Штатное расписание: друг или враг кадровику?

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ: ДРУГ ИЛИ ВРАГ КАДРОВИКУ?

Е. ЧЕБОТАРЕВА

"Штатное расписание - важнейший документ в организации" - так начинается большинство статей. Почему важнейший? А может, головная боль кадрового работника? Еще один документ, созданный для того, чтобы у инспекции по труду был лишний повод придраться?

Когда полгода назад я приступила к освоению кадрового делопроизводства, то штатное расписание, которое досталось мне от прежнего кадрового работника, представляло собой 3 графы: Ф. И. О. работника, должность и должностной оклад. В течение месяца я руководствовалась данной формой, пока... Пока всерьез не задумалась над вопросом: что же такое штатное расписание и для чего оно нужно? Трудовой кодекс Российской Федерации понятия "штатное расписание" не дает. Один-единственный раз в статье 57 ТК РФ "Содержание трудового договора" указывается: "...наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации" <*>. ------------------------------- <*> Трудовой кодекс Российской Федерации. Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2005. С. 29.

Форму штатного расписания можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате" <*>. ------------------------------- <*> Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате".

В том же Постановлении законодатель дает нам указания к заполнению. Согласно указаниям, штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Так что, уважаемые работники кадровых служб, вы можете (впрочем, также и обязаны, формы ведь носят название унифицированных) руководствоваться формой N Т-3 "Штатное расписание", которая содержит столько полезной информации о вашей организации (см. приложение к настоящей статье). Поэтому как только кадровый работник приступает к работе, я рекомендую ему просить штатное расписание. Его нет в организации? Что ж, за дело! Составляйте! В будущем оно сослужит вам отличную службу. Во-первых, глядя в штатное расписание, можно четко определить структурные подразделения организации. Эти сведения потом не раз пригодятся. Например, в приказах (о приеме на работу, увольнении, об отпуске сотрудников и пр.) в графе "Структурное подразделение" необходимо указывать, в каком именно подразделении работает сотрудник. К примеру, администрация, отдел продаж, отдел кадров, вспомогательный отдел (можно включить весь технический персонал) - все это структурные подразделения. Во-вторых, вы сразу узнаете систему оплаты труда для работников каждого из структурных подразделений. Эти сведения кадровому работнику необходимо знать не из праздного любопытства - кто сколько получает. Ведь именно ему предстоит заполнять трудовой договор на каждого работника, в котором одним из существенных условий являются "условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)" (ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) <*>. ------------------------------- <*> Трудовой кодекс Российской Федерации. Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2005. С. 29.

Если в организации нет Положения об оплате труда и премировании, руководствуясь штатным расписанием, такое Положение вы запросто составите. В основу Положения ложится информация из графы "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.". При этом "прочим" может быть процент продавца от объема продаж, денежная сумма за почасовую работу и т. д. Поэтому смело используйте эту графу. Кстати, сразу хочу обратить ваше внимание на валюту, указанную в графах штатного расписания (формы Т-3). Речь идет о валюте Российской Федерации - рублях. Поэтому я думаю, что заработную плату работнику в штатном расписании нужно указывать в рублях, валюте Российской Федерации. Формы-то ведь обязательны для применения всеми организациями! Не забывайте! В-третьих, сразу определите совместителей. Кстати, что касается вопроса, как отражать совместителей в штатном расписании, привожу точку зрения Митрофановой В. <*> ------------------------------- <*> Кадровое дело. 2005. N 5.

Митрофанова В. рекомендует должность совместителя в штатном расписании указывать как целую единицу. Автор мотивирует это тем, что в случае принятия на эту должность основного работника кадровому работнику не нужно будет вносить изменений в штатное расписание. А значит, одним документом для кадровика меньше! Однако тогда в трудовом договоре не забудьте указать основание, по которому совместитель получает сумму меньше, чем предусмотрено в штатном расписании основному работнику. Например, оклад выплачивается пропорционально отработанному времени. Если же у совместителя полный оклад, также обоснуйте в трудовом договоре - за что такие деньги? Продал согласно плану, перепрыгнул через Китайскую стену (достижения некоммерческой организации прыгунов)? Все отразите в трудовом договоре. "Как распознать совместителей в штатном расписании?" - слышу немой вопрос. Это те должности, напротив которых в графе "Количество штатных единиц" стоит цифра 0,4. Почему эта цифра? Согласно статье 284 Трудового кодекса Российской Федерации "продолжительность рабочего времени, устанавливаемого работодателем для лиц, работающих по совместительству, не может превышать 4 часов в день и 16 часов в неделю" <*>. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ) <*>. Если разделить 16 часов на 40 часов, то и получится 0,4 ставки. ------------------------------- <*> Трудовой кодекс Российской Федерации. Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2005.

