Ответственность секретаря

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРЯ

Н. ПЛАСТИНИНА

Наталия Пластинина, практикующий юрист с 15-летним опытом работы, в том числе как составляющего - в области кадрового делопроизводства.

Все мы привыкли к тому, что можем доверить отправку и получение документов секретарю. Однако и он является лишь человеком и ничто человеческое ему не чуждо... Что делать, если секретарь потерял документы? Как на него воздействовать и стоит ли проступок увольнения? На эти и другие вопросы попытаемся ответить в предлагаемой статье.

Секретарь по своей природе является служащим, ведающим делопроизводством организации. Одна из важнейших обязанностей секретаря - прием, регистрация и отправка как документов организации-работодателя, так и документов, поступающих извне от сторонних организаций. Через секретаря проходят документы различной важности. Рассмотрим нестандартную ситуацию, когда документы были утрачены секретарем. Несет ли секретарь ответственность за их сохранность и какую ответственность? Как показывает практика, вид ответственности и меры воздействия на секретаря в первую очередь зависят от того, какие именно документы были утрачены, имеется ли возможность восстановления этих документов.

Утрачены документы собственной организации

В этом случае возможность восстановления данных документов приближена к 100%. То есть работодатель только затратит излишнее время на их повторную подготовку. Однако здесь имеется ряд опасностей: - возможность разглашения коммерческой <1> тайны. Но вероятность этого, во всяком случае, не более половины из 100%. Если документы, составляющие тайну, были случайно выброшены в мусорную корзину, то ведь не обязательно они станут добычей конкурентов. Если же документы, составляющие тайну, были утрачены иным способом (например, за счет необеспечения из сохранности, они могли напрямую стать добычей случайного посетителя), то вероятность наступления негативных последствий увеличивается в несколько раз; -------------------------------- <1> Возможность разглашения государственной тайны в настоящей статье не рассматривается ввиду специфичности оформления допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, и различий в уровнях защиты тайны.

- возможность разглашения персональных данных. Довольно часто, особенно в организациях с малым численным составом, именно на секретаря возлагаются обязанности по ведению кадрового и воинского учета. В этом случае должностной инструкцией секретаря, как правило, предусматривается обязанность по обеспечению хранения личных дел сотрудников, исключая доступ третьих лиц, а также осуществление архивирования личных дел уволенных сотрудников; - возможность создания негативных последствий для работников предприятия в настоящем и будущем времени. Речь идет об утрате документов личного дела, трудовых книжек. Отсутствие указанных документов в последующем может негативно отразиться на оформлении пенсии бывшими сотрудниками или же на оформлении иных видов документов, для которых требуется представление копии трудовой книжки, приказа о приеме и прочие документы личного дела работника. Утеря данных документов в большинстве случаев все же не фатальна: документы можно постепенно восстановить. Однако создание проблем и для предприятия, и для его работников (нынешних или прошлых) не задача и цель работы секретаря. Это серьезный проступок.

Меры воздействия:

1) наказание в соответствии со ст. 192 ТК РФ без увольнения. Для применения наказания за разглашение служебной, коммерческой тайны помимо соблюдения процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности должны быть жесткие основания для наказания: - наличие указания в должностной инструкции на обязанность секретаря обеспечить сохранность таких сведений; - ознакомление секретаря под роспись с Положением о коммерческой тайне", с "Положением о персональных данных на предприятии и прочими локальными актами, закрепляющими особый режим охраны и передачи определенных сведений внутри самой организации и при общении со сторонними организациями; - установление служебной проверкой наличия виновных действий (бездействия) со стороны секретаря, приведших к утрате документов; - негативные последствия утраты документов; - соответствие примененного взыскания тяжести проступка. В противном случае примененное наказание может быть оспорено как не имеющее оснований для применения. Пример из судебной практики: суд признал приказ об объявлении выговора работнику незаконным по основанию отсутствия доказательств относительно соответствия примененной меры наказания (выговора) тяжести проступка и по основанию отсутствия учета предшествующего поведения работника. Работником предприятия был утерян регистрационный документ, на восстановление которого требуется и время, и деньги (стоимость государственной пошлины и сборов). Работник добровольно признал свою вину и обязался возместить расходы по восстановлению документа. Тем не менее для административного органа, занимающегося повторной выдачей утраченных документов данного вида, работодателем был издан приказ об объявлении беспечному работнику выговора, с чем не согласился сам работник. Суд пришел к выводу, что выговор является чересчур жестоким наказанием за случайную утрату документа. А наложение дисциплинарного взыскания без учета тяжести проступка и степени вины работника является основанием для снятия дисциплинарного взыскания с работника (п. 53 Постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 N 2). В связи с этим суд удовлетворил требования наказанного работника, признав приказ о наложении на работника дисциплинарного взыскания в виде выговора незаконным и подлежащим отмене (решение Хасынского районного суда Магаданской области от 09.02.2010 по делу N 2-28/2010) <2>; -------------------------------- <2> Хасынский районный суд Магаданской области // http://hasinsky. mag. sudrf. ru.

