Государственная система стандартизации Австралийского Союза как индикатор процессов мировой глобализации

ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА СТАНДАРТИЗАЦИИ АВСТРАЛИЙСКОГО СОЮЗА КАК ИНДИКАТОР ПРОЦЕССОВ МИРОВОЙ ГЛОБАЛИЗАЦИИ

А. С. ГОЛОТИК

Голотик А. С., ВНИИДАД.

Целью статьи является анализ двух нормативно-методических актов Австралийского Союза в области документационного обеспечения управления (AS 4390-1996 <1> и AS ISO 15489-2002 <2>) <3>. -------------------------------- <1> AS 4390.1-1996 Records Management - General. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 7 p.; AS 4390.2-1996 Records Management - Responsibilities. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 4 p.; AS 4390.3-1996 Records Management - Strategies. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 25 p.; AS 4390.4-1996 Records Management - Control. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 10 p.; AS 4390.5-1996 Records Management - Appraisal and Disposal. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 1996-02-05. 7 p.; AS 4390.6-1996 Records Management - Storage. Prepared by SA/IT-021 Date of Publication 1996-02-05. 13 p. <2> AS ISO 15489.1-2002 Records Management - General. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 2002-03-13. 19 p.; AS ISO 15489.2-2002. Records Management - Guidelines. Prepared by SA/IT-021. Date of Publication 2002-03-13. 39 p. <3> Большинство использованных в тексте материалов представляют собой перевод автором источников с языка оригинала, поэтому допускается наличие погрешностей, зачастую связанных с отсутствием в отечественной практике аутентичных австралийским терминов и понятий.

Весь опыт Австралии в области документационного обеспечения управления является квинтэссенцией наработок ее специалистов. Конституция Австралийского Союза <4> закрепляет федеративную форму государственного устройства, в соответствии с которой шесть штатов и две основные территории <5> на уровне субъектов вправе самостоятельно принимать законодательные и нормативно-правовые акты (в том числе и в области делопроизводства). Однако приоритет, естественно, остается за правительством Союза. -------------------------------- <4> Commonwealth of Australia Constitution Act. Incorporating Amendments to Act N 84 of 1977. Prepared by the Office of Legislative Drafting and Publishing (OLDP). Date of Publication 2003-07-25. 56 p. <5> Штаты: Виктория (Victoria), Западная Австралия (Western Australia), Квинсленд (Queensland), Новый Южный Уэльс (New South Wales), Тасмания (Tasmania), Южная Австралия (South Australia). Основные территории: Австралийская Столичная Территория (the Australian Capital Territory), Северная Территория (the Northern Territory).

Государственная система стандартизации Австралийского Союза представлена Стандартами Австралии (Standards Australia Limited or Standards Australia, SA <6>), организацией, учрежденной в 1922 г. -------------------------------- <6> С 1922 г. по 1929 г. организация носила название "Ассоциация технических стандартов Австралийского Союза" (the Australian Commonwealth Engineering Standards Association). С 1929 года по 1988 год - Австралийская организация стандартов (the Standards Association of Australia (SAA)). С 1988 года по настоящее время - Стандарты Австралии (Standards Australia).

Стандарты Австралии - организация с ответственностью участников в гарантированных ими пределах, которая действует в соответствии с Уставом <7>. В состав ее входят 72 члена, которые представляют стороны, заинтересованные в разработке и внедрении национальных стандартов, смежных публикаций и услуг. -------------------------------- <7> Constitution of Standards Australia Limited. Prepared by SA. Date ot Adoption 2006-11-22. 20 p.

