При получении трудовой книжки в день увольнения работник расписался не в той строке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то есть напротив фамилии другого работника. Как исправить такую ошибку, если она была замечена уже после того, как работник ушел?
Ответ: Если при получении трудовой книжки в день увольнения работник расписался не в той строке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то есть напротив фамилии другого работника, такую ошибку можно исправить следующим образом:
1. Ошибочную подпись необходимо зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое.
2. На полях рядом с ошибочно внесенной подписью внести запись: "Подпись в графе N 13 строки N ... недействительна", поставить дату признания подписи недействительной, указать фамилию и инициалы лица, признавшего подпись недействительной.
3. Работник, ошибочно поставивший свою подпись напротив фамилии другого работника, должен расписаться в соответствующей строке напротив своей фамилии.
Обоснование: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Правительством РФ 16.04.2003 было издано Постановление N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, далее - Правила).
Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен разд. VI Правил. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 40 Правил):
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета).
Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
В соответствии с п. 41 Правил в книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.
В рассматриваемой ситуации при получении трудовой книжки в день увольнения работник расписался не в той строке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то есть напротив фамилии другого работника.
Действующие нормативно-правовые акты не устанавливают алгоритм действий работодателя в случае ошибочного проставления подписи работником напротив фамилии другого работника.
Учитывая это обстоятельство, допустимо руководствоваться правилами внесения изменений и исправлений в аналогичные документы: трудовые книжки и первичные учетные документы.
Полагаем при этом, что для исправления ошибки целесообразно признать подпись недействительной.
Отметим, что, на наш взгляд, использовать в данном случае формулировку "Исправлено" нельзя по причине того, что в этом случае будет невозможно внести правильную запись. Правильной записью будет являться подпись работника, напротив фамилии которого была поставлена ошибочная подпись. Следовательно, правильная запись может быть внесена только после увольнения этого работника из организации.
После признания подписи недействительной нужно обратиться к уволенному работнику с просьбой поставить свою подпись в надлежащем месте книги учета (напротив своей фамилии).
В соответствии с п. 30 Правил изменение записей в трудовой книжке производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
Процедура признания записей недействительными установлена в п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Так, например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Порядок исправления записей в первичных учетных документах установлен в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии с которой исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В соответствии с п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Применительно к форме книги учета и к ситуации, требующей признания недействительной подписи, а не записи, полагаем целесообразным корректировку положений указанных выше актов:
1. Ошибочную подпись необходимо зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. В противном случае при получении трудовой книжки работником (напротив фамилии которого была ошибочно поставлена подпись) и проставлении подписи будет неясно, чья подпись является подлинной.
2. На полях рядом с ошибочно внесенной подписью внести запись: "Подпись в графе N 13 строки N ... недействительна", поставить дату признания подписи недействительной, указать фамилию и инициалы лица, признавшего подпись недействительной.
3. Работник, ошибочно поставивший свою подпись напротив фамилии другого работника, должен расписаться в соответствующей строке напротив своей фамилии.
Е. А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет "Высшая школа экономики"
29.03.2013