2) увольнение по соответствующему основанию. В данном случае применимо основание для увольнения, предусмотренное пп. "в" п. 6 части 1 ст. 81 ТК РФ, - увольнение за разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника. Согласно п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" в случае оспаривания работником увольнения по подпункту "в" п. 6 части 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к государственной, служебной, коммерческой или иной охраняемой законом тайне либо к персональным данным другого работника, эти сведения стали известны работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, и работник обязывался не разглашать такие сведения. Таким образом, для применения рассматриваемой меры воздействия необходимо, чтобы сведения могли быть отнесены работодателем к коммерческой тайне в соответствии с положениями Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне". При этом не стоит забывать, что законодатель установил некоторые ограничения, перечислив в ст. 5 ФЗ "О коммерческой тайне" сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Относительно же разглашения персональных данных, послуживших основанием для применения мер воздействия, дело обстоит еще сложнее. Во-первых, необходимо доказать, что разглашение персональных данных произошло именно по вине секретаря (а не было получено из общедоступных источников информации), что разглашение произошло помимо воли владельца персональных данных, а также, возможно, что при передаче персональных данных секретарем был нарушен порядок их передачи, что нарушает нормы не только Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", но и должностные обязанности, зафиксированные в должностной инструкции секретаря.

Внимание! Не допустите ошибки!

Довольно распространенной является ошибка работодателей, увольняющих секретарей (или офис-менеджеров) за утрату документов, составляющих служебную, коммерческую тайну по основанию, предусмотренному п. 7 части 1 ст. 81 ТК РФ, - в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к работнику со стороны работодателя. Данное основание не всегда является подходящим для рассматриваемого случая. Как было указано в п. 45 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", при применении данного основания необходимо иметь в виду, что расторжение трудового договора с работником по пункту 7 части первой статьи 81 ТК РФ в связи с утратой доверия возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка, распределение и т. п.), и при условии, что работниками совершены такие виновные действия, которые давали работодателю основание для утраты довериям к этим работникам. В силу п. 47 если виновные действия, дающие основание для утраты доверия, совершены работником по месту работы и в связи с исполнением трудовых обязанностей, то такой работник может быть уволен с работы при условии соблюдения порядка применения дисциплинарных взысканий, установленного ст. 193 ТК РФ. В большинстве случаев секретарь все же является материально ответственным лицом, с которым в соответствии со ст. 244 ТК РФ работодатели заключают договор о полной материальной ответственности. В связи с тем, что секретарь осуществляет работы по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, по доставке (сопровождению), выдаче (сдаче) материальных ценностей, т. е. работы, входящие в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности, утв. Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, заключение договора о полной материальной ответственности с секретарем правомерно. Однако в большинстве случаев почтовая корреспонденция и документы, подготовленные к отправке, но еще не оформленные, не имеют оценки (исключение не составят даже ценные письма с описью вложения, так как они никак не учтены как ценности в бухгалтерском учете организации). В этом случае, так как секретарь утратила документы, не имеющие цены, доказать утрату доверия невозможно в практическом смысле. Также рассматриваемое основание увольнения требует совершения работником виновных действий, дающих основание для утраты доверия к работнику. Чаще всего виновные действия характерны для случаев краж, присвоения имущества, но не для случайной утери ценностей. В случае же необоснованного применения основания для увольнения возможно возникновение судебного спора, что не нужно ни работнику, ни уж тем более работодателю. Таким образом, применение основания, предусмотренного п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (утрата доверия), к секретарю возможно только теоретически, и то только в случае доказанности наличия этого основания для увольнения. Пример из практики: суд признал увольнение работника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ (утрата доверия) незаконным в связи с установленным нахождением работника в командировке на момент выбытия имущества из владения предприятия. Учитывая исковые требования уволенного работника, суд изменил формулировку увольнения на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию). Отсутствие со стороны работника виновных действий, послуживших основанием для утраты доверия к работнику, вылилось в неправомерное применение основания увольнения, предусмотренного п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (решение Кировского районного суда Санкт-Петербурга от 19.03.2012, апелляционное Определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.05.2012 N 33-6668/12) <3>. -------------------------------- <3> СПС "КонсультантПлюс".

