Расчетный листок и гарантии конфиденциальности

РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК И ГАРАНТИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

И. В. ПОГОДИНА

В настоящее время довольно актуальной в трудовых отношениях является тема соблюдения режима секретности (конфиденциальности). Любая конфиденциальная информация, несомненно, относится к информации ограниченного доступа. Правовой режим последней в нормативно-правовых актах недостаточно определен <1>. -------------------------------- <1> См. об этом: Шевердяев С. Н. Конституционно-правовой режим информации ограниченного доступа // Конституционное и муниципальное право. 2007. N 1.

Как отмечает С. Н. Шевердяев <2>, считается, что типология конфиденциальной информации была установлена Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (в ред. Указа от 23 сентября 2005 г. N 1111) <3>. Данным Указом было определено шесть типов конфиденциальной информации, которые в сокращенном виде могут быть представлены следующим образом: тайна частной жизни, тайна судопроизводства, служебная тайна, профессиональная тайна, коммерческая тайна, изобретательская тайна. -------------------------------- <2> Там же. <3> Собрание законодательства РФ. 1997. N 10. Ст. 1127.

В нормативных актах страны упоминается более 30 видов тайн, соответственно, классификация, приведенная в Указе Президента РФ, неполная. Кроме того, к недостаткам упомянутого Указа относят и то, что не проводится разграничения персональных данных и тайны частной жизни. В настоящее время актуальность темы информации в целом и информации ограниченного доступа в частности можно подтвердить и тем обстоятельством, что летом 2006 г. было принято несколько законов, посвященных указанным вопросам. Так, 27 июля 2006 г. были подписаны Федеральный закон N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" <4> и Федеральный закон N 152-ФЗ "О персональных данных" <5>. В последнем под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация <6>. 17 ноября 2007 г. в целях реализации конституционного права граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну было приятно Постановление Правительства РФ N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных". Им были установлены требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке с использованием средств автоматизации. -------------------------------- <4> Собрание законодательства РФ. 31 июля 2006 г. N 31 (ч. 1). Ст. 3448. <5> Собрание законодательства РФ. 31 июля 2006 г. N 31 (ч. 1). Ст. 3451. <6> Статья 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" // Собрание законодательства РФ. 31 июля 2006 г. N 31 (ч. 1). Ст. 3451.

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Е. Степанов выделяет субъектов персональных данных, держателей персональных данных и пользователей таких данных <7>. Субъектами персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории России, к личности которых относятся соответствующие персональные данные. Держатели персональных данных - органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, осуществляющие владение и пользование этими данными. Пользователями персональных данных могут быть органы государственной власти и местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, юридические и физические лица, обращающиеся к держателю данных за получением необходимых им персональных данных и пользования ими без права передачи. -------------------------------- <7> См.: Степанов Е. Защита персональных данных в работе отдела кадров // Управление персоналом. 2000. N 7.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускаются сбор, передача, уничтожение, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75-летнего срока их хранения, если иное не определено законом. Работа с персональными данными должна осуществляться только в целях, по перечням и в сроки, которые необходимы для выполнения задач соответствующего держателя или пользователя персональных данных, и устанавливается действующим законодательством, лицензией или договором. Субъект персональных данных самостоятельно решает вопрос передачи кому-либо сведений о себе, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. В свою очередь, субъект имеет право на доступ к персональным данным, относящимся к его личности, и на получение сведений о наличии этих данных и самих данных. При наличии оснований, подтвержденных соответствующими документами, субъект персональных данных вправе требовать от держателя эти данных внесения в них изменений и дополнений. С другой стороны, субъект обязан сообщить держателю об изменении тех или иных персональных данных. Е. Степанов относит персональные данные к сфере негосударственной тайны - служебной или профессиональной. Безопасность персональных данных должна достигаться путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иные несанкционированные действия. Поскольку в современной правовой базе Российской Федерации дефиниция "режим секретности (конфиденциальности)" отсутствует, для более четкого уяснения этого понятия, отражающего существенные признаки данного явления, Ю. И. Коваленко предлагает воспользоваться понятием "режим коммерческой тайны", которое используется в законодательстве Российской Федерации <8>. -------------------------------- <8> Коваленко Ю. И. Особенности обеспечения режима секретности (конфиденциальности) персональных данных в современных условиях // Научная сессия МИФИ-2007. Т. 14. С. 90 - 91. ISBN 5-7262-0710-6.

