Как наилучшим образом организовать документооборот в компании?

КАК НАИЛУЧШИМ ОБРАЗОМ ОРГАНИЗОВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ В КОМПАНИИ?

Е. ПОХИЛО

Похило Елена, юрисконсульт, Lady Collection.

Алгоритм действий: обязательные: изучить вопрос, что такое корпоративные документы; детально разобрать этапы учета документов; исследовать тему "предоставление документов акционерам и прочим лицам"; провести анализ вопроса хранения документов; факультативные: ознакомиться с техникой развития концентрации внимания.

1. Прежде чем приступить к анализу вопроса, определите, правильное ли у вас представление о процессе документооборота. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления <1>. Правила работы с документами должны быть закреплены в утвержденных и действующих нормативных документах (например, в инструкциях, регламентах и других нормативных документах). В обществе можно утвердить положение о документообороте и включить в него ряд вопросов, определяющих: -------------------------------- <1> ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Введ. 1999-01-01. М.: Госстандарт России; Изд-во стандартов, 1998. Пункт 60.

- систему организации делопроизводства общества; - правила и порядок работы по документированию управленческой деятельности; - порядок организации работы с документами; - порядок оформления документов; - порядок рациональной организации их учета, поиска и создание номенклатуры дел; - порядок и процедуры контроля исполнения; - правила хранения документов и т. д. Кроме того, процесс создания и ведения документооборота регламентируется нормативными актами: - Федеральным законом "Об акционерных обществах" N 208-ФЗ; - Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс; - Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (решение ВАС РФ от 6 сентября 2011 г. N 7889/11); - Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000; - Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 2 октября 1997 г. N 27; - уставом общества. 2. Следуя инструкции, проведите ревизию своих документов. Вдруг в вашем списке не окажется тех, что очень нужны в работе компании. Не забывайте про термины. Именно они позволяют наилучшим образом понять сущность того или иного вопроса. Корпоративные документы - документы, которые определяют систему управления, структуру и порядок работы органов управления, принятие и фиксацию решений, стратегию развития, раскрытие и предоставление информации, а также правила взаимодействия участников корпоративных отношений.

При подготовке данного раздела статьи был использован архивный материал: "Несколько слов о корпоративных документах" (автор Светлана Лакина), "АВ" N 11(49). Подробнее о положении об информационной политике читайте в "АВ" N 10(99).

Таблица 1

Структурные Процедурные Регламентирующие Инструментальные Документы, документы документы документы документы повышающие инвестиционную привлекательность и устойчивость бизнеса

устав; положение о положение о концепция, кодекс * взаимодействии регламенте миссия, корпоративного кодекс органов собрания стратегия поведения; корпоративного управления; акционеров; развития * поведения/ * * общества; документы, управления; положение положение о * фиксирующие * об информационном регламенте совета дивидендная корпоративную положение об обеспечении; директоров; политика; культуру общем собрании * * * компании; акционеров; положение положение о инвестиционная * * о подготовке регламенте политика; положение положение о годового отчета; внутреннего * о социальной ревизионной * инвестиционного положение о политике комиссии; положения фонда; внутреннем компании. * о процедурах * инвестиционном положение о подразделений; положение о фонде; совете * регламенте * директоров; положение о подготовки положение о * подготовке годового отчета; методике оценки положения об годового собрания * деятельности исполнительных акционеров. положение о предприятия органах регламенте (подразделений); управления выдвижения * (правление, представителей в положение о генеральный органы управления мотивации; директор). (для холдинговых * структур). положение об отчетности; * положение о раскрытии информации.

