Документооборот в организации: порядок и сроки хранения документов

ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ: ПОРЯДОК И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В. В. АВДЕЕВ

(По состоянию на 23 августа 2010 г.)

В связи с тем что подтверждать свои доходы и расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете организация может только на основании документов, то естественно, что в ее обязанности входит и хранение такой документации. В своей статье мы расскажем читателю, что представляет собой порядок хранения документов, в течение какого срока их следует хранить и кем устанавливаются сроки их хранения, а также какие меры ответственности предусмотрены законом за отсутствие документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности.

Деятельность любой организации так или иначе всегда связана с огромным наличием документации самого разного рода. Это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета. Как уже было отмечено, бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение. Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет. Аналогичное требование установлено и п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н. Обращаем ваше внимание на то, что под бухгалтерской документацией следует понимать не только собственно первичные бухгалтерские документы, на основании которых фирма ведет бухгалтерский учет, но и регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерскую отчетность компании. При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Перечень). В соответствии с разд. 4.1 "Бухгалтерский учет и отчетность" Перечня конкретные сроки хранения документов составляют:

N Вид документа Срок Примечание п/п хранения

1. Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации: а) по месту разработки; Постоянно б) в других организациях До замены новыми

2. Бухгалтерские балансы и отчеты; <1> При отсутствии документы (приложения к балансу, годовых - постоянно. пояснительные записки, <2> При отсутствии специализированные формы к ним): годовых, а) сводные годовые; Постоянно квартальных - б) годовые; Постоянно постоянно г) квартальные; 5 лет <1> д) месячные 1 год <2>

3. Передаточные, разделительные, Постоянно ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним

4. Аналитические документы (таблицы, Постоянно записки, доклады) к годовым балансам и отчетам

5. Переписка об утверждении и уточнении 5 лет балансов и отчетов

6. Документы (протоколы, акты, Постоянно <1> Квартальных - заключения) о рассмотрении <1> 5 лет и утверждении балансов и отчетов

7. Отчеты об исполнении сметы расходов: <1> При отсутствии а) сводные годовые; Постоянно годовых постоянно б) годовые; Постоянно в) квартальные 5 лет <1>

8. Синтетические, аналитические, 5 лет материальные счета бухгалтерского учета

9. План счетов бухгалтерского учета 5 лет

10. Отчеты по перечислению денежных сумм Постоянно по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

11. Переписка о сроках представления 1 год бухгалтерской и финансовой отчетности

12. Документы (планы, отчеты, протоколы, 5 лет <1> <1> При условии акты, справки, докладные записки, завершения проверки переписка) о проведении (ревизии). В случае документальных ревизий возникновения споров, финансово-хозяйственной разногласий, деятельности, контрольно-ревизионной следственных работе, в том числе проверке кассы, и судебных дел правильности взимания налогов сохраняются и другие до вынесения окончательного решения

13. Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке: а) по месту разработки Постоянно и утверждения; б) в других организациях До замены новыми

14. Договоры с аудиторами (аудиторскими 5 лет <1> <1> После истечения фирмами) ЭПК срока действия договора

15. Бухгалтерские учетные регистры 5 лет <1> <1> При условии (главная книга, журналы-ордера, завершения проверки разработочные таблицы и др.) (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения

16. Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: а) по месту разработки Постоянно и утверждения; б) в других организациях До минования надобности

17. Первичные документы и приложения к 5 лет <1> <1> При условии ним, зафиксировавшие факт совершения завершения проверки хозяйственной операции и явившиеся (ревизии). В случае основанием для бухгалтерских записей возникновения споров, (кассовые, банковские документы, разногласий, корешки банковских чековых книжек, следственных ордера, табели, извещения банков и и судебных дел переводные требования, акты сохраняются о приеме, сдаче, списании имущества до вынесения и материалов, квитанции, корешки окончательного к ним, счета-фактуры, накладные решения и авансовые отчеты и другие)

18. Документы (акты, сведения, 5 лет переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

19. Переписка о финансово-хозяйственной 5 лет деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

20. Лицевые счета работников 75 лет ЭПК

21. Положения о премировании работников 5 лет <1> <1> После замены ЭПК новыми

22. Документы (сводные расчетные 5 лет <2> <1> При отсутствии (расчетно-платежные) ведомости лицевых счетов - (табуляграммы)) на выдачу заработной 75 лет. платы, пособий, гонораров, <2> При условии материальной помощи и других выплат завершения проверки <1>; доверенности на получение (ревизии). В случае денежных сумм и товарно-материальных возникновения споров, ценностей, в том числе разногласий, аннулированные доверенности следственных о получении заработной платы и судебных дел и других выплат сохраняются до вынесения окончательного решения