Статьей 3 Федерального закона "О коммерческой тайне" установлено, что режим коммерческой тайны - это правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности. Ю. И. Коваленко делает следующий вывод: в интересах обеспечения режима секретности (конфиденциальности) персональных данных в каждой организации необходимо установить общий правовой режим в отношении информации персонального характера. Трудовой кодекс РФ устанавливает гарантии работникам в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя. В ст. 88 Трудового кодекса РФ содержится перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника <9>. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. -------------------------------- <9> Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ).

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Следовательно, в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных и ознакомить с ним под роспись сотрудников, работающих с персональными данными. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 Трудового кодекса Российской Федерации. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. Защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. Частью 8 ст. 86 Трудового кодекса установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Даже если положения о конфиденциальности в организации нет, работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Такое предупреждение должно быть сделано в письменной форме. Указанное требование закона соблюдается в большинстве организаций, работники кадровых служб, финансовых отделов предупреждаются о необходимости соблюдать режим секретности. В то же время следует указать, что на практике обозначилась проблема, когда персональные данные становятся известны не только сотрудникам указанных подразделений, надлежащим образом предупрежденным о режиме секретности. Имеются в виду ситуации, когда в достаточно крупных организациях расчетные листки выдаются руководителям подразделений (отделов, служб и пр.), иным лицам, которые раздают их своим сотрудникам и коллегам. Такие лица, как правило, не предупреждаются о необходимости соблюдать тайну персональных данных. Подобного рода нарушения трудового законодательства можно устранить, например, путем выдачи расчетных листков непосредственно в кассе организации самому работнику, получающему зарплату (выплаты). Однако данная проблема в настоящее время трансформировалась в иную. Имеется в виду тот случай, когда заработная плата перечисляется на карточку, однако расчетные листки выдает работникам не сотрудник бухгалтерии, а руководитель подразделения или бывший "раздатчик заработной платы" в каждом подразделении. Здесь следует указать, что при перечислении заработной платы на пластиковые карточки выдавать расчетные листки работодатель также обязан, как и при выдаче наличных денег через кассу предприятия. Трудовой кодекс для такого случая никаких исключений не предусматривает. Поэтому в день выдачи зарплаты, то есть в день, когда деньги перечисляются на банковские карты, необходимо выдать работникам расчетные листки. Является ли положение, когда листки работникам передаются через их начальников, иных сотрудников, существующее во многих организациях, нарушением норм ТК РФ? Для ответа на этот вопрос следует определить, содержит ли расчетный листок сведения о персональных данных работника. Расчетный листок представляет собой выписку из ведомости об оплате труда. Это документ, который работник должен получать при выдаче ему заработной платы. Расчетный листок должен выдаваться не реже чем раз в месяц, при произведении окончательного расчета по итогам работы за месяц. Помимо общей суммы заработной платы за отработанное время в листке указывается: название предприятия, табельный номер, период выдачи заработной платы, величина различных взносов, удержаний, сумма к выдаче. Даже если в организации выплачиваются фиксированные оклады без всяких дополнительных выплат, то оформление расчетного листка обязательно. В ст. 136 Трудового кодекса РФ установлено, что "при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате". Чтобы выполнить это требование Кодекса, бухгалтерия организации при выдаче зарплаты должна оформлять каждому работнику расчетный листок. Никаких исключений из этого правила не предусмотрено. За невыдачу расчетных листков организация может быть привлечена к административной ответственности. Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает санкцию в виде административного штрафа в следующих размерах: на должностных лиц - в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. По соблюдению указанного требования Трудового кодекса РФ можно привести статистку отдельно взятого субъекта Федерации. В Чувашии в период с 18 сентября по 10 ноября 2006 г. была впервые проведена республиканская тематическая проверка соблюдения трудового законодательства в образовательных учреждениях, расположенных в Чувашской Республике, по теме "Соблюдение требований статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации при выплате заработной платы работникам образовательных учреждений". Проверкой было охвачено 153 образовательных учреждения, из них: дошкольного образования - 35, общего образования - 112, дополнительного образования - 6 <10>. Целью проверки явилось определение сложившейся в республике практики по соблюдению требований ст. 136 ТК РФ об обязанности работодателя ежемесячно письменно извещать работников о составных частях его заработной платы, размерах и основаниях удержаний, сумме, подлежащей выплате, а также об использовании расчетных листков в образовательных учреждениях. Одновременно - выяснение вопроса о выполнении требований своевременной выплаты заработной платы, в том числе отпускных, и других условий по порядку и месту выдачи заработной платы работникам. -------------------------------- <10> http://www. ed-union. ru.