Структурные, процедурные и регламентирующие документы, в зависимости от принятой в обществе системы оформления документов, могут относиться к одной - структурной - группе, т. е. определять структуру и порядок деятельности органов управления или составлять различные группы, самостоятельно решающие вопросы организации деятельности по отдельным направлениям или процедурам. Инструментальные документы определяют систему, правила и принципы деятельности общества, устанавливают "правила игры" для всех участников корпоративных отношений, в том числе и для менеджмента. Кроме того, обеспечивают соблюдение интересов акционеров и выполнение стратегических планов и целей, стоящих перед обществом. Обратите внимание, что названные документы должны корреспондировать с теми, которые определяют текущую деятельность. Иными словами, они регламентируют деятельность исполнительного органа при организации текущей деятельности и управлении обществом. Здесь хорошо бы параллельно разобраться, какими органами управления АО они утверждаются. Целесообразно утверждать большинство приведенных выше документов общим собранием акционеров или советом директоров. К примеру, в соответствии с п. 1 ст. 48 ФЗ "Об акционерных обществах" к компетенции общего собрания акционеров относятся: 1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции; 2) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества. Поскольку формулировки в Законе не являются четко определяющими компетенцию ОСА или СД, то следует рассматривать этот вопрос на уровне внутренней организации деятельности органов управления общества. Вы должны понимать, что наличие корпоративных документов позволит выстроить эффективную систему управления в обществе. 3. Содержимое документов - вопрос, мимо которого нельзя пройти. Обратите внимание, что Закон не дает ответ на вопрос, что должны содержать те или иные документы. Просто устанавливает, что они должны быть. Ко всему прочему, Закон содержит требования к процедурному оформлению документов и дает ссылку на определение существенных споров деятельности органов управления и принятия ими решений во внутренних нормативных документах общества. При этом формат и содержание внутренних нормативных документов является вопросом, отнесенным к компетенции органов общества. Это значит, что общество самостоятельно определяет формат и структуру того или иного внутреннего положения. Возьмем, к примеру, положение об информационной политике. Мы рекомендуем отразить в этом документе: цель, задачи и принципы информационной политики общества; виды информации (общедоступная информация, информация, предоставляемая акционерам организатором торгов, информация для размещения на веб-сайте, государственная тайна, коммерческая тайна, служебная тайна и т. д.); способ и сроки предоставления и раскрытия информации; порядок доступа к инсайдерской информации. А вот содержимое протоколов ОСА и заседания СД вы найдете в Законе. В соответствии с ФЗ об АО (ст. 63, п. 2) в протоколе общего собрания акционеров указываются: - место и время проведения общего собрания акционеров; - общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества; - количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании; - председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания. В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием. Ст. 68, п. 4. В протоколе заседания совета директоров указываются: - место и время его проведения; - лица, присутствующие на заседании; - повестка дня заседания; - вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним; - принятые решения. Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола. Ст. 68, п. 1. Заседание совета директоров (наблюдательного совета) общества созывается председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества по его собственной инициативе, по требованию члена совета директоров (наблюдательного совета), ревизионной комиссии (ревизора) общества или аудитора общества, исполнительного органа общества, а также иных лиц, определенных уставом общества.

Образцы документов вы найдете на сайте www. vestnikao. ru.

4. Учет документов - процесс несложный. Но рекомендуем уделять ему должное внимание. Во-первых, определить, кто из сотрудников будет заниматься учетом документации. При этом следует исходить из объемов документооборота компании. Если организация небольшая, то это может делать в одиночку секретарь компании или сотрудники секретариата (если их несколько). В крупных организациях создаются отделы, в которых сотрудники занимаются исключительно обработкой документов. Можно также разделить учет между разными сотрудниками. Соответствующие положения следует включить в инструкцию по делопроизводству. Во-вторых, установить порядок учета документации. Его можно прописать как в инструкции по делопроизводству в организации, так и в ином внутреннем документе компании. С этим документом нужно ознакомить всех сотрудников организации под расписку. В-третьих, завести журнал учета документации, в котором будут отражаться сведения о документе: адресатах, исполнителях, сроках и другая необходимая информация.

В архиве журнала вы найдете большое количество материалов на тему предоставления информации акционерам и иным лицам. Получить бесплатный доступ к материалам на 2 дня можно на www. vestnikao. ru. Продажа "чужих" тайн - распространенный вид теневого бизнеса, надо сказать, весьма прибыльного. То, что известно узкому кругу лиц, стоит очень дорого. На такую информацию всегда найдется покупатель, а ее продавец всегда будет "в наваре". Инсайдеры были, есть и будут. Даже несмотря на наличие теперь в России Закона об инсайдерской информации и установленной им серьезной ответственности - штрафа в 300 - 1000 тысяч рублей, а в особо тяжких случаях - лишения свободы. И только законные владельцы информации в силах решить эту проблему. К примеру, выстроить эффективную политику в сфере предоставления информации обществом. По материалам "Акционерного вестника".

