Антикризисный дизайн

(Топал С.)

("Безопасность бизнеса", 2009, N 3)

Текст документа

АНТИКРИЗИСНЫЙ ДИЗАЙН

С. ТОПАЛ

Топал С., эксперт компании "Астарта престиж".

В тяжелый период столичные компании столкнулись с необходимостью экономить. Сегодня они стали более предусмотрительно относиться к расходам, особенно к арендным платежам. Среди основных антикризисных задач появилась еще одна: сохранить функциональность офиса и комфортность рабочих мест на небольшой площади.

Прощание с простором

По аналитическим оценкам экспертов рынка коммерческой недвижимости, только осенью 2008 г. цены и арендные ставки снизились на 25 - 40%, а до конца 2009 г. они могут подешеветь еще на 20 - 40%. В последнем квартале спрос на офисы значительно сократился. "На рынке аренды в октябре 2008 г. также резко увеличилась суммарная площадь экспонируемых объектов - на 57% по сравнению с сентябрем, а в ноябре она возросла еще на 6%, - говорит Денис Колокольников, генеральный директор компании RRG (консалтинг в сфере коммерческой недвижимости). - С октября началось уменьшение цен и в сегменте аренды, и в сегменте продажи. За октябрь снижение цены предложения на рынке купли-продажи составило 2,6%, за ноябрь она снизилась еще на 2,3%, до значения 6313 долларов за кв. м. Средняя арендная ставка в конце осени по сравнению с докризисными летними месяцами оказалась ниже на 19%".

Ситуация связана с тем, что многие компании в виде антикризисных мер сократили штат сотрудников, а также стали более взвешенно подходить к вопросу использования офисного метража. Некоторые решили выживать в кризис с помощью радикальных мер: переезда в помещение меньшей площади или сокращения размеров собственного помещения, сдав излишки в субаренду. "Эта тенденция отразилась на организации пространства, - говорит Александр Бандуркин, партнер компании "Астарта престиж", производителя систем перегородок. - Клиенты стремятся планировать офисы более компактно, при этом сохраняя количество рабочих мест и функциональные зоны".

В тесноте, да не в обиде

Из-за высоких арендных ставок коммерческой недвижимости российские компании и ранее не отличались расточительностью в вопросах использования площадей. Однако чтобы произвести впечатление на клиентов и партнеров, под зону ресепшн все чаще отводили просторные помещения. При этом отделка также должна была удивить посетителя дороговизной и стилем. Кризис заставляет пересматривать ориентиры. Например, компании-аутсорсеры - PR-агентства, тренинговые, консалтинговые фирмы - в планировке вообще могут отказаться от фронт-офиса. "В основном мы проводим выездные встречи на территории заказчика. Так удобнее обеим сторонам: клиент не отвлекается от своей работы, а наши менеджеры имеют наглядное представление о деятельности компании-партнера, - говорит Сергей Пархоменко, генеральный директор PR-агентства "Идеи&Решения". - Для гостей в офисе есть приватная зона, где можно побеседовать и попить чай".

Фирмы, которые принимают у себя посетителей, безусловно, не могут отказаться от фронт-офиса.

Но они стремятся уменьшить его площадь. Для того чтобы выяснить оптимальный размер, надо оценить поток клиентов. Зачастую с функциональной точки зрения нет необходимости в просторной приемной, но при этом есть опасения, что маленькое помещение будет удручающе действовать на присутствующих. К решению стоит подключить дизайнера. "Зону ресепшн можно выполнить в светлых тонах с использованием зеркал или стекла, а стол секретаря расположить в противоположном по диагонали от входа углу и сделать ярким. Это визуально расширит помещение и отвлечет внимание гостей от размеров комнаты", - считает дизайнер Алена Филинова.

А вот отказаться от приемной директора - рациональный шаг для многих организаций. Помощника может заменить секретарь с ресепшн, там же могут подождать гости руководителя.

Залы для брифингов, переговоров и семинаров, которые тоже являются частью фронт-офиса, можно заменить одним помещением с многофункциональной мебелью. Она за несколько минут изменит планировку под нужное мероприятие. "Если переговорную комнату разместить рядом с кабинетом руководителя и установить между ними раздвижную систему перегородок, то изменяться сможет не только назначение, но и площадь помещения, - поясняет эксперт "Астарта престиж". - Подобным образом могут разделяться также две маленькие переговорные или переговорная и зона отдыха".