Анализ результатов проверки показывает следующее. Из 153 образовательных учреждений расчетные листки применялись в 89, что составляет 58,17% от общего числа проверенных организаций. При этом в некоторых образовательных учреждениях расчетные листки не выдавались вообще. Кроме того, описываемой же проверкой было обнаружено, что во всех образовательных учреждениях, использующих расчетные листки, нарушен порядок утверждения формы расчетного листка (нет приказа руководителя с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) и не указаны все составные части заработной платы работника (ставка, доплаты, надбавки, другие выплаты). Совершению подобных правонарушений способствует то, что официальной единой формы расчетного листка нет, каждая организация должна сама разработать и утвердить свой бланк. При этом нужно учесть и мнение представительного органа работников (профсоюза) - таково требование ст. 136 Трудового кодекса РФ. Если же в организации профсоюза нет, для утверждения бланка расчетного листка достаточно распоряжения руководителя. Таким образом, расчетному листку придается сила локального нормативного акта, что служит дополнительной гарантией прав работников. Коль скоро в расчетном листке отражаются все доходы лица, то есть все виды выплат, а также удержания (в том числе и сведения об исполнении исполнительных документов, выплате алиментов, налоговых вычетах и пр.), то следует считать, что расчетный листок содержит персональные данные. При этом в нем нельзя объединить несколько видов выплат одним наименованием. Скажем, работник в данном месяце получил деньги за сверхурочные и за работу в выходные дни. В таких случаях нельзя указанные выплаты в расчетном листке объединить под одним названием, например "переработка". Дело в том, что ст. 136 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя в письменной форме извещать каждого работника обо всех составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. Поэтому в расчетном листке должна присутствовать детальная информация обо всех видах выплат, входящих в состав зарплаты. Таким образом, выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований Трудового кодекса РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты. Решение описанной проблемы возможно несколькими путями. Во-первых, можно всех работников организации направлять в бухгалтерию для получения расчетных листков, что является очень неудобным для сотрудников бухгалтерии, отнимет время и у самих работников (речь идет о больших организациях, состоящих из многих подразделений, расположенных, как правило, в различных местах населенного пункта). Кроме того, следует отметить, что заработная плата должна выплачиваться в месте выполнения работы. Это правило установлено в целях создания наиболее удобных для работника условий: он не должен тратить свое свободное время и совершать поездки для того, чтобы получить заработную плату в центральном офисе организации, централизованной бухгалтерии и т. п. Соответственно, и расчетные листки необходимо выдавать в месте выполнения работы. Место выполнения работы (в том числе конкретное рабочее место, удаленное от места расположения организации) определяется правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами либо трудовым договором. Во-вторых, можно в письменной форме предупредить работника, выдающего листки в подразделении, о необходимости соблюдения режима секретности, что повлечет за собой увеличение бумаг и, соответственно, некую волокиту. В-третьих, можно направлять расчетные листки работнику иными способами, в частности по электронной почте либо через мобильные телефоны. Последнее предложение может вызвать отрицательную реакцию работодателей. Однако с уверенностью можно говорить о том, что при дальнейшем развитии таких явлений, как электронный документооборот, SMS-банкинг и т. п., будущее электронных расчетных листков не так уж и далеко. Подобные предложения уже есть на рынке. Компании, работающие в области аутсорсинга бизнес-процессов, специализирующиеся на предоставлении услуг расчета заработной платы, ведения бухгалтерии и кадрового администрирования для организаций различного масштаба, организационно-правовых форм и структуры, активно внедряют аутсорсинг бизнес-процессов как вид услуг на рынке России и СНГ. Предлагаются уникальные мультиюрисдикционные решения в области расчета заработной платы. Данные решения позволяют рассчитывать заработную плату для сотрудников клиентов по всему миру в соответствии с законодательством стран, в которых расположены офисы, на единой программной платформе. Например, компания InterComp предлагает доставку расчетных листков через систему Slipstream <11>. Это эффективный инструмент работы с расчетными листками сотрудников. При помощи новой технологии сотрудники получат доступ к просмотру и печати электронных версий своих расчетных листков с использованием уникального пароля доступа, который известен только сотруднику компании. -------------------------------- <11> http://www/intercomp. ru.

Преимущества подобных услуг заключаются в следующем: - доставка расчетных листков в электронной форме через защищенный канал Интернета; - повышение конфиденциальности зарплатной информации сотрудников клиента; - снижение издержек на доставку расчетных листков; - хранение и доступ к архиву расчетных листков; - печать расчетных листков сотрудниками компании в режиме on-line; - доступность услуги для сотрудников клиента 24 часа в день, 7 дней в неделю; - поддержка сервера хранения данных и электронного архива расчетных листков на стороне компании. При этом технические требования для оказания услуги невысоки: требуется лишь компьютер с установленным Microsoft Internet Explorer, адрес электронной почты и средство доступа к ней, доступ в Интернет по протоколу HTTPS.

Название документа