Материалы: складской учет товаров
(Авдеев В. В.)
("Налоги" (газета), 2012, N 40)
Текст документа
МАТЕРИАЛЫ: СКЛАДСКОЙ УЧЕТ ТОВАРОВ
В. В. АВДЕЕВ
Товарные запасы представляют собой основной вид активов организаций, занятых торговым бизнесом. Поэтому результаты хозяйственной деятельности любого продавца во многом зависят от грамотного ведения бухгалтерского учета товаров. В свою очередь, организация бухгалтерского учета товаров базируется на порядке ведения их складского учета, основными методами которого выступают сортовой и партионный способы учета. При этом складские операции, совершаемые с товарами на складах, так же как и все иные факты хозяйственной деятельности, оформляются специальными документами, причем их состав и порядок оформления зависят от того, какой метод складского учета товаров используется торговой компанией.
Как известно, основным способом продажи товаров является, конечно же, продажа товаров со склада торговой организации, хотя при небольших объемах продаж товар может продаваться оптовиками и "с колес". Вместе с тем последний вариант продажи товаров скорее исключение, чем правило. В силу этого практически ни один продавец (оптовый или розничный) не может обойтись без наличия складских помещений, где хранятся товарные запасы торговой компании. Причем чем крупнее фирма, тем большее складское хозяйство находится в ее ведении. Так, крупные торговые компании для хранения своих товарных запасов могут иметь центральные склады или базы, которые могут быть как общими, так и специализированными. Кроме центрального склада в торговой компании могут создаваться и склады, обслуживающие конкретные подразделения торговой фирмы. Каждому складу приказом по организации присваивается свой постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
Нужно сказать, что складские помещения в зависимости от своего назначения подразделяются на складские помещения основного производственного и подсобного назначения. К первому типу складских помещений относится часть склада, предназначенная для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки товаров. Зону склада, в которой выполняются логистические операции, связанные с подготовкой товаров к выдаче и отгрузке, а также их упаковка, нанесение маркировки, оформление перевозочных документов, иначе называют экспедицией. Вторая группа складских помещений представляет собой помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки и прочего.
Свое складское хозяйство торговая фирма организует самостоятельно исходя из своих потребностей, при этом следует избегать создания излишних промежуточных складов в целях недопущения перемещения товаров с одних складов на другие.
Склад торговой организации целесообразно разделить на отдельные секции, внутри которых следует размещать товары по группам, типам, сортам, укладывая их в штабеля, на стеллажи, полки, в закрома, мешки, ящики и другую тару. Такое размещение товаров позволит торговой организации обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки их наличия. В местах хранения каждого вида товаров необходимо прикреплять ярлыки, на которых следует указывать данные о находящемся на хранении товаре: его наименовании, номенклатурном номере, единице измерения, цене и таких отличительных признаках, как марка, артикул, размер, сорт и т. п.
Места хранения товаров должны быть оснащены необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой для обеспечения точного измерения количества товарных запасов, их переосвидетельствования и клеймения. В крупных оптовых компаниях немаловажное значение имеет внедрение централизованной доставки товаров с центральных складов в соответствующие подразделения организации по заранее согласованным графикам.
Для контроля над сохранностью товаров огромное значение имеет определение в организации круга лиц, ответственных за приемку и отпуск товаров по каждому складу, за правильное и своевременное документальное оформление операций по движению товарных запасов. С заведующими складами, кладовщиками, экспедиторами и другими работниками складского хозяйства должны быть заключены в установленном порядке договоры о полной материальной ответственности.
Обращаем внимание читателей на то, что полная материальная ответственность сотрудника предполагает заключение с ним письменного договора. Причем такой договор может заключаться торговой компанией исключительно с совершеннолетними работниками, непосредственно обслуживающими или использующими имущество фирмы. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности утвержден Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".
Имейте в виду, что отсутствие такого договора с материально ответственным лицом приведет к тому, что в случае недостачи товаров работник склада будет нести ограниченную материальную ответственность, предполагающую возмещение ущерба, нанесенного работодателю, в размере своего среднемесячного заработка.
