Организация предоставляет служебный автомобиль работникам, чья работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами. При этом работник ездит только один и без груза. Необходимо ли в этом случае заполнять путевой лист для того, чтобы обосновать понесенные на ГСМ расходы?

Ответ: Путевой лист на автомобиль, на котором ездит только сам работник организации без грузов, составлять необязательно. Расходы на ГСМ в этом случае можно обосновать первичным учетным документом свободной формы, в котором будут указаны экономически обоснованные цели поездок, а также будут содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Обоснование: В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на содержание служебного автомобильного транспорта.

В соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Поэтому для документального обоснования требуется соответствие полученных документов действующему законодательству. В соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов первичного документа указан в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав) Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Устава запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В соответствии с п. 14 ст. 2 Устава путевой лист - документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Соответственно, если нет перевозок пассажиров, багажа и грузов, то нет необходимости в заполнении путевого листа. В соответствии со ст. 2 Устава багаж - вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке; груз - материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке; пассажир - физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства.

Соответственно, если работник ездит только один и без груза, то не запрещается осуществление перевозок легковыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

В. В.Семенихин

Консалтинговая группа

"Экспертбюро Семенихина"

11.05.2013