Торговля: журнал учета товаров на складе

(Авдеев В. В.)

("Налоги" (газета), 2011, N 19)

Текст документа

ТОРГОВЛЯ: ЖУРНАЛ УЧЕТА ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ

В. В. АВДЕЕВ

Товарные запасы представляют собой основной вид активов организаций, занятых торговым бизнесом. Поэтому результаты хозяйственной деятельности любой торговой компании во многом зависят от грамотной организации бухгалтерского учета товаров. В свою очередь, организация бухгалтерского учета товаров базируется на порядке ведения складского учета товаров, основными методами которого выступают сортовой и партионный способы учета. Складские операции, как и любые другие факты хозяйственной деятельности организаций, подлежат документальному оформлению. Состав складских документов и порядок их оформления зависят от того, какой метод складского учета товаров использует торговая компания.

В соответствии с нормами российского бухгалтерского законодательства товары являются частью материально-производственных запасов организации, приобретенные у других субъектов хозяйственной деятельности и предназначенные для перепродажи. На это указано в п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее - ПБУ 5/01). В связи с чем при учете товаров организации руководствуются не только нормами ПБУ 5/01, но и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания).

Обратите внимание!

24 декабря 2010 г. Минфин России утвердил Приказ N 186н "О внесении изменений в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету и признании утратившим силу Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 15 января 1997 г. N 3", который внес изменения в т. ч. и в вышеназванные Методические указания. При этом п. 3 Приказа N 186н установлено, что он вступает в силу с бухгалтерской отчетности за 2011 г.

Как известно, в силу Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) торговые организации должны вести синтетический и аналитический учет товаров. Напомним, что в соответствии со ст. 2 Закона N 129-ФЗ под аналитическим учетом понимается учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. Иными словами, именно аналитический учет товаров является основой для ведения синтетического учета указанных активов.

Как сказано в п. 239 Методических указаний, аналитический учет товаров в бухгалтерской службе ведется в натурально-стоимостном выражении, т. е. по наименованиям товаров с их отличительными признаками (марка, артикул, сорт и т. д.), по количеству и фактической себестоимости. При ведении натурально-стоимостного учета применяется либо сортовой, либо партионный метод учета товаров. В связи с тем, что темой данной статьи является журнал учета товаров на складе, мы рассмотрим именно сортовой метод складского учета товаров, т. к. оформление указанного журнала производится лишь при данном методе складского учета.

Сортовому методу посвящены п. п. 136 - 140 Методических указаний, в соответствии с которыми сортовой метод учета предполагает отдельный учет товаров каждого наименования, причем в данном случае не имеет значения время его поступления на склад, а также цена его приобретения. Поступивший товар присоединяется к аналогичному товару, уже имеющемуся на складе. Складской учет ведется материально ответственным лицом торговой организации - кладовщиком, заведующим складом и т. д.

Напоминаем, что с материально ответственными лицами компании организация должна заключить договор о полной материальной ответственности, случаи которой перечислены в ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации. Обращаем ваше внимание на то, что полная материальная ответственность сотрудника предполагает заключение письменного договора. Причем такой договор может заключаться только с совершеннолетними сотрудниками торговой организации, непосредственно обслуживающими или использующими имущество фирмы. Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности утвержден Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85.

Отсутствие такого договора с материально ответственным лицом приведет к тому, что в случае недостачи товаров работник склада будет нести ограниченную материальную ответственность, предполагающую возмещение ущерба, нанесенного работодателю, в размере своего среднемесячного заработка.

Однако вернемся к сортовому способу учета товаров, который в отличие от бухгалтерского учета ведется в количественном выражении. На каждое наименование поступившего товара материально ответственное лицо открывает либо карточку складского учета товаров, либо заводит отдельную страницу в журнале учета движения товаров на складе.

Мы уже отметили, что складские операции также подлежат документальному оформлению. Причем реализация данного требования бухгалтерского законодательства осуществляется посредством применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России. И только в случае отсутствия унифицированных форм первичных учетных документов организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов. При этом самостоятельно разработанные формы должны отвечать всем требованиям Закона N 129-ФЗ, т. е. содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а возможность их применения закреплена учетной политикой организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, а также указания по их применению разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. Указанным Постановлением предусмотрена унифицированная форма журнала учета товаров на складе - N ТОРГ-18.