Обратите внимание! Если в штате организации не предусмотрена должность заведующего складом, его обязанности могут возлагаться на другого работника с обязательным заключением договора о полной материальной ответственности.
Особое внимание следует обратить на то, что увольнение или перемещение материально ответственных лиц производится только по согласованию с главным бухгалтером торговой организации. При этом освобождению материально ответственных лиц от занимаемых должностей на основании п. 258 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н), должна предшествовать сплошная инвентаризация числящихся за ними товаров, принятых на хранение. После чего нужно оформить акт приема-передачи товаров, который подписывается работником, сдающим материальные ценности, и тем, кто их принимает на хранение. В данном акте обязательно отражаются наименование передаваемых товаров, их количество, цена за единицу, стоимость по каждой позиции, а также реквизиты (должность, Ф. И.О., подпись, дата) о сдаче и приеме товаров. Основанием для заполнения данных указанного акта являются соответствующие инвентаризационные описи, оформляемые при проведении ревизии товаров.
Акт приема-передачи товаров от одного материально ответственного лица другому подписывается главным бухгалтером торговой компании и утверждается ее руководителем, а по складам подразделений фирмы продавца - руководителем соответствующего структурного подразделения.
В случае выявления бухгалтером расхождений между данными бухгалтерского учета товаров и данными об их фактическом наличии руководитель фирмы должен принять соответствующие меры до даты увольнения (перевода на другую должность) сотрудника, прежде отвечавшего за сохранность вверенных ему ценностей. Одновременно с этим торговая организация должна заключить с новым сотрудником договор о полной материальной ответственности.
Помимо всего прочего, в организации должен быть определен перечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы на получение и отпуск товаров со складов, а также на вывоз их из мест хранения. Данный перечень также должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем торговой организации, в нем должны быть указаны должность, фамилия, имя и отчество должностного лица, а также виды операций, по которым данное лицо имеет право принятия решений.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что контроль над движением и сохранностью товарных запасов в торговой фирме осуществляется путем составления и утверждения:
- схемы документооборота. В рамках данной схемы утверждаются формы документов по учету товаров (в т. ч. разработанные в самой организации), указываются должностные лица (утверждаются образцы их подписей), отвечающие за движение товарных запасов на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. Кроме того, при организации документооборота утверждается выбранный организацией метод учета товаров на складах (количественный или количественно-суммовой);
- реестра мест хранения. Выше было отмечено, что каждому складу торговой организации присваивается свой постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада;
- единой для всех подразделений фирмы системы классификации и присвоения номенклатурного номера единицы учета товаров;
- рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету товаров, позволяющего обособленно учитывать движение товаров в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, развитию, маркетингу, складскому учету и т. п.);
- порядка и сроков проведения инвентаризации товарных запасов.
Итак, учет товаров на складе торговой организации ведут материально ответственные лица. Причем складской учет товаров ведется в натуральных показателях по номенклатуре товаров. Порядок ведения товаров на складе зависит от многих факторов - от способа хранения, от частоты и объема поставок товаров, совместимости по условиям хранения, от ассортимента товаров и т. д. На практике применяются партионный или сортовой способ учета.
В соответствии с нормами российского бухгалтерского законодательства торговые организации обязаны вести синтетический и аналитический учет товаров. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) под аналитическим учетом понимается учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета. Иными словами, именно аналитический учет товаров является основой для ведения синтетического учета товаров.
Обратите внимание! С 1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а Закон N 129-ФЗ признается утратившим силу (ст. ст. 31 и 32 Закона N 402-ФЗ).