23. Переписка о выплате заработной платы 5 лет

24. Сведения, справки о совокупном 5 лет доходе работников за год и уплате налогов

25. Гарантийные письма 5 лет

26. Сведения об учете фондов, лимитов 5 лет заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

27. Переписка о выдаче и возврате ссуд 5 лет <1> <1> После погашения ссуды

28. Документы (копии отчетов, заявления, 5 лет списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

29. Исполнительные листы До <1> Не менее 5 лет минования надобности <1>

30. Документы (справки, акты, 5 лет ЭПК обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

31. Перечень лиц, имеющих право подписи До замены первичных учетных документов новым

32. Документы (заявления, решения, До <1> Не менее 5 лет справки, переписка) об оплате минования учебных отпусков надобности <1>

33. Документы (протоколы, акты, расчеты, Постоянно заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

34. Документы (акты, выписки банков, 5 лет ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях

35. Оборотные ведомости 5 лет <1> <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения

36. Сообщения (свидетельства) 5 лет <1> <1> После снятия о постановке на учет в налоговых с учета органах

37. Отчеты по налогам: <1> При отсутствии а) годовые; Постоянно годовых - постоянно. б) квартальные; 5 лет <1> <2> При отсутствии в) месячные 1 год <2> квартальных - 5 лет

38. Документы (расчеты, справки, 5 лет ЭПК таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней

39. Переписка о разногласиях по вопросам 5 лет ЭПК налогообложения, взимания акцизных и других сборов

40. Документы (расчеты, сведения, 5 лет ЭПК решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в нем по налогам, акцизным и другим сборам

41. Документы (справки, сводки, 5 лет сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним

42. Переписка об образовании, 5 лет распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам

43. Документы (заявки, справки, лимиты, 5 лет расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

44. Документы (акты сверок, справки) 5 лет об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг

45. Акты-справки о погашении налогов 5 лет <1> <1> После погашения (задолженности) векселями налогов

46. Документы (заявления, распоряжения, 5 лет справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей

47. Документы (заявки, акты, справки, 5 лет ЭПК переписка) по валютным вопросам

48. Документы (отчеты, сводки) о ведении Постоянно валютных и конверсионных операций, операций с грантами

49. Оперативные отчеты по счетам Постоянно в иностранной валюте за границей

50. Оперативные отчеты о расходовании 5 лет иностранной валюты на загранкомандировки

51. Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды: а) по месту разработки и Постоянно утверждения; б) в других организациях До замены новым

52. Лицевые счета акционеров 5 лет <1> <1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения проверки (ревизии)

53. Договоры, соглашения (кредитные, 5 лет <1> <1> После истечения хозяйственные, операционные) ЭПК срока действия договора, соглашения

54. Паспорта сделок Постоянно

55. Документы (акты, справки, счета) 5 лет <1> <1> При отсутствии о приеме выполненных работ лицевых счетов - 75 лет

56. Договоры о материальной 5 лет <1> <1> После увольнения ответственности материально ответственного лица

57. Образцы подписей материально До ответственных лиц минования надобности

58. Договоры имущественного страхования 5 лет <1> <1> После истечения срока действия договора

59. Документы (протоколы заседаний 5 лет <1> <1> При условии инвентаризационных комиссий, завершения проверки инвентарные описи, акты, ведомости) (ревизии). В случае об инвентаризации основных средств, возникновения споров, имущества, зданий и сооружений, разногласий, товарно-материальных ценностей следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения

60. Книги, журналы, карточки учета: а) ценных бумаг; Постоянно б) договоров, контрактов, соглашений 5 лет <1> <1> После окончания (кредитных, хозяйственных, ЭПК срока действия операционных); договора, контракта, соглашения в) основных средств (зданий, 5 лет <2> <2> После ликвидации сооружений); основных средств при условии завершения проверки (ревизии) г) расчетов с организациями; 5 лет <3> <3> При условии д) приходно-расходных кассовых 5 лет <3> завершения проверки документов (счетов, платежных (ревизии). В случае поручений); возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения е) погашенных векселей на уплату 5 лет <4> <4> После погашения налогов; налога при условии завершения проверки (ревизии) ж) реализации товаров, работ, услуг, 5 лет <5> <5> С даты последней облагаемых и не облагаемых НДС; записи при условии завершения проверки (ревизии) з) хозяйственного имущества; 5 лет <3> <3> При условии и) вспомогательные, контрольные 5 лет <3> завершения проверки (транспортные, грузовые, весовые (ревизии). В случае и другие); возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения к) подотчетных лиц; 5 лет л) исполнительных листов; 5 лет м) сумм доходов и НДФЛ работников; 5 лет н) депонированной заработной платы; 5 лет <3> <3> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения о) депонентов по депозитным суммам; 5 лет п) доверенностей 5 лет <3> <3> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения

