Организация изменила свои организационно-правовую форму и название. Прежнее наименование организации указано на обложке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Надо ли указывать там новое наименование организации? Если да, то как это сделать правильно?
Ответ: Если организация изменила свои организационно-правовую форму и название, а прежнее наименование организации указано на обложке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то необходимо на обложке указать новое наименование организации, а прежнее - заключить в скобки.
Обоснование: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) (далее - Правила). С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 40 Правил):
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета).
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
В соответствии с п. 41 Правил в книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Действующие нормативно-правовые акты прямо не устанавливают порядок действий в ситуации, когда организация изменила свою организационно-правовую форму и название, а прежнее наименование организации указано на обложке книги учета.
В связи с этим отметим следующее.
Смена организационно-правовой формы юридического лица является одним из видов его реорганизации - преобразованием (ст. 57 Гражданского кодекса РФ).
Согласно ст. 58 ГК РФ при преобразовании юридического лица одного вида в юридическое лицо другого вида (изменении организационно-правовой формы) к вновь возникшему юридическому лицу переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом. При этом вновь созданное юридическое лицо является правопреемником преобразованного юридического лица.
В соответствии с п. 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) при изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Аналогичные правила установлены п. 4.1.26 Основных правил работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263).
На наш взгляд, указанной процедурой можно воспользоваться и в случае необходимости отражения преобразования организации на обложке книги учета: на обложке указать новое наименование организации, а прежнее - заключить в скобки.
Е. А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет "Высшая школа экономики"
19.03.2013