К вопросу о надлежащем заверении копий документов в воинских частях и учреждениях Министерства обороны Российской Федерации

К ВОПРОСУ О НАДЛЕЖАЩЕМ ЗАВЕРЕНИИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Е. Н. ТРОФИМОВ

Трофимов Е. Н., главный юрисконсульт ФГУ "Центральное региональное управление жилищного обеспечения" Министерства обороны Российской Федерации, соискатель института философии и права Уральского отделения РАН, подполковник юстиции в запасе.

Реализация прав, гарантий и преимуществ военнослужащего невозможна без представления им соответствующего документа и (или) его копии.

Ключевые слова: воинские части, документы, копии, заверение.

On the question of proper certified copies of documents in the military units and institutions of the Ministry of Defense of the Russian Federation. E. N. Trofimov

Realizing Rights, guarantees and benefits of the soldier is impossible without the submission of the relevant documents and (or) a copy.

Key words: military units, documents, certified copies.

Одной из характерных черт современного общества является огромный документооборот. Ежедневно каждый из нас сталкивается с необходимостью предъявления того или иного документа. Документ не просто удостоверяет личность, он стал неотъемлемой составляющей жизни каждого гражданина. Реализация прав, гарантий и преимуществ невозможна без представления гражданином соответствующего документа и (или) его копии. В процессе служебной деятельности военнослужащие все чаще сталкиваются с необходимостью предъявления копий документов как в органы военного управления, так и в иные организации и учреждения. В делопроизводстве, наряду с термином "копия документа" используется термин "заверенная копия". Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы <1>. -------------------------------- <1> ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. URL: http:// www. directum. ru/ 340614.shtml.

Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу <2>. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. -------------------------------- <2> ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. URL: http:// www. directum. ru/ 340614.shtml.

Таким образом, основным отличием заверенной копии документа от копии документа является его юридическая сила. Порядок заверения копий документов в Министерстве обороны Российской Федерации в настоящее время регламентируется Временной инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации N 205/2/588 (далее - Временная инструкция). Временная инструкция вступила в силу с 15 сентября 2009 г. и подлежит применению до утверждения Федеральным архивным агентством в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и издания в Министерстве обороны Российской Федерации на их основе соответствующего нормативного правового акта. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были утверждены Приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 23 декабря 2009 г. N 76 <3>. В соответствии с письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. N 01/6756-ДК указанный документ не нуждается в государственной регистрации. -------------------------------- <3> URL: http:// archives. ru/ methodics/ instr-office-work. shtml.

Следует ожидать, что в скором будущем в Министерстве обороны Российской Федерации будет разработана и утверждена соответствующая инструкция, регламентирующая организацию делопроизводства в Вооруженных Силах Российской Федерации. Говоря о сегодняшнем дне, необходимо отметить, что в Вооруженных Силах в части заверения копий документов действуют положения п. п. 236 - 241 Временной инструкции. В соответствии с указанными пунктами Временной инструкции командир (начальник) воинской части по письменному заявлению заинтересованных лиц может выдавать копии служебных документов, исходящих от воинской части, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся военнослужащих или лиц гражданского персонала. Копии таких служебных документов выдаются на бланке с угловым штампом воинской части. Верность копии служебного документа свидетельствуется личной подписью командира (начальника) воинской части и проставлением печати установленного образца. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной воинской части. Примерное содержание удостоверительных надписей приведено в приложении N 27 к Временной инструкции. В таком же порядке командир (начальник) воинской части может выдавать копии имеющихся в воинской части служебных документов, исходящих от других воинских частей, от которых непосредственно получить копии этих служебных документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда служебные документы были исполнены на бланках с угловыми штампами, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Воинские части высылают также копии имеющихся у них служебных документов по запросам других воинских частей и сторонних организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Командир (начальник) воинской части обязан свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления военнослужащими, лицами гражданского персонала и другими гражданами в эти воинские части, если законодательством не предусмотрено предоставление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Выписки из служебных документов, касающихся прав и законных интересов военнослужащих и лиц гражданского персонала, выдаются в порядке, установленном п. 236 Временной инструкции, по форме, указанной в приложении N 28 к Временной инструкции. Требования Временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации в части заверения копий документов основаны на положениях Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" <4>. Также порядок свидетельствования копий документов частично регламентируется ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <5>. Указанные ГОСТы носят рекомендательный характер, не нуждаются в регистрации Министерством юстиции Российской Федерации, поэтому их положения в части свидетельствования копий следует применять с учетом требований Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X. -------------------------------- <4> URL: http:// www. rb. ru/ inform/ 105647.php. <5> URL: http:// www. intertrust. ru/ analytics/ gosts/ 52.

Порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, утвержденный Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X, допускает возможность свидетельствования копии документа подписью не только руководителя, но и уполномоченного на то должностного лица. Временная инструкция также предусматривает возможность свидетельствования верности копии служебного документа не только командиром (начальником) воинской части. Так, п. 241 Временной инструкции гласит, что копии служебных документов и выписки из них, кроме документов, указанных в п. п. 236 - 240 Временной инструкции, заверяются подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие их содержания подлинникам. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати установленного образца. Из анализа положений п. п. 236 - 241 Временной инструкции следует прийти к выводу, что служебные документы, касающиеся прав и законных интересов военнослужащих и лиц гражданского персонала, должны быть удостоверены личной подписью командира (начальника) воинской части, а иные служебные документы, как правило, имеющие обращение внутри воинской части (организации), могут быть удостоверены и должностными лицами, в чьем распоряжении имеются оригиналы этих документов. Особого внимания заслуживает п. 239 Временной инструкции. Так, в соответствии с этим пунктом запрещается свидетельствование копий паспорта, заменяющих его документов, профсоюзного, военного, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Аналогичное положение содержалось и в абз. 1 п. 3 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X. Однако Федеральным законом от 8 декабря 2003 г. N 169-ФЗ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР" было установлено, что со дня вступления в силу данного Федерального закона абз. 1 п. 3 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X на территории Российской Федерации не применяется. Из вышеуказанного следует, что с момента вступления в силу Федерального закона от 8 декабря 2004 г. N 169-ФЗ, а именно с 1 января 2004 г., норма, устанавливающая запрет на свидетельствование верности копий паспортов, заменяющих их документов, партийного, профсоюзного, комсомольского, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускалось, на территории Российской Федерации не должна применяться. Таким образом, требования п. 239 Временной инструкции в части запрета свидетельствования копий паспорта, заменяющих его документов, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускалось, противоречат требованиям ст. 26 Федерального закона от 8 декабря 2004 г. N 169-ФЗ. Из анализа вышерассмотренных норм следует прийти к выводу, что командир (начальник) воинской части имеет законное право свидетельствовать верность копии паспорта, заменяющих его документов, служебных удостоверений, других документов, а положения Временной инструкции в части запрета свидетельствования верности копий указанных документов противоречат действующему законодательству. Данный вывод достаточно актуален для военнослужащих. Так, например, в соответствии с действующим Приказом Министра обороны Российской Федерации от 30 сентября 2010 г. N 1280 военнослужащий для признания его нуждающимся в получении жилья и включения в Единый реестр военнослужащих, принятых на учет нуждающихся в жилых помещениях, наряду с другими документами, в обязательном порядке должен представить копии документов, удостоверяющих личность военнослужащего и совместно проживающих с ним членов семьи - граждан Российской Федерации (паспортов с данными о регистрации по месту жительства, свидетельств о рождении лиц, не имеющих паспортов). Представление этих документов является обязательным и для военнослужащих, принятых на учет нуждающихся в получении жилья в ранее установленном порядке и получивших извещения о выделении им жилых помещений, в целях обоснования своего права на выделенные жилые помещения. Ссылаясь на требования п. 239 Временной инструкции, некоторые органы, уполномоченные вести учет военнослужащих, нуждающихся в получении жилья, и сбор соответствующих документов, требуют от военнослужащих предоставления нотариально заверенных копий документов, удостоверяющих личность военнослужащего и совместно проживающих с ними членов семьи - граждан Российской Федерации (паспортов с данными о регистрации по месту жительства, свидетельств о рождении лиц, не имеющих паспортов). Основываясь на анализе действующего законодательства, приведенного в настоящей статье, можно с уверенностью утверждать, что такие требования являются незаконными и противоречат действующему законодательству. Соблюдение действующего законодательства в рассмотренной части не только ускорит процесс надлежащего оформления копий документов, но и позволит военнослужащим сэкономить приличную сумму денег, которая была бы затрачена для нотариального заверения копий этих документов. При разработке и утверждении новой инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 23 декабря 2009 г. N 76, Министерству обороны Российской Федерации следует учесть положения ст. 26 Федерального закона от 8 декабря 2004 г. N 169-ФЗ.

------------------------------------------------------------------

Название документа