61. Программы, руководства Постоянно по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

62. Переписка об организации и внедрении 5 лет автоматизированных систем учета и отчетности

63. Заказы на бланки учета и отчетности 1 год

64. Документы (счета, справки, переписка 5 лет ЭПК и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

Обратите внимание! Пометка "ЭПК", приведенная в таблице к срокам хранения некоторых документов, означает, что часть таких документов может иметь повышенную значимость, например научно-историческое значение. В связи с этим такая документация в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Причем эта отметка применяется организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Кроме того, она может быть использована и коммерческими организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов. Следует иметь в виду, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., организация начнет только с 1 января 2011 г. Особо обращаем внимание на то, что уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен. Как уже было отмечено, налоговое законодательство также требует от налогоплательщика обязательного хранения документов, правда, здесь основные сроки хранения чуть меньше. Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Мы не случайно отметили, что четыре года - это общие сроки хранения. Так как в отношении некоторых видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком. Пунктом 4 ст. 283 НК РФ установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Напомним, что п. 2 ст. 283 НК РФ предоставляет налогоплательщику право переносить убыток на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен, в силу чего документы, подтверждающие сумму убытка, должны сохраняться налогоплательщиком в течение десяти лет. По мнению автора, несмотря на то, что НК РФ обязывает налогоплательщика сохранять документы только в течение четырех лет, хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию следует в течение пятилетнего срока. Ведь НК РФ не содержит конкретного перечня документов, подлежащих хранению в течение четырех лет, поэтому такая мера может помочь налогоплательщику избежать проблем при проверках. Итак, со сроками хранения документации мы разобрались, теперь перейдем непосредственно к порядку хранения документов. Несмотря на то что Минфин России в своем письме от 24 июля 2008 г. N 03-02-07/1-314 не возражает против хранения документации только в электронном виде, говорить сегодня о таком хранении документов, по мнению автора, вряд ли возможно. Согласитесь, что обеспечить каждого сотрудника организации, имеющего право подписи первичных документов, электронной цифровой подписью пока крайне сложно, в связи с чем большинство организаций по-прежнему работают с бумажной "первичкой". Отметим, что общие правила хранения документации определены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 (далее - Положение N 105). Как следует из Положения N 105, бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе компании, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером. Обращаем ваше внимание, что в отношении бланков строгой отчетности установлен специальный порядок хранения, позволяющий обеспечить их сохранность, - они должны храниться в сейфах, металлических ящиках или в специальных помещениях. По окончании текущего месяца первичные учетные документы, относящиеся к определенному учетному регистру и прошедшие ручную обработку, комплектуются в хронологическом порядке, подшиваются и сопровождаются специальной справкой для архива. Первичные документы по учету кассовых операций, авансовые отчеты, банковские документы подлежат обязательному переплету. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) допускается хранить в непереплетенном виде, однако во избежание их утери или злоупотреблений обычно они хранятся в отдельных папках. Положение N 105 определяет, что за сохранность "первички", учетных регистров и отчетности, а также за оформление и передачу документов в архив отвечает главный бухгалтер. Кроме того, ст. 17 Закона N 129-ФЗ ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возложена и на руководителя организации. Заметим, что для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной организации, либо создать свой собственный архив. Право организации на создание архива закреплено в п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами. Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива. Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива. Обращаем ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера. В заключение отметим, что отсутствие документов бухгалтерского и налогового учета влечет за собой негативные последствия как для самой фирмы, так и для ее должностных лиц. Во-первых, организация-налогоплательщик подпадает под налоговую ответственность. В соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета рассматривается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, в связи с чем налогоплательщик может быть оштрафован. При этом следует иметь в виду, что минимальный штраф, предусмотренный ст. 120 НК РФ, составляет 5000 руб., в случае отсутствия документов, касающихся нескольких налоговых периодов, эта сумма может быть увеличена до 15 000 руб. Если же отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит уже 10% от суммы неоплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Во-вторых, в соответствии со ст. 126 НК РФ налогоплательщик может попасть под штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ. Кроме того, при отсутствии документов не исключено, что налогоплательщик будет привлечен и к ответственности по ст. 122 НК РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетной документации к административной ответственности будут привлечены и должностные лица организации. Сегодня штрафные санкции, предусмотренные ст. 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, в отношении должностных лиц составляют от двух до трех тысяч рублей.

Название документа