Как следует из указаний по применению унифицированных форм по учету торговых операций, журнал учета товаров на складе применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). Если в компании обработка данных документов ведется автоматизированным способом, то ведение данного журнала возможно путем отдельных ведомостей на бумажных и машинных носителях информации. Предназначен журнал N ТОРГ-18 для количественного учета товаров, открывается он материально ответственным сотрудником склада на один год в одном экземпляре и хранится непосредственно на складе торговой организации. Он содержит следующие сведения о товаре: наименование товара, сорт, количество и цену. Основанием для занесения записей в журнал N ТОРГ-18 выступают приходные и расходные документы или накопительные ведомости по учету отпуска товаров и тары за день.

Покажем на примере, как заполняется унифицированная форма журнала N ТОРГ-18.

Пример.

Предположим, что в организации "Альянс", основным видом деятельности которой является оптовая торговля продуктами питания, на 1 января 2011 г. числился остаток сахара-песка в количестве 550 кг. 17 января 2011 г. организация получила по накладной N 123 от ООО "Сахарный мир" 1000 кг сахара.

18 января 2011 г. со склада кладовщик отпустил по накладной N 12 детскому саду "Солнышко" 300 кг сахара.

20 января 2011 г. по накладной N 13 было отпущено 500 кг сахара ООО "Берег".

Код

Форма по ОКУД 0330218

ООО "Альянс" г. Омск, ул. Совхозная 6, 35-76-15

________________________________________________________ по ОКПО xxxxxxx

организация, адрес

Склад N 4

________________________________________________________

структурное подразделение

Вид деятельности по ОКДП xxxxxx

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ

2011

ЗА ____ Г.

Кладовщик Глушко Е. Н.

Лицо, ответственное за ведение журнала ______________ _____________________

должность фамилия, имя,

отчество

Сахар-песок ГОСТ 21-94

Наименование товара _______________________________________________________

килограмм

Единица измерения _________________________________________________________

наименование

Дата Номер документа Приход Расход Остаток Примечание

1 2 3 4 5 6 7

550 Остаток

на 01.01.2011

15.01.2011 123 1000 1550 ООО "Сахарный

мир"

17.01.2011 12 300 1250 д/с

"Солнышко"

20.01.2011 13 500 750 ООО "Берег"

...

и т. д.

Окончание примера.

Как видим, учет товаров на складе ведется материально ответственным лицом в натуральном выражении. В установленные сроки материально ответственное лицо сдает в бухгалтерскую службу все приходные и расходные документы по движению товаров. После проверки качества оформления "первички", а также законности совершенных операций, подтвержденных первичными документами, производится таксировка, т. е. определяется денежная оценка совершенных операций путем умножения количества поступившего (отпущенного) товара на его цену. Как уже было отмечено, в бухгалтерии аналитический учет товаров ведется как в количественном, так и в суммовом выражении, причем чаще для этих целей используются оборотные ведомости, хотя может применяться и сальдовый метод.

Использование оборотных ведомостей для ведения аналитического учета может осуществляться в двух вариантах.

В первом случае в бухгалтерской службе на каждое наименование товара заводится своя карточка количественно-суммового учета, в которой отражается движение товара на основании первичных документов, сдаваемых складом. Иначе говоря, этот вариант фактически дублирует складской учет. Разница заключается лишь в том, что в бухгалтерии, кроме количественного учета, ведется еще и суммовой учет. По окончании каждого месяца в каждой карточке определяются обороты товара за месяц и его остатки на конец месяца. Данные карточек служат основанием для составления ежемесячных оборотных ведомостей, которые составляются отдельно по каждому складу торговой организации, которые в дальнейшем объединяются в сводные оборотные ведомости, сверяемые с данными синтетического учета товаров.

При использовании второго варианта в бухгалтерии карточки не ведутся, а итоговые данные, заносимые в оборотные ведомости, берутся сразу из первичных документов, группируемых по каждой номенклатуре товаров.

Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом случае. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в складских карточках.

Сальдовый метод не предполагает составления оборотных ведомостей по номенклатуре товаров. Учет движения товаров осуществляется бухгалтерской службой по товарным группам, причем лишь в денежном выражении исходя из учетных цен.

В данном случае "первичка", сдаваемая материально ответственными лицами в бухгалтерию, проверяется по качеству и сверяется с записями в карточках складского учета либо со страницами журнала N ТОРГ-18. После сверки записей остатки товара переносятся в сальдовую ведомость, которая составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, разница состоит лишь в том, что в сальдовой ведомости отсутствуют данные о приходе и расходе товара.

Название документа