Электронные архивы судебных дел

ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ СУДЕБНЫХ ДЕЛ <*>

В. КОРОТКОВ

Коротков В., руководитель департамента по работе с научно-правовым направлением корпорации ЭЛАР.

Ежедневно суды сталкиваются с проблемами, препятствующими повышению результативности их труда, - отсутствием возможности производить оперативный поиск нужного документа для ознакомления с материалами дела с рабочего места пользователя, условий для обеспечения сохранности и неизменности поступающей информации, а также способов осуществлять работу с одним документом нескольким лицам одновременно. Решением этих вопросов может стать аппаратно-программный комплекс "Электронный архив судопроизводства".

Ключевые слова: электронные архивы, судебные документы, поиск документов, электронные копии.

Daily courts face the problems interfering increase of productivity of their work - absence of possibility to make operative search of the necessary document for acquaintance with materials of business with a workplace of the user, conditions for maintenance of safety and an invariance of the arriving information, and also ways to carry out work with one document to several persons simultaneously. The hardware-software complex "Electronic archive of legal proceedings" can become the decision of these questions.

Key words: electronic archives, judicial documents, search of documents, electronic copies.

На сегодняшний день в судах накопилось большое количество документации, большая часть которой постоянно необходима в решении тех или иных судебных вопросов - рассмотрении дел, обобщении судебной практики и многих других. Согласно статистическим данным, только в 2009 г. в суды общей юрисдикции поступило 1 119 361 уголовное, 13 475 620 гражданских и 5 661 670 административных дел. Кроме того, за этот период было пересмотрено свыше полумиллиона уголовных и гражданских дел. Следует отметить, что с каждым годом количество подобных документов возрастает. Вместе с тем ежедневно суды сталкиваются с проблемами, препятствующими повышению результативности их труда. В частности, это отсутствие возможности производить оперативный поиск нужного документа для ознакомления с материалами дела с рабочего места пользователя, условий для обеспечения сохранности и неизменности поступающей информации, а также способов осуществлять работу с одним документом нескольким лицам одновременно. В то же время Федеральная целевая программа "Развитие судебной системы России" на 2007 - 2011 гг. призывает суды к открытости и прозрачности правосудия, повышению эффективности работы судей и работников аппаратов судов. Обязательным пунктом Программы является внедрение автоматизированных систем, что должно обеспечить существенное сокращение сроков рассмотрения судебных дел и споров, уменьшение количества незавершенных дел и случаев потери документов, удобный и быстрый доступ к информации, а также повышение качества и эффективности работы судебного аппарата. Решением всех перечисленных вопросов может стать внедрение и использование в деятельности органов правосудия аппаратно-программного комплекса "Электронный архив судопроизводства", предлагаемого корпорацией ЭЛАР, который включает в себя участок сканирования бумажных документов, систему архивного хранения и систему управления архивом. Так, с помощью оборудования, размещенного на участке сканирования, оцифровывают различные виды документации: сшитой - на книжных сканерах (ЭЛАР План Скан), расшитой - на высокоскоростных документных сканерах с автоподачей (ЭЛАР СКАМАКС). Полученные в результате этих работ электронные образцы документов проходят автоматическую обработку, включая распознавание содержащегося в них текста, и поступают в центр автоматической архивации, где при помощи специального модуля создается и заполняется учетная карточка документа по нескольким полям (номер дела, тип документа, дата документа, имя судьи, примечания). После этого документ поступает в электронный архив. Указанный модуль может создавать также учетные карточки документов в электронном архиве на основе данных автоматизированных информационных систем судопроизводства и быть полностью интегрированным с ними. Сразу же после архивации документ становится доступным для поиска как по полям учетной карточки, так и по тексту пользователям архива, обладающим правами, необходимыми для его просмотра. Всем документам, хранящимся в электронном архиве, гарантирована сохранность и неизменность. Это достигается путем использования аппаратных средств хранения информации на оптических дисках роботизированной библиотеки. Кроме того, система управления электронным архивом позволяет распределять права доступа к каждому документу для разных категорий пользователей. Опыт внедрения системы "Электронный архив судопроизводства" показывает, что она помогает