Прежде чем вложить штатное расписание в папку с приказами, утвердите его приказом руководителя (уполномоченного лица). Эта форма - произвольная. Обязательно в приказе укажите номер утверждаемого штатного расписания, дату его составления, общее количество штатных единиц. Можно указать месячный фонд оплаты труда. Вот и отлично! Дело сделано! Штатное расписание составлено! Как вдруг директор вызывает вас к себе и говорит: "Иванову с 1 сентября 10000 руб. - оклад, Петрова повысить в должность старшего продавца, должность Захарова упразднить..." И что же делать? Без паники. Вносим изменения в штатное расписание. Как? Издаем приказ от имени руководителя о внесении изменений в штатное расписание (см. пример в приложении). А напоследок дружеские советы, так как отлично помню, как сама раз пять переделывала свое первое штатное расписание.

Унифицированная форма N Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1

Код

Форма по ОКУД 0301017 Общество с ограниченной ответственностью "Организация N" по ОКПО 70313385 ________________________________________________ наименование организации

Номер Дата документа составления

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ N 17 29.04.2005 УТВЕРЖДЕНО

на период 8 месяцев с "03" мая 2005 г. Приказом организации от "29" апреля 2005 г. N 16 Штат в количестве 13,2 единиц

Структурное Должность Коли - Тарифная Надбавки, руб. Всего, Приме - подразделение (специальность, чест - ставка руб. чание профессия), разряд, во (оклад) За наименование код класс (категория) штат - и пр., дости - ((гр. 5+ квалификации ных руб. жение гр. 6 + еди - еже - гр. 7 + ниц месяч - гр. 8)x ного гр. 4) плана

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Администрация 01 Генеральный директор 1 20000= 20000=

Администрация 01 Исполнительный директор 1 15000= 15000=

Администрация 01 Секретарь 2 3000= 6000=

Бухгалтерия 02 Главный бухгалтер 1 6000= 6000=

Бухгалтерия 02 Бухгалтер 0,4 1500= 1500=

Бухгалтерия 02 Бухгалтер-кассир 1 4000= 4000=

Отдел продаж 03 Директор отдела продаж 1 8000= 5000= 13000=

Отдел продаж 03 Менеджер по продажам 3 6000= 3000= 27000=

Информационно - 04 Программист 0,4 3000= 3000= технический отдел

Отдел кадров 05 Специалист по кадрам 0,4 2000= 2000=

Вспомогательный 06 Уборщица 2 2000= 4000= отдел

Итого 13,2 101500=

Специалист Руководитель кадровой по кадрам Орлова Орлова А. И. службы ___________ _________ ___________________ должность личная расшифровка подписи подпись

Иванова Иванова О. И. Главный бухгалтер ___________ _____________________________ личная расшифровка подписи подпись

ООО "Организация N" Приказ о внесении изменений в штатное расписание 1 июля 2005 г. N 31 г. Москва

1.1. ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание N 17 от "29" апреля 2005 г. следующие изменения: 1.1. Установить следующие должностные оклады и количество штатных единиц:

Структурное Должность Коли - Тарифная ставка Надбавки, Всего, Приме - подразделение (специальность, чест - (оклад) и пр., руб. руб. чание профессия), разряд, во руб. наименование код класс (категория) штат - ((гр. 5 + квалификации ных гр. 6 + еди - гр. 7 + ниц гр. 8)x гр. 4)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Отдел продаж 03 Менеджер по 0,4 5000-7000= 5000- региональным продажам 7000=

Отдел продаж 03 Менеджер по продажам 3 2250-5000= <*> 15000=

1.2. Ввести в отделе продаж должность старшего менеджера по продажам с окладом 7000 руб. в количестве 1 штатная единица с "01" июля 2005 г.

Генеральный директор ООО "Организация N" __________________ Иванов С. П.

Первый раз - не знаю, что со мной случилось, - в графе "Структурное подразделение" перечислила всех сотрудников организации поименно, с указанием должностного оклада каждого. Потом, конечно, поняла, что заблуждаюсь. Исправила ситуацию. Однако теперь уверена, что эта ошибка принесла полезный опыт. Дорогие коллеги, составляйте такое "штатное расписание для себя" - с фамилиями, именами, отчествами сотрудников и их окладами. Когда потом будете с бухгалтером составлять, вносить изменения в штатное расписание, используйте сначала именно его. По фамилиям легче ориентироваться. Сразу обнаружите, кому из сотрудников зарплату подняли, кого повысили в должности. А потом в штатном расписании (чистовике) отразите эти изменения. А что делать, если у сотрудников, занимающих одну и ту же должность, разный размер заработной платы? Тогда используйте "вилку" (см. пример в приложении). А вообще избегайте такого. Пусть у работников, занимающих одну и ту же должность, оклад будет одинаковым. В противном случае лучше тогда к этой должности прибавить "младший", "старший" и прочие мини - и макси-привязки. А вообще, есть хороший документ - ЕКС должностей... <*>. Оттуда и берите название должностей. ------------------------------- <*> Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями от 21 января и 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая и 20 июня 2002 г., 28 июля и 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г.).

Не знаете, что такое ОКПО, - спросите у главного бухгалтера. Он точно знает и вам продиктует. Организационно-правовую форму, наименование организации пишите полностью. Определите период действия штатного расписания. Можно на год, можно и больше, только четко следите за изменениями. Подсчитайте количество штатных единиц и общий фонд оплаты труда. И напоследок. Тщательно проверьте, все ли графы формы Т-3 заполнены!

Название документа