5. Ошибаться в вопросе, кому и когда выдавать документы, нельзя. Это может вызвать негативные последствия. Исследуйте эту тему тщательно. К участникам документооборота следует относить: - директора; - заместителей директора; - секретарей; - руководителей структурных подразделений; - делопроизводителей или ответственных за делопроизводство сотрудников структурных подразделений; - канцелярию и другие подразделения, ответственные за регистрацию и организацию работы с документами. Взаимодействие между основными участниками документооборота осуществляется в процессе передачи документов на подпись, согласование, ознакомление, исполнение, регистрацию. Обратите внимание, что часть лиц, участвующих в процессе документооборота, не являются сотрудниками компаний. К примеру, это могут быть члены совета директоров. Последним необходимо предоставлять доступ к информации и обратную связь с обществом. Они ведь участвуют в принятии решений по вопросам общества, а значит, должны быть в курсе происходящего в обществе. Хорошо бы в компании создать некую систему, которая могла бы обеспечить регулярное поступление информации членам совета директоров о наиболее важных событиях в финансово-хозяйственной деятельности общества, а также об иных событиях, затрагивающих интересы акционеров. Для наилучшего эффекта обяжите во внутренних документах генерального директора, членов правления и руководителей основных структурных подразделений общества своевременно предоставлять полную и достоверную информацию по вопросам повестки дня заседаний совета директоров и по запросам любого члена совета директоров и определите ответственность за неисполнение указанной обязанности. Не лишним будет детально прописать процедуру предоставления информации. К сведению, по требованию акционеров общество должно обеспечить им доступ к документам в течение семи дней, а по судебным документам - трех дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества либо копий таких документов. Выдавать документы следует под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества на срок не более одного месяца. Дополнительные требования к порядку предоставления документов устанавливаются нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг. 6. Детально изучите вопрос хранения документов во избежание штрафов. Для начала изучите законодательные акты, регулирующие процедуру хранения документов. К ним можно отнести: - ФЗ "Об акционерных обществах"; - ФЗ "О коммерческой тайне"; - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ; - Постановление ФКЦБ об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ от 16.07.2003 N 03-33/пс; - Приказ ФСФР об утверждении Положения о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг от 10.10.2006 N 06-117/пз-н; - Приказ от 12 апреля 2007 г. N 07-44/пз-н "О внесении изменений в Положение о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг, утвержденное Приказом ФСФР России от 10 октября 2006 г. N 06-117/пз-н". На выходе после штудирования данных документов у вас должна в голове сложиться полная картинка относительно того, какие документы подлежат хранению, в какие сроки и в каком порядке, способов уничтожения и предоставления документов акционерам и прочим. Что касается документов, которые обязано хранить общество, то их перечень прописан в ст. 89 ФЗ об АО. Организует процесс хранения документов общества единоличный исполнительный орган. А документов, которые созданы в деятельности структурных подразделений до передачи в архив, - их сотрудники. Несколько слов про сроки хранения документов. Учредительные документы. Документы о создании, уставные документы и протоколы собраний акционеров должны храниться постоянно. Локальные акты. Хранятся до тех пор, пока не будет принят новый. Особые правила действуют для тех актов, которые составляются в соответствии с требованиями законодательства или могут быть использованы в качестве доказательств в суде (в частности, в трудовом споре может быть использовано соглашение о коммерческой тайне, подписанное сотрудником). Договоры и сведения о контрагентах. В соответствии с Законом об АО у акционеров есть право затребовать и получить копии ряда договоров. Следовательно, организация должна обеспечить хранение таких договоров. Для ряда договоров сроки хранения установлены законодательством и составляют 5 лет с даты истечения срока действия договора. Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее 3 лет с даты истечения срока его действия, поскольку три года - это общий срок исковой давности. Документы, которые запрашиваются от контрагентов, необходимо хранить столько же, сколько составляет срок хранения договоров с соответствующими контрагентами. Уничтожение договоров может происходить по решению исполнительного органа.

