Направления совершенствования архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции

НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ АРХИВНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СУДАХ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

Н. А. ЛАТЫШЕВА

Латышева Н. А., начальник отдела обеспечения судопроизводства Архангельского областного суда.

Традиционно сведенные в единый нормативный акт правила по судебному делопроизводству, именуемые инструкциями, отводят закреплению порядка работы с архивными документами судов последние или предпоследние главы. По сути, это правильно. Судебное делопроизводство имеет свое логическое окончание в организации подготовки дел к архивному хранению. Тем не менее роль архива суда, его фондов имеет важное значение и в общем плане - документально выражает многолетний результат деятельности по отправлению правосудия в каждом суде общей юрисдикции. Казалось бы, нет ничего статичнее, чем правила архивного делопроизводства. Отчасти с этим утверждением можно согласиться - общие принципы работы с архивными единицами в судах являются "рамочными": принципы обработки дел и нарядов в соответствии с установленными сроками хранения, организация научно-справочного аппарата к документальным фондам, порядок использования документов и т. д. Но общие прогрессивные достижения человечества, связанные с изменениями в дуэте правоотношений между гражданином и государством на фоне широкого распространения электронных технологий, позволяют вносить значительные коррективы в организацию работы архивов судов. Значимость проведения работы в сфере совершенствования архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции подтверждается данными судебной статистики. Ежегодно в судах Российской Федерации по первой инстанции рассматривается порядка 20 млн. судебных дел и материалов, которые по окончании производства по делу подлежат соответствующему учетному хранению. Архивным делом в Российской Федерации является деятельность государственных органов в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, а архивным документом является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией <1>. Владельцем архивного документа является государственный орган, а значит, и суд общей юрисдикции, который осуществляет владение и пользование архивным документом и реализует полномочия по распоряжению им в пределах, установленных законом. Одним из полномочий Российской Федерации в области архивного дела является хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов федеральных органов государственной власти. Руководствуясь принципом разграничения полномочий, к полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относится проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации. Следовательно, все областные (и иные приравненные), районные (городские) суды при решении вопросов архивного делопроизводства должны осуществлять взаимодействие с государственными архивами субъектов Российской Федерации. И здесь возникают первые противоречия. Организация делопроизводства и работы архивов судов общей юрисдикции относится к полномочиям Судебного департамента <2>. Реализуя их, Судебный департамент вправе издавать нормативно-правовые акты в сфере архивного делопроизводства, применяемые в судах. К группе таких документов необходимо отнести Инструкции <3>, которые позволяют применять общие базисные начала в архивном делопроизводстве судов. Однако в процессе непосредственной обработки архивных фондов возникают такие вопросы, разрешить которые в оперативном порядке, в том числе при активной и заинтересованной работе экспертных комиссий судов общей юрисдикции, не представляется возможным. В связи с этим возникает потребность в проведении консультационной работы с государственными архивами субъектов, осуществлении соответствующей плановой контрольно-проверочной работы. Материально-техническое состояние государственных архивов в субъектах Российской Федерации, а также их штатный состав не позволяют осуществлять такое сотрудничество качественно, постоянно и в полной мере. Справедливости ради необходимо заметить, что в более незащищенном положении находятся в настоящее время судебные участки мировых судей. Возможность введения штатных должностей архивариусов в мировой юстиции, финансируемой за счет бюджетов субъектов, доступна не всем регионам. К примеру, в Архангельской области, насчитывающей 69 судебных участков мировых судей согласно штатному расписанию агентства по организационному обеспечению деятельности мировых судей, нет ни одной должности архивариуса. Муниципальные архивы, которые находятся в границах судебных участков и являются, согласно действующему законодательству, структурными подразделениями органов местного самоуправления, осуществляют хранение, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, также фактически оказались не готовы к взаимодействию. Таким образом, надлежащая организация ведения консультативно-методической работы с государственными и муниципальными архивами является одним из основных направлений дальнейшего совершенствования архивного делопроизводства в судах, что существенно повлияет на повышение качества работы архивов судов. -------------------------------- <1> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле" // СЗ РФ. 25.10.2004. N 43. Ст. 4169. <2> Пункт 12 ст. 6 Федерального закона от 08.01.1998 N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации" (в ред. от 28.06.2009) // СЗ РФ. 12.01.1998. N 2. Ст. 223. <3> Инструкции по судебному делопроизводству в районных (городских), областных и иных приравненных судах, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования и использования, утв. Приказом СД при ВС РФ от 28.12.2005), Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утв. Приказом СД при ВС РФ от 01.06.2007.

