расходов по провозу багажа весом до 30 кг, на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта, комиссионных при обмене чека в банке за иностранную валюту.

Согласно п.13 указанного Постановления командировочные расходы возмещаются по установленным нормам только по представлении работником подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

Следовательно, независимо от того, воспользовался ли работник своим правом на получение компенсации по командировочным расходам или нет, расходы, возникающие у него во время командировки при выполнении задания руководителя, являются личными затратами работника, а не предприятия.

Кроме того, в соответствии со ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" оправдательным документом является первичный учетный документ, который должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, ваучер как первичный учетный документ, выданный туристическим агентством, не может быть принят как оправдательный документ командировочных расходов работника, а именно: суточных за время нахождения в командировке, расходов по проезду к месту назначения и обратно, расходов по найму жилого помещения и др.

12.08.98 Заместитель руководителя

Департамента налоговой политики

А. И.КОСОЛАПОВ