Стандарты Австралии - независимая, самостоятельная организация, которая напрямую никак не связана с правительственными учреждениями, хотя ряд представителей высшей и местной исполнительной власти входят в ее состав. Однако тесное сотрудничество между национальной организацией по стандартизации и правительственными структурами является неотъемлемой частью их слаженного функционирования. Стандарты Австралии: представляют Австралийский Союз в Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO), Международной электротехнической комиссии (International Electrotechnical Commission, IEC) и Конгрессе по стандартизации стран Тихоокеанского бассейна (Pacific Area Standards Congress, PASC); являются разработчиками и ответственны за внедрение около 7000 национальных стандартов и смежных публикаций, в подготовке которых участвовало 1500 комитетов с суммарным количеством членов 8000 человек. Эти национальные стандарты и смежные публикации ежедневно используются при заключении сделок в различных областях бизнеса, для облегчения взаимодействия между отдельными индивидуумами и целыми корпорациями; явились первой организацией подобного рода в мире, которая апробировала онлайн-продажу технических и бизнес-стандартов. С 2003 г. Стандарты Австралии осуществляют эту функцию совместно с SAI Global Limited; используют схему работы, в основе которой открытость их деятельности для общественности и активное привлечение заинтересованных в процессе разработки, внедрения национальных стандартов и смежных публикаций сторон (представителей правительственных организаций, торговых и профессиональных ассоциаций, научных работников и прочих потенциальных потребителей будущей продукции); участвуют в разработке около 18000 международных стандартов в рамках ISO и IEC; являются учредителями и устроителями национального конкурса в области дизайна (Australian Design Awards), который призван внедрять инновационные технологии и всячески способствовать развитию данной отрасли <8>. -------------------------------- <8> About Us; Company History // www. standards. org. au.

В 1988 г. Стандарты Австралии и правительство Союза подписали Протокол о намерениях (Memorandum of Understanding <9>), который закрепляет за Стандартами Австралии статус "высшей неправительственной организации по стандартизации" в стране. -------------------------------- <9> В настоящее время Протокол о намерениях действует с поправками, внесенными в 2002 г.

Протокол отражает все устные договоренности, ранее существовавшие между обеими сторонами. Среди наиболее существенных пунктов: запрет на разработку и внедрение Стандартами Австралии национальных стандартов и смежных публикаций в тех областях, где уже существуют соответствующие международные стандарты и смежные публикации <10>. -------------------------------- <10> Governance & Constitution // www. standards. org. au.

Как результат, около 33% действующих на данный момент на территории Австралийского Союза стандартов полностью (или по крайней мере по всем существенным пунктам) аутентичны международным. Однако в таких областях, например, как строительство и охрана труда, значимых международных стандартов пока нет, поэтому на территории Австралийского союза действуют национальные нормативно-методические акты. Есть также ряд специфических австралийских стандартов (около 1/3 от общего объема), которым просто не существует эквивалентов в международной практике, и, соответственно, требования, содержащиеся в "Протоколе о намерениях", в их отношении выполнены быть не могут. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления Австралийского Союза достаточно обширна. Вполне правомерно сказать, что Австралия - один из лидеров области. Примером тому может послужить ее национальный стандарт AS 4390-1996, который был взят Международной организацией по стандартизации за основу при разработке ISO 15489:2001 <11>, а значит, рекомендован всем странам, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO, как эталон при создании соответствующих национальных стандартов <12>. -------------------------------- <11> ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management - Part 1: General. Prepared by TC 46/SC 11. Date of Publication 2001-09-28. 19 p.; ISO 15489-2:2002 Information and Documentation - Records Management - Part 2: Guidelines. Prepared by TC 46/SC 11. Date of Publication 2001-09-28. 39 p. <12> Следует особо отметить, что на территории Австралийского Союза принята следующая система обозначения наименований стандартов, например: AS ISO 15489.1-2002. Международная организация по стандартизации использует иную схему: ISO 15489-1:2001.

Как уже отмечалось выше, Стандарты Австралии представляют страну в Международной организации по стандартизации. В рамках своей деятельности в ISO они обеспечивают работу подкомитета "Управление архивами/документацией" (TC 46/SC 11 Archives/Record Management), созданного в структуре технического комитета "Информация и документация" (TC 46 Information and Documentation <13>), формируя его секретариат. Последний ответственен за разработку и внедрение следующих международных стандартов: -------------------------------- <13> Стандартизация в области библиотечного дела, документации, информации, издательского дела, архивов, управления документацией, делопроизводства музеев, регистрации, реферирования и теории информации // www. iso. org.