Важнейшим результатом реализации концепций развития судебной системы в предыдущие годы являются высокие показатели обеспеченности компьютерной, копировально-множительной техникой, сканирующими устройствами. Широко применяются средства программного обеспечения. Одна из подсистем ГАС "Правосудие" именуется "Архивное делопроизводство". Очевидным является тот факт, что в связи с этими достижениями деятельность архива суда становится более технологичной, появляются новые подходы к созданию электронных научно-справочных аппаратов, включая, главным образом, описи дел, значительно упрощается поиск документов. Создание банков судебных решений, методы сканирования судебных дел создают основу для электронного документооборота в архивах судов. Многие архивные документы суда становятся доступными для судей и работников аппарата суда непосредственно на рабочем месте. В ежегодно утверждаемых председателями судов номенклатурах дел в графе "примечание" все чаще стали производиться пометки "ведется в электронном виде". В ближайшие годы из бумажного документооборота будут полностью вытеснены многие учетные журналы. Наиболее яркие примеры - журналы учета входящей и исходящей корреспонденции, которые относятся к документам кратковременного срока хранения и согласно действующим нормам могут не передаваться в архив суда. Удобство в использовании, оперативность, высокое качество при проведении статистической и сравнительно-аналитической работы - это главные преимущества применения электронных технологий в судах. Но вопросы остаются. Самый существенный из них - как обеспечить сохранность и прочтение электронных документов спустя годы. Об этом говорит опыт зарубежных стран, где переход на электронный документооборот начал осуществляться с конца 90-х годов прошлого столетия. Меняющееся программное обеспечение судов, обновление компьютерной техники и списание морально и физически устаревающего оборудования оставляют "на контроле" вопрос читабельности документов в будущем. С 1 июля 2010 г. вступает в силу Федеральный закон N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов" <4>. Статья 17 данного нормативного акта предусматривает возможность ознакомления пользователей с информацией о деятельности судов, находящейся в архивных фондах и должна осуществляться в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. При этом в судах общей юрисдикции в полной мере должны соблюдаться основные принципы обеспечения доступа к информации о деятельности судов. С одной стороны, это принцип свободы поиска, получения, передачи, распространения информации о деятельности судов любым законным способом. С другой стороны, суды должны в полной мере соблюдать права граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиты чести и деловой репутации, а также соблюдение прав и законных интересов участников судебного процесса. Надлежащее выполнение указанных требований, особенности судопроизводства в регионах, скорее всего, станут причиной издания внутренних локальных актов: распоряжений председателей судов, памяток, правил и т. п. -------------------------------- <4> СЗ РФ. 29.12.2008. N 52 (ч. 1). Ст. 6217.

Одним из основных направлений работы архивов судов является правильное определение сроков хранения единиц архивного хранения. В настоящее время сроки хранения документов в судах определяются на основании Перечня документов судов общей юрисдикции с указанием срока их хранения 2007 г. Некоторые из нормативно установленных требований должны быть пересмотрены в ближайшее время. В первую очередь речь идет о действующих в настоящее время постоянных (вечных) сроках хранения для надзорных производств и учетно-статистических карточек. В дальнейшем необходим их перевод на временные сроки хранения. Достаточно прогрессивный характер имеет норма п. 8.2 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, согласно которой документы временного срока хранения (до 10 лет) или "до минования судов" в архив судов не передаются. На практике - это значительная часть дел, а также большинство журналов и нарядов общего делопроизводства. Суды общей юрисдикции имеют возможность создавать "мини-хранилища", которые находятся непосредственно в тех или иных канцеляриях, не требуют специальной обработки и находятся в границах оперативной доступности. С введением в действие новых зданий судов, имеющих достаточно просторные рабочие кабинеты, эта тенденция в архивном делопроизводстве будет развиваться. Ежегодно в архивы судов поступают сотни и тысячи запросов о выдаче копий из материалов дел. Причем запрашиваются не только заверенные судебные акты, имеющие итоговый характер, но и иные материалы дела, в том числе и досудебного характера, часто - в нескольких экземплярах. Сопровождает вопросы регулирования правоотношений в данной сфере законодательство о федеральном сборе - государственной пошлине. В частности, с 29 января текущего года начал действовать п. 20 ч. 1 ст. 333.36 Налогового кодекса <5>, фактически закрепляющий реализацию возможности беспошлинного характера предоставления всех запрашиваемых документов физическим лицам, отбывающим наказание в виде лишения свободы. Позиция многих председателей судов общей юрисдикции в настоящее время следующая: предоставлять те документы, которые необходимы для дальнейшего обжалования в целях полной реализации права на доступ к правосудию. Все иные документы из материалов дел наделенные таким правом лица имеют возможность получить с помощью собственных технических средств также без оплаты государственной пошлины. -------------------------------- <5> ФЗ N 318-ФЗ "О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации" // СЗ РФ. 17.12.2009.

Меняется технология работы с документами на бумажных носителях. Обеспечение судебного делопроизводства при помощи новых аппаратов - брошюровочно-переплетных станков, устройств для прошивки документов - существенно модернизирует работу судов. Указанные направления совершенствования работы судов приводят к качественным изменениям в архивном делопроизводстве судов общей юрисдикции и являются одной из важных составляющих судебной реформы.

Название документа