Утрачены документы сторонней организации

Ответственность секретаря и мера воздействия будут в меньшей степени зависеть от важности документов сторонней организации. Независимо от того, составляют ли документы какую-либо тайну или содержат сведения, имеющие ограниченный доступ, секретарь адресата в силу отсутствия каких-либо обязательств перед сторонней организацией не может быть подвергнут наказанию за разглашение сведений этой сторонней организации. Однако за необеспечение сохранности полученной корреспонденции, халатное отношение к своим обязанностям секретарь может быть привлечен собственным работодателем к дисциплинарной ответственности.

Меры воздействия:

1) замечание или выговор в соответствии со ст. 192 ТК РФ. Для этого работодателем должна быть соблюдена процедура привлечения к дисциплинарной ответственности, предусмотренная ст. 193 ТК РФ. А также должна быть указана в должностной инструкции секретаря его обязанность по обеспечению сохранности присланной корреспонденции. Кроме того, служебной проверкой должно быть достоверно установлено, что документы сторонней организации были получены секретарем, но до конкретного адресата не дошли, а были утрачены секретарем. В том случае, если документы были доставлены почтальоном в период отсутствия секретаря (в период отпуска или болезни секретаря) и просто лежали на столе секретаря, а затем исчезли, состав дисциплинарного проступка будет отсутствовать. Кроме того, причиной недоставки документов сторонней организации может быть утрата их в процессе пересылки самой почтой или курьерской службой. В любом случае даже такой простой, на первый взгляд, инцидент требует тщательного расследования и установления самого факта дисциплинарного проступка, совершенного секретарем; 2) увольнение по инициативе работодателя в качестве дисциплинарного взыскания. В этом случае применению может подлежать п. 5 части 1 ст. 81 ТК РФ: увольнение в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если работник имеет дисциплинарное взыскание. Иные основания увольнения по инициативе администрации предприятия не подходят по тем или иным причинам. Следует, однако, помнить, что вышеуказанное основание требует наличия неоднократности проступков со стороны работника (однородных или неоднородных по составу). Как показывает практика, применение данного основания для увольнения уже свидетельствует о том, что прощание происходит с безответственным работником, каким не может позволить себе быть секретарь. Однако судебная практика не содержит частых случаев увольнения по п. 5 части 1 ст. 81 ТК РФ именно секретаря.

Утрачены документы проверяющего и иного обладающего властью и полномочиями органа (постановления, акты проверок и пр.)