устранить большинство трудностей, возникающих при работе с бумажными документами. Использование аппаратно-программного комплекса "Электронный архив судопроизводства" позволяет также снизить трудозатраты сотрудников суда за счет автоматизации ряда работ - таких, как перепечатывание текста с бумажного носителя, поиск в архиве, создание статистической отчетности, учет выдаваемых в пользование документов архива. Система обладает функцией расширенного поиска информации по всему архиву, в том числе и поиска по тексту документов, что делает работу более удобной и предоставляет широкие возможности для обобщения судебной практики и анализа информации. Например, с помощью полнотекстового поиска, помогающего найти любые документы архива, содержащие искомое слово или выражение, можно отследить судебную историю физического или юридического лица, найти все документы, ссылающиеся на определенный закон или нормативный акт. Еще один элемент системы - использование электронных графических копий судебных актов при ознакомлении участников процесса с материалами дела. Это позволяет исключить возможность умышленной порчи документов. Кроме того, уведомление заинтересованных лиц о судебных решениях через Интернет снижает зависимость от форс-мажорных обстоятельств, связанных с несовершенством почтовых пересылок, а предоставление гражданам доступа к публичной части электронного архива способствует повышению открытости и доступности правосудия. Внедрение Электронного архива судопроизводства в деятельность суда позволяет значительно сократить время подготовки дела к рассмотрению и повысить эффективность работы суда. Перевод судебных дел в электронную форму ускоряет обмен информацией между подразделениями суда, а также дает возможность снизить нагрузку на участках ксерокопирования. На сегодняшний день Электронный архив судопроизводства уже внедрен в Вологодском и Ульяновском областных судах, в Санкт-Петербургском городском суде, Федеральном арбитражном суде Московского округа, его компоненты (например, участок сканирования судебных документов) используются в 18 судах в России (Челябинский областной суд, Тамбовский областной суд, Московский областной суд и другие). Согласно собранным данным внедрение системы электронного архива значительно ускорило процесс работы над документами за счет быстрого создания обширной базы доступа к электронным копиям судебных документов. Так, например, в Санкт-Петербургском городском суде только за апрель 2010 г. было отсканировано и размещено в электронном архиве 120 томов судебных дел. Для сотрудников судов данный комплекс удобен тем, что позволяет производить оперативный полнотекстовый и атрибутивный поиск нужного документа непосредственно со своего рабочего места, а также работать с текстами электронных документов и иметь доступ к аудио - и видеопротоколам судебных заседаний. Кроме того, благодаря внедренной системе электронного архива одновременно несколько специалистов могут заниматься изучением одного документа. Для руководства суда польза заключается в значительном сокращении издержек на предоставление копий архивных дел как судьям, так и участникам процесса. Не менее значимым является и то, что система позволяет уменьшить расходы на содержание бумажных архивов и высвободить площади, занятые под их хранение. В некоторых судах система успешно используется уже на протяжении нескольких лет, значительно повышая эффективность труда работников судопроизводства. Так, в Федеральном арбитражном суде Московского округа, где с 2006 г. внедрен и интенсивно используется Электронный архив кассационного производства, сотрудники суда имеют оперативный доступ к 600 000 судебных документов, 40 000 видеопротоколам судебных заседаний, а полнотекстовый поиск по всем введенным документам позволяет быстро находить по прецеденту нужные документы. А в Ульяновском областном суде, Вологодском областном суде, где была проведена интеграция системы электронного архива с ГАС "Правосудие", все адвокаты, прокуроры и остальные участники судебного процесса получили возможность иметь постоянный доступ к электронным копиям дел. Система "Электронный архив судопроизводства" в современных условиях постоянно возрастающего количества судебных документов, а также необходимости увеличения открытости и прозрачности правосудия и повышения результативности сотрудников суда является удобным и эффективным решением большинства существующих в судебном аппарате "бумажных" проблем. Система управления электронным архивом суда, помимо оперативности получения нужных документов, обеспечивает хранение и упорядочивание разнородной информации, хранящейся в электронном виде, в том числе аудио - и видеопротоколов судебных заседаний, автоматизированный контроль за поступлением документов в архив и автоматизацию процесса предоставления отчетности.

Название документа