В пределах комфорта

Однако такие компании, как банки, страховые фирмы, клиники, ни при каких обстоятельствах не пожертвуют клиентской зоной. Комфортный зал ожидания для них - залог удобства посетителей, а значит, эффективной работы.

В этом случае оптимизировать стремятся рабочую зону. В пример можно привести фитнес-центры, где клиентская зона - тренажерный или спортивный зал. Помещения для сотрудников здесь могут быть совсем небольшие. "Кабинет для менеджеров у нас всего восемь квадратных метров, в нем - шесть рабочих мест для девяти человек, - говорит Денис Демочкин, представитель спортцентра Zebra-fitness. - Они работают по сменам, места хватает всем. Площадь занимают только столы и тумбочки, для документов и личных вещей используем навесные полки".

Во многих случаях эффективнее отказаться от кабинетной системы и разместить сотрудников в открытом пространстве. Однако его тоже необходимо использовать рационально. "Бывает, что рабочие места расположены по принципу "сколько поместилось мебели", поэтому много квадратных метров простаивает под шкафами и тумбами, - считает Алена Филинова. - Сокращение площади в таком случае особо не притеснит сотрудников, но принесет выгоду руководству".

Решение в этом случае - грамотный выбор и расстановка мебели. Шкаф, например, лучше установить не вдоль стены, а торцом к ней. Так он займет меньше места и при необходимости отгородит зону отдыха: за ним можно поставить диван и журнальный столик. Столу эргономичности добавят навесная полка, стеллаж и брифинг-приставка вместо тумбочек и стола для переговоров соответственно. К тому же, по статистике, около 30% сотрудников находятся постоянно в разъездах или имеют свободный график. Дизайнеры считают, что для них не обязательно полностью оснащать рабочие места. Достаточно небольшого столика для ноутбука и мобильной тумбочки для личных вещей.

Однако к использованию открытого пространства стоит подходить с осторожностью и учитывать бизнес-процессы в компании. В качестве примера директор по развитию туристической компании "Аврора Интур" Ольга Рыбина приводит свою фирму. Ее центральный офис находится в центре Москвы и занимает около 300 кв. м. "Здание это старое, изначально поделено на кабинеты, в каждом - по 7 - 10 человек. Изменить что-то нельзя, да и не нужно. Важно, чтобы менеджеры, формирующие туры, и сотрудники, оформляющие путевки клиентам, сидели в разных помещениях. Для нас неприемлемо, чтобы посетители знали подробности внутренней работы", - рассказывает эксперт.

Однако если изначально помещение не разбито на кабинеты, то делать это с помощью капитальных стен, проводя ремонт, по мнению экспертов "Астарта престиж", не стоит. "Если использовать мобильные перегородки, то можно в доступном исполнении создать отдельные кабинеты для менеджеров, - поясняет Александр Бандуркин. - При этом конструкции высотой два метра не нарушают принцип открытой планировки и позволяют использовать единую систему вентиляции и кондиционирования в помещении".

Ставка на эргономичность

Безусловно, сокращение рабочего пространства компаний - это вынужденная мера. Но психологи отмечают ряд преимуществ компактных офисов перед масштабными. "В небольших фирмах зачастую выше сплоченность коллектива, крепкий командный дух, положительная атмосфера, целеустремленность сотрудников, ориентация на результат", - считает психолог-тренер Андрей Мамонтов. Компактный open space позволяет всем сотрудникам быть в курсе происходящих событий, особенно если идет работа над общим проектом. Переговорная, смежная с кабинетом руководителя - это не только постоянный контроль, но и необходимая помощь в ответственный момент.

Навесные полки вместо шкафов и тумбочек позволяют нужным документам быть на расстоянии вытянутой руки и экономить как минимум 20 рабочих минут в день на хождении по офису.

Оптимизируя офисное пространство, можно параллельно найти эффективные решения перераспределения функционала сотрудников. Например, вместо личного помощника директора можно взять еще одного менеджера, а задачи первого переложить на секретаря.

"Небольшой офис скорее непривычно, чем плохо, - считает Алена Филинова. - Отсутствие кухни, например, - это возможность прогуляться в обеденный перерыв, попробовать блюда разных ресторанов, лучше узнать район". Также психологи рекомендуют пятиминутки кофе-брейков проводить стоя с чашками. За это время можно снять стресс, быстро обменяться оперативной информацией, проблемами и даже найти неожиданное решение.

Название документа