- ISO 15489-1:2001; - ISO 15489/TR-2:2001; - ISO 22310:2006 "Информация и документация. Руководящие указания для разработчиков стандартов по управлению записями в стандартах" (Information and Documentation - Guidelines for Standards Drafters for Stating Records Management Requirements in Standards); - ISO 23081-1:2006 "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы" (Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records - Part 1: Principles); - ISO/TS 23081-2:2007 "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 2. Основные положения и применение норм стандарта" (Information and Documentation Records Management Processes - Metadata for Records - Part 2: Conceptual and Implementation Issues). В 2002 г. в Австралии был принят эквивалентный ISO 15489:2001 национальный стандарт по управлению документацией - AS ISO 15489-2002 <14>. Его разработкой и внедрением занимался Комитет по управлению документацией (Standards Australia's Committee on Records Management, IT-021 <15>) - структурное подразделение Стандартов Австралии. В дальнейшем Стандарты Австралии учредили также Технический комитет по соблюдению нормативных требований в области управления документацией (Technical Committee on Records Management Compliance, IT-021-5), цель которого - подготовка сопроводительного документа к AS ISO 15489-2002, содержащего практическое руководство по проведению организациями мониторинга и аудита (опубликован в 2003 г.) <16>. -------------------------------- <14> AS ISO 15489.1-2002 Records Management - General. Developed by SA/IT-021. Date of Publication 2002-03-13. 19 p.; AS ISO 15489.2-2002 Records Management - Guidelines. Developed by SA/IT-021. Date of Publication 2002-03-13. 39 p. <15> В настоящий момент Комитет по управлению документацией анализирует "остаточные" компоненты AS 4390-1996, не вошедшие в AS ISO 15489-2002, на предмет их опубликования как дополнения к действующему стандарту. <16> www. naa. gov. au

- AS ISO 15489-2002 состоит из двух частей: AS ISO 15489.1-2002 "Управление документами. Общие требования"; AS ISO 15489.2-2002 "Управление документами. Руководящие указания". Часть 1 - это и есть стандарт <17>. В ней представлены основы управления документами. Часть 2 являет собой вспомогательные материалы технического характера, которые призваны детализировать часть 1 и наметить основные направления внедрения организациями ее положений на практике. -------------------------------- <17> Стандарты Австралии определяют стандарт как опубликованный документ, в котором содержатся общие и руководящие требования, призванные гарантировать, что материал, продукт, метод или услуга, которые призваны регулировать стандарт, точно соответствуют сформулированным при его разработке целям и задачам // www. standards. org. au.

AS ISO 15489-2002 содержит базовые принципы, которые организации могут использовать в своей делопроизводственной практике. Обе части стандарта призваны помочь организациям в создании документов, работе с ними, в организации их хранения с целью оптимизации бизнес-процессов и приведения их в соответствие с требованиями буквы закона, причем особое внимание уделяется соответствию критериям полноты и точности информации. Требования AS ISO 15489.1-2002 и AS ISO 15489.2-2002 применимы к документам независимо от того, в каком формате и на каком носители зафиксирована информация, и от того, были ли эти документы созданы или получены организацией в процессе ее жизнедеятельности. Говоря о ключевых компонентах AS ISO 15489-2002, нельзя не упомянуть, что часть 1 обеспечивает основы организации управления документами, уделяя особое внимание таким вопросам, как: преимущества управления документами; нормативная среда; политика управления документами и ответственность; требования к управлению документами. Также она говорит и о необходимости создания отвечающих современным требованиям программ, в том числе связанных с проектированием и внедрением систем управления документами <18>, смежных процессов и систем контроля, которые неотделимы от управления документами. -------------------------------- <18> В стандарте обозначается акронимом DIRS.