Как указано в п. 239 Методических указаний N 119н, аналитический учет товаров в бухгалтерской службе ведется в натурально-стоимостном выражении, т. е. по наименованиям товаров с их отличительными признаками (марка, артикул, сорт и т. д.), по количеству и фактической себестоимости. При ведении натурально-стоимостного учета применяются либо сортовой, либо партионный метод учета товаров. Сортовому методу посвящены п. п. 136 - 140 Методических указаний N 119н, в соответствии с которыми сортовой метод учета предполагает отдельный учет товаров каждого наименования, причем в данном случае не имеет значения время его поступления на склад, а также цена его приобретения. Поступивший товар присоединяется к аналогичному товару, уже имеющемуся на складе. Складской учет ведется материально ответственным лицом торговой организации - кладовщиком, заведующим складом и т. п. На каждое наименование поступившего товара материально ответственное лицо либо открывает карточку складского учета товаров, либо заводит отдельную страницу в журнале учета движения товаров на складе.
Как уже было отмечено, складские операции также подлежат документальному оформлению. Причем реализация данного требования бухгалтерского законодательства осуществляется посредством применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. И только в случае отсутствия унифицированных форм первичных учетных документов организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов. При этом самостоятельно разработанные формы должны отвечать всем требованиям Закона N 129-ФЗ, т. е. содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а возможность их применения закреплена учетной политикой организации.
Обратите внимание! В новом Законе N 402-ФЗ не предусмотрено применение унифицированных форм первичной учетной документации. Согласно п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом необходимо, чтобы первичный учетный документ содержал перечень обязательных реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
В настоящее время Закон N 129-ФЗ требует от организаций принимать к бухгалтерскому учету первичные учетные документы при условии, что они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только в случае отсутствия таких форм организация вправе самостоятельно разработать форму требуемого документа.
Таким образом, Законом N 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов, разработанные организацией самостоятельно, не обязаны соответствовать утвержденным унифицированным формам. Следовательно, в такой ситуации возможно возникновение определенных конфликтов по этому поводу - как между хозяйствующими субъектами, так и между ними и государственными органами.
В настоящее время унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, а также Указания по их применению разработаны и утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. Указанным Постановлением для ведения складского учета товаров предусмотрены:
- форма N ТОРГ-18 "Журнал учета товаров на складе";
- форма N ТОРГ-28 "Карточка количественно-стоимостного учета".
Как следует из Указаний по применению унифицированных форм по учету торговых операций, Журнал учета товаров на складе применяется для учета движения и остатков товаров, и тары на складе (в кладовой). Если в компании обработка данных документов ведется автоматизированным способом, то ведение данного журнала возможно путем оформления отдельных ведомостей на бумажных и машинных носителях информации. Предназначен журнал N ТОРГ-18 для количественного учета товаров, открывается он материально ответственным сотрудником склада на один год в одном экземпляре и хранится непосредственно на складе торговой организации. Он содержит следующие сведения о товаре: наименование товара, сорт, количество и цену. Основанием для занесения записей в журнал N ТОРГ-18 выступают приходные и расходные документы или накопительные ведомости по учету отпуска товаров и тары за день.
Форма N ТОРГ-28 применяется в организациях торговли (на складах, базах) для аналитического учета тех товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении.
Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену могут учитываться объединенно, на одной карточке. Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.
Покажем порядок заполнения унифицированной формы журнала N ТОРГ-18.
Пример. Предположим, что в оптовой торговой компании на 1 января 2012 г. числился остаток сахара-песка в количестве 550 кг. 15 января 2012 г. организация получила по накладной N 123 от ООО "Сахарный мир" 1000 кг сахара.
16 января со склада кладовщик отпустил по накладной N 12 детскому саду "Солнышко" 300 кг сахара.
20 января по накладной N 13 было отпущено 500 кг сахара ООО "Берег".
Код
Форма по ОКУД 0330218
ООО "Альянс", г. Омск, ул. Совхозная, 6,
35-76-15
организация, адрес
Склад N 4
структурное подразделение
Вид деятельности по ОКДП xxxxxx
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ
2012
ЗА ---- Г.
Кладовщик Глушко Е. Н.