Вместе с этим материалом будет не лишним почитать статью "Как обществу избежать штрафов при хранении документов?". Кирилл Костылев. "АВ" N 7(96).

Доверенности. Доверенности, выдаваемые организацией, могут храниться в юридическом отделе или в бухгалтерии, но требования к срокам их хранения должны быть едиными: - доверенности, выдаваемые в связи с исполнением договора, должны храниться не менее срока хранения такого договора; - доверенности, выдаваемые для представления интересов в суде, должны храниться до окончания разбирательства по делу. В любом случае, срок хранения доверенностей не должен быть менее общего срока исковой давности, поскольку доверенности являются подтверждением того, что действия совершались уполномоченным на них лицом и могут быть доказательствами этого в суде или для проверяющих органов; - доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации, хранятся постоянно; - доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам, хранятся в течение 5 лет после истечения срока действия. Документы, представляемые в суды. Срок хранения документов, представляемых в суды, - пять лет с даты вынесения решения. Если у организации много судебных дел в производстве и юридический отдел ведет претензионно-исковую работу, то для решений, вступивших в законную силу, можно установить длительный срок хранения. Это позволит проводить анализ и обобщение практики по судебным спорам внутри отдела. Корреспонденция. В понятие корреспонденции можно включить входящую и исходящую корреспонденцию, описи отправленных и полученных документов, почтовые извещения и уведомления по отправленным документам контрагентам и в государственные органы власти. Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма. Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее 3 лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности). В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства). Почтовые уведомления о получении контрагентом направленных документов необходимо хранить вместе с документом, получение которого подтверждает уведомление. Срок хранения таких уведомлений равен сроку хранения документов, к которым они относятся. Письма и уведомления государственных органов (ФНС России, ФСФР России и т. д.), а также описи по направлению документов в налоговые инспекции нужно хранить в течение законодательно определенного периода времени (если таковой есть), но не менее 3 лет, поскольку именно за такой период может быть назначена, например, налоговая проверка. Здесь необходимо учитывать установленные в законодательстве правила для расчета периода налоговых и иных проверок. Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года. Поэтому в течение всего 2012 г. необходимо хранить документы, относящиеся к 2011, 2010 и 2009 гг. Если письмо касается текущих операций, то хранить такую переписку необходимо в течение срока хранения документов, связанных с такими операциями. 7. Не пренебрегайте советом относительно того, как наилучшим образом выстроить рабочий процесс. Работа с документами - хоть и не сложное, но очень ответственное занятие. Для успешного выполнения его сотруднику необходимо обладать определенными навыками и знаниями. Например, концентрацией внимания, хорошей памятью. При большом объеме задач не всегда удается сфокусироваться на выполнении какого-то одного дела, не отвлекаясь еще на что-то. Тренеры по личной эффективности утверждают, что одой из причин невозможности сконцентрироваться может быть отсутствие интереса к занятию. Здесь можно попробовать посмотреть на свою работу по-другому, найти в ней что-то интересное. Кроме того, почаще высыпаться и меньше нервничать по пустякам. Поможет самодисциплина и работа над собой в части "выращивания уверенности в себе". Ко всему прочему, концентрацию внимания можно развивать посредством упражнений. Приведем парочку из них. Сядьте у окна и посмотрите на облака. Именно на сами облака. Внимательно изучите их форму, цвет, направление движения. Если почувствуете, что отвлекаетесь, верните снова взгляд на облака. Как только устанете, прекратите это упражнение. Повторяйте это упражнение каждый день. Распахните окно в кабинете и прислушайтесь к звукам на улице. Попытайтесь выделить отдельные звуки из множества. Например, звук проезжающих автомобилей. Задерживайте внимание на каждом звуке как можно дольше. Помните, что регулярные тренировки приведут к хорошему результату. А вам удастся развить полезные для любого рода деятельности навыки. Здесь хорошо бы использовать "правило 21-го дня". Делая что-то на протяжении трех недель без перерыва, вы создадите себе новую привычку. Привычка концентрировать внимание определенно станет полезной.

В этом разделе были использованы материалы издания "Искусство концентрации. Как улучшить память за 10 дней". Эберхард Хойл.

------------------------------------------------------------------

Название документа