Часть 2 содержит: - дополнительные директивы, которых необходимо придерживаться в процессе проектирования и внедрения программ управления документами и организации контроля за их функционированием посредством использования разного рода инструментариев документационного обеспечения управления (тезаурусов); - более подробное описание методологии DIRS, заявленной в части 1. AS ISO 15489.2-2002 также содержит дополнительные указания, касающиеся мониторинга и аудита в сфере систем документации, тем самым гарантируя, что организация отвечает по своим юридическим и финансовым обязательствам; дополнительные указания, касающиеся разработки учебных курсов, призванные подтвердить полноту понимания организациями требований норматива. Хотя стандарт AS ISO 15489-2002 во многом повторяет содержание стандарта AS 4390-1996, однако между ними есть и ряд существенных различий, касающихся терминологии, структуры, подхода к освещению различного рода вопросов. Стандарт AS ISO 15489-2002 был разработан и внедрен как международный стандарт, и для обеспечения соответствия его норм принятым в международной практике некоторые термины, привычные для австралийского делопроизводства, были изменены. Однако, хотя понятия и разнятся, суть их остается неизменной. Так, например, вместо DIRKS (проектирование систем управления документацией) в стандарте AS ISO 15489-2002 употребляется DIRS, а вместо disposal ("уничтожение") - disposition. Во вступлении к AS ISO 15489-2002 с целью свести к минимуму непонимание отдельных существенных пунктов приводятся австралийские эквиваленты принятых в международной практике терминов. Стандарт AS 4390-1996 и смежные с ним были пересмотрены, укрупнены и модернизированы, превратившись тем самым в AS ISO 15489-2002. В то время как AS 4390-1996 содержит шесть частей, AS ISO 15489-2002 две (непосредственно стандарт и вспомогательные материалы технического характера). Соответственно, содержащаяся в AS ISO 15489-2002 информация существенно отличается от представленной в AS 4390-1996, в основном за счет краткости и сжатости. Так, по сравнению с AS 4390-1996 AS ISO 15489-2002 содержит ряд значимых новаций: даны более четкие формулировки терминов, относящихся к процессу организации управления документами и контроля за ними; акцент делается на метаданные и способы их получения; в стандарт включены алфавитный указатель и подробное оглавление; наличествует большое количество ссылок между отдельными главами, секциями, что наглядно иллюстрирует их взаимосвязь; приведены справочные таблицы, в которых сравниваются отдельные пункты и подпункты обеих частей AS ISO 15489-2002 для упрощения использования стандарта. Среди элементов AS 4390-1996, не вошедших в AS ISO 15489-2002, следует особо отметить "Перечень документов с указанием сроков хранения" (Storage Requirements Assessment Checklist): "Таблицы сроков хранения" (Storage Requirements Assessment Worksheet), "Состав операций, которые нужно осуществлять в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств" (Contents of a Model Disaster Response Plan), "Окружающая среда и стандарты безопасного хранения документов Правительства Австралии" (Environmental Conditions and Safety Standards for the Storage of Records in Australia Government), - подразделы шестой части "Хранение" (Storage) AS 4390-1996. AS ISO 15489-2002 также содержит требования к организации хранения документов, но не так детально прописанные, как в AS 4390-1996. Некоторые пункты третьей части "Стратегии (методики)" (Strategies) AS 4390-1996 также не вошли в новый стандарт, в том числе пункт 8, описывающий различные виды документов, создаваемые в ходе многочисленных операций, а также информационные документы: "Модернизация системы управления документацией" (Conversion of Records Management Systems) и "Инструментарий проверки эксплуатационных характеристик системы управления документацией" (Check List for Performance Testing of Records Management Systems). Как мы и упоминали выше, Стандарты Австралии после издания AS ISO 15489-2002 попытались выделить ключевые компоненты AS 4390-1996, не вошедшие в новый стандарт, и опубликовать их в виде приложений, дополнений к текущему нормативно-методическому акту по организации управления документами. Таким образом, необходимо подчеркнуть, что глобализация, которая помимо прочего характеризуется стандартизацией экономических и технологических процессов, очевидно прослеживается и в сфере документационного обеспечения управления. Ярким примером тому служит разработка на основе национального стандарта Австралийского Союза AS 4390-1996 международного нормативно-методического акта ISO 15489:2001 и принятие аутентичных стандартов в ряде стран, чьи национальные органы по стандартизации представлены в ISO. В России 12 марта 2007 г. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии N 28-ст был утвержден и введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" <19>, за подготовку которого ответственен Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) <20>. -------------------------------- <19> ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования". М.: ФГУП "Стандартинформ", 2007. 19 с. <20> Описание инноваций, привнесенных ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в отечественное делопроизводство, а также анализ его структуры можно почерпнуть из: Варламова Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства // Секретарь-референт. 2007. N 6.

Принятие обоих национальных нормативно-методических актов преследует собой единую цель - привести системы управления документацией отдельных стран к единообразию, ведь унификация и стандартизация являются тенденциями развития делопроизводства не только внутри России, но и за ее пределами. Сравнение же AS ISO 15489.1-2002 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, мы надеемся, станет темой следующего сообщения.

Название документа