Самый опасный вид утраты документов из всех вышеперечисленных. Во-первых, просьба о повторном восстановлении утраченных документов проверяющего органа может быть оценена и как стремление намеренного избавления от данных документов в целях избежать ответственности и/или затянуть процесс применения административных мер воздействия. Так, например, утерянное предписание органа пожарного надзора, поступившее в официальном порядке, вовсе не отменяет необходимость осуществления действий по устранению выявленных нарушений. А утрата самого предписания вполне обоснованно может быть расценена как нежелание предприятия выполнять предписание. Удастся ли конкретному руководителю убедить руководство проверяющего органа в непреднамеренной случайной утрате документов или нет - целиком и полностью зависит от красноречия и харизмы руководителя секретаря, утерявшего такие важные документы. Кроме того, в каждом предписании проверяющего органа устанавливается срок для устранения тех или иных выявленных нарушений. Вполне возможно, что в течение периода поиска утраченных документов и их восстановления в проверяющем органе данный срок может истечь. Неустранение нарушений в срок может повлечь незамедлительное привлечение должностных лиц предприятия или само предприятие как юридическое лицо к административной ответственности. Некоторые иные документы проверяющих органов предусматривают ограниченный срок для рассмотрения и обжалования или составления протокола разногласий. Например, акты проверок налоговых органов, Центрального банка РФ, протоколы об административных правонарушениях и пр. Иные документы требуют выполнения определенных действий в ограниченный срок. Например, получение искового заявления предприятием требует составления отзыва, обеспечения явки представителя в суд, предоставления запрошенных судом документов. Неисполнение данных действий может повлечь как вынесение судом частного определения, так и вынесение судебного акта (не отвечающего интересам предприятия), вынесенного только лишь на основании представленных истцом доказательств. Особенно опасна утрата документов бухгалтерского учета. Так, например, за утрату или непредставление документов, первичных документов организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафных санкций, установленных НК РФ (например, 200 рублей за каждый непредставленный документ в ходе налоговой проверки (п. 1 ст. 126 НК РФ) или 10000 рублей при утрате документации за один налоговый период и т. д.). Кроме того, в соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета или представления бухгалтерской отчетности вследствие утраты секретарем документов бухгалтерии может вылиться для руководителя и главного бухгалтера в штраф в 2 - 3 тысячи рублей. В любом случае утрата документов проверяющих и иных обладающих определенной властью и полномочиями органов влечет наибольшие риски для предприятия.

Меры воздействия:

1) применить один из видов наказания, предусмотренных ст. 192 ТК РФ. Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания возможно применить только по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за неоднократное неисполнение должностных обязанностей) - только в случае наличия неоднократности нарушений. В противном случае, даже учитывая всю тяжесть последствий, наступивших или могущих наступить из-за утраты секретарем документов проверяющего органа, иных оснований для применения увольнения по инициативе работодателя нет. А увольнение без оснований всегда чревато судебным спором с уволенным работником. Пример из практики N 1: уволенная работница, работавшая секретарем, была восстановлена судом на работе вследствие беспечного отношения работодателя к процедурам, закрепленным ТК РФ. Так, несмотря на то что факты неоднократного неисполнения секретарем своих обязанностей действительно имели место (непредставление статистической отчетности, неисполнение приказов и распоряжений руководителя, частое необоснованное отсутствие на рабочем месте в течение дня), работодателем каждый раз не была соблюдена процедура наложения взыскания (отсутствие объяснений со стороны секретаря или наличие акта об отказе в предоставлении объяснений, например), что впоследствии привело к признанию приказа об увольнении по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение должностных обязанностей работником) незаконным. Таким образом, даже при наличии фактических, но неправильно оформленных оснований увольнение было признано незаконным, исковые требования о восстановлении на работе уволенного секретаря удовлетворены (решение Кваркенского районного суда Оренбургской области от 14.07.2008) <4>. -------------------------------- <4> Кваркенский районный суд Оренбургской области // http://kvarkensky. orb. sudrf. ru.

Пример из практики N 2: работодатель уволил секретаря по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии неоднократности дисциплинарных проступков со стороны уволенной. Работница же, не согласившись с таким решением работодателя, отправилась отстаивать свои права в суд. Суд установил, что работницей были совершены действия, не выходящие за рамки должностной инструкции и локальных актов. Однако в связи с четким исполнением секретарем своих обязанностей в ущерб других для работодателя возникла ситуация необходимости решения проблемы общения со сторонней организацией, которая усилиями коллектива была решена для предприятия положительно. Рассмотрев всю процедуру увольнения, суд пришел к выводу, что привлечение истицы к дисциплинарной ответственности по приказу является незаконным. И, как следствие, незаконно и увольнение истицы по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, так как судом установлено и подтверждено ответчиком, что ранее истица к дисциплинарной ответственности не привлекалась. Суд удовлетворил требования истицы, восстановив ее на работе (решение Медвежьегорского районного суда Республики Карелия от 28.12.2010 по делу N 2-957/2010) <5>. -------------------------------- 5. Медвежьегорский районный суд Республики Карелия // http://medvezhegorsky. kar. sudrf. ru.

