Какие документы будут являться достаточным обоснованием для включения в состав расходов по налогу на прибыль оплаты гостиничных услуг, предоставленных командированному работнику организации, в случае если счет на гостиничные услуги был оплачен организацией в безналичном порядке?

Ответ: Для признания в целях исчисления налога на прибыль прочими расходами, связанными с производством и реализацией, сумм оплаты гостиничных услуг, предоставленных направленному в командировку работнику и оплаченных организацией-работодателем в безналичном порядке, необходимы как документы, подтверждающие непосредственно расходы на проживание (счет, выставленный гостиницей, платежное поручение на перечисление соответствующей суммы и др.), так и документы, свидетельствующие о фактическом нахождении работника в месте командирования и о производственном характере данной поездки: приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение, отчет о командировке.

Обоснование: Статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по найму жилого помещения в месте командирования.

При этом не противоречит действующему законодательству оплата организацией-работодателем соответствующих услуг, предоставленных направленному в командировку работнику, в безналичном порядке на основании выставленного гостиницей счета.

Для признания рассматриваемых затрат организации в целях исчисления налога на прибыль прочими расходами, связанными с производством и реализацией, помимо документов, подтверждающих непосредственно расходы на проживание (счета, выставленного гостиницей, платежного поручения на перечисление соответствующей суммы и др.), необходимы также документы, свидетельствующие о фактическом нахождении работника в месте командирования и о производственном характере данной поездки: приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение, отчет о командировке и т. д.

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ для целей формирования налоговой базы по налогу на прибыль организаций датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Однако работник представляет авансовый отчет только о расходовании полученных им от работодателя перед отъездом в командировку денежных средств под отчет. В случае когда командировочные расходы, в том числе связанные с проживанием в гостинице, оплачены организацией-работодателем в безналичном порядке, они в авансовый отчет работника не включаются.

На наш взгляд, в ситуации, когда денежные средства под отчет работнику не выдавались, расходы по найму жилого помещения, оплату которых произвел работодатель в безналичном порядке, признаются в налоговом учете на дату утверждения отчета о командировке.

Е. В.Воробьева

Член Научно-экспертного совета

Палаты налоговых консультантов

Российской Федерации

12.03.2013