Какую бухгалтерскую документацию необходимо иметь в наличии предприятию в бумажном виде?

Ответ: В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

При этом утверждаются:

рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

правила документооборота и технология учетной информации;

порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

При этом организация должна документально оформлять все хозяйственные операции, причем, какие документы ей оформлять, решает сама организация путем принятия своей учетной политики (выражается в форме соответствующего приказа или распоряжения лица, ответственного за организацию и состояние бухучета). Эти положения применяются к тем документам, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлено альтернативное применение (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощенная форма учета).

В соответствии с п.7 ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Следовательно, имеют место два вида первичных и сводных учетных документов (деление производится по основанию носителя документа) - бумажные и машинные. Причем если в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, контролирующий орган, суд или прокуратура, копии первичных и сводных учетных документов должны быть изготовлены на бумажном носителе. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку последних (в частности, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

В соответствии с п.1 ст.10 Федерального закона "О бухгалтерском учете" регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

В данном случае, что касается регистров бухгалтерского учета, не наблюдается строгое регламентирование по поводу бумажных носителей соответствующей информации.

Что касается непосредственно бухгалтерской отчетности организации, то Федеральный закон "О бухгалтерском учете" не предусматривает возможность ведения такой отчетности путем составления документов на машинном носителе информации (гл.3 Закона).

На основании изложенного бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики (определение системы (формы) бухгалтерского учета, включающей рабочий план счетов бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета (форму счетоводства), состав и виды применяемых форм первичных учетных документов, систему документооборота и другие учетные процедуры, в том числе и вид носителей информации - бумажный или электронный). Учетная политика утверждается приказом об учетной политике предприятия.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В этом случае предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Такие документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде. Регистры бухгалтерского учета можно составлять на машинном носителе. Такие документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде. Бухгалтерская отчетность должна быть в бумажном виде.

24.06.97 А. В.Лопатников

Юридическое агентство "Ирсан"