Или же необоснованное применение основания для увольнения грозит предписанием контролирующего органа... Пример из практики ГИТ: по результатам проверки ОАО "Управдом Дзержинского района" г. Ярославля работодателю государственным инспектором труда 06.04.2010 выдано предписание. Основные нарушения: в нарушение ч. 1 ст. 193 издан Приказ об объявлении секретарю-машинистке П. выговора без затребования объяснительной; в нарушение п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ издан приказ об увольнении секретаря-машинистки П. за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей <6>. -------------------------------- <6> ГИТ в Ярославской области // http://git76.rostrud. ru.

Что делать?

1. Попытаться восстановить утраченные документы. В большинстве случаев это реально, особенно если утрачены документы собственной организации. В случае утраты документов сторонней организации - партнера по бизнесу восстановление документов также чаще всего возможно путем обращения в организацию - источник информации. Все мы люди, но совсем не обязательно третьему лицу знать о халатности собственного секретаря. При обращении с просьбой повторного направления документов (материалов) можно сообщить просто о сильном повреждении документов в результате пересылки или же случайного воздействия посторонних явлений/предметов (поломка кулера в офисе, приведшая к небольшому затоплению; хранение документов на свету, в результате чего некоторые из них выцвели). Любая мало-мальски правдоподобная причина, о которой сообщено контрагенту, может с легкостью решить проблему восстановления документов с контрагентом организации. 2. Применить меры воздействия к виновному в утрате документов лицу, будь то секретарь или иное должностное лицо. 3. Зафиксировать детализацию прохождения документооборота в организации путем принятия локальных актов по делопроизводству. Ознакомить всех сотрудников с данными актами. Внести уточняющие положения в должностную инструкцию секретаря.

Выводы

1. Утрата документов секретарем с формальной точки зрения не фатальна: в большинстве случаев их можно восстановить. 2. Негативные последствия могут быть очень серьезными, грозящими работодателю и судебными спорами, и штрафами административных органов, и утратой доверия со стороны деловых партнеров и пр. А могут и не наступить вовсе. 3. Увольнять нерадивого секретаря надо с умом и осторожностью. Если есть основания, соблюдены все сроки, процедуры - увольняйте по подходящему основанию. Если хоть одной из составляющих нет - рисковать не стоит. Хотя степень риска оценивает каждый руководитель по-своему, в зависимости от обстоятельств дела и личности секретаря. 4. Споры между работодателем и уволенным секретарем встречаются в судебной практике редко, что вовсе не дает основания сделать однозначный вывод о лояльности всех секретарей к работодателям. Вполне возможно, что за разовую утерю документов работодатель или не наказывает секретаря вовсе, или же сам, обладая долей лояльности, разрешает уйти ему "по собственному желанию". 5. Редкое количество споров с секретарями, уволенными по инициативе работодателя за виновные действия, может объясняться еще и тем, что указанная категория работников в силу специфики сферы своей трудовой деятельности привыкла к тому, что нехорошо выносить сор из избы. И продолжает придерживаться этого принципа и в личной жизни, даже обидевшись на несправедливое увольнение (или только выговор) со стороны работодателя. 6. Негативные последствия, наступившие в результате утраты секретарем важных документов, не смогут лечь в основу доказательства причинения секретарем предприятию материального ущерба ввиду практических трудностей в доказывании причинно-следственной связи между проступком и последствиями. 7. Решение о расставании с секретарем принимает руководитель с учетом конкретных обстоятельств дела. Однако не следует забывать замечание опытных руководителей: оплошность халатности рознь. При неуважительном отношении секретаря к своим обязанностям стоит задуматься: "А не разумнее ли действительно секретаря поменять, чем все время проверять его и находиться под дамокловым мечом негативных последствий?"

Название документа