Лицо, ответственное за ведение журнала --------- -----------------
должность фамилия, имя,
отчество
Сахар-песок, ГОСТ 21-94
Наименование товара ----------------------------------------------
килограмм
Единица измерения ------------------------------------------------
наименование
Дата Номер документа Приход Расход Остаток Примечание
1 2 3 4 5 6 7
550 Остаток на
01.01.2012
ООО
15.01.2012 123 1000 1550 "Сахарный
мир"
16.01.2012 12 300 1250 д/с
"Солнышко"
20.01.2012 13 500 750 ООО
"Берег"
...
...
и т. д.
Окончание примера.
Как видим, учет товаров на складе ведется материально ответственным лицом в натуральном выражении. В установленные сроки материально ответственное лицо сдает в бухгалтерскую службу все приходные и расходные документы по движению товаров. После проверки качества оформления "первички", а также законности совершенных операций, подтвержденных первичными документами, производится таксировка, т. е. определяется денежная оценка совершенных операций путем умножения количества поступившего (отпущенного) товара на его цену. Как уже было отмечено, в бухгалтерии аналитический учет товаров ведется как в количественном, так и в суммовом выражении, причем чаще для этих целей используются оборотные ведомости, хотя может применяться и сальдовый метод.
Использование оборотных ведомостей для ведения аналитического учета может осуществляться двумя вариантами.
В первом случае в бухгалтерской службе на каждое наименование товара заводится своя карточка количественно-суммового учета, в которой отражается движение товара на основании первичных документов, сдаваемых складом. Иначе говоря, этот вариант фактически дублирует складской учет. Разница заключается лишь в том, что в бухгалтерии кроме количественного учета ведется еще и суммовой учет. По окончании каждого месяца в каждой карточке определяются обороты товара за месяц и его остатки на конец месяца. Данные карточек служат основанием для составления ежемесячных оборотных ведомостей, которые составляются отдельно по каждому складу торговой организации и в дальнейшем объединяются в сводные оборотные ведомости, сверяемые с данными синтетического учета товаров.
При использовании второго варианта в бухгалтерии карточки не ведутся, а итоговые данные, заносимые в оборотные ведомости, берутся сразу из первичных документов, группируемых по каждой номенклатуре товаров.
Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом случае. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в складских карточках.
Сальдовый метод не предполагает составления оборотных ведомостей по номенклатуре товаров. Учет движения товаров осуществляется бухгалтерской службой по товарным группам, причем лишь в денежном выражении, исходя из учетных цен.
В данном случае "первичка", сдаваемая материально ответственными лицами в бухгалтерию, проверяется по качеству и сверяется с записями в карточках складского учета либо со страницами журнала N ТОРГ-18. После сверки записей остатки товара переносятся в сальдовую ведомость, которая составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, разница состоит лишь в том, что в сальдовой ведомости отсутствуют данные о приходе и расходе товара.
Партионный метод учета товаров основан на п. 242 Методических указаний N 119н. При партионном способе учета каждая партия товаров на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При этом товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, на судне, барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т. д.), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам, одного поставщика без расхождений по количеству и качеству допускается считать одной партией. Каждую партию регистрируют в журнале поступающих материальных ценностей. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах.
На каждую партию товаров материально ответственное лицо торговой фирмы открывает партионную карту в двух экземплярах: один - для склада, другой - для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара. Партионная карта (форма N МХ-10) утверждена Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения". Записи в приходной части партионной карты производят на основании товаросопроводительного документа к поступившим товарам с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.
В расходной части партионной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных товаров в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца; подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска товаров со склада. Полный расход партии товаров оформляют в партионной карте подписями заведующего складом и товароведа. После чего партионная карта передается в бухгалтерию фирмы на проверку. Если при проверке данной партии выявляется недостача товаров, то в пределах норм естественной убыли ее списывают за счет организации, а сверх норм естественной убыли недостача товаров взыскивается с материально ответственного лица. Излишки, выявленные при проверке, принимают к учету.
Партионный учет позволяет определить результаты расходования партии товаров без проведения инвентаризации (т. к. фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль над сохранностью товаров и способствует снижению потерь. Однако этот способ учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, т. к. отсутствует возможность оперативного управления товарными запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партионных картах).
Название документа