Подотчетное лицо за счет собственных средств оплатило некоторые услуги, канцтовары и хозяйственные товары. При сдаче авансового отчета с перерасходом (около 7000 руб.) подотчетному лицу было объявлено, что с него удержат НДФЛ в размере 13%, так как не был получен аванс для проведения расходов. Правомерно ли это?
Ответ: Денежные средства, выплачиваемые подотчетному лицу по авансовому отчету с перерасходом в качестве возмещения потраченных им на нужды организации собственных средств, не подлежат обложению НДФЛ.
Обоснование: Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) для выдачи наличных денежных средств необходимо, чтобы работник (подотчетное лицо) написал заявление с просьбой выдать деньги. На заявлении руководитель должен собственноручно написать сумму выдаваемых наличных и срок, на который наличные выдаются. На заявление руководитель ставит свою подпись и дату, когда заявление было подписано.
Вместе с тем на практике встречаются ситуации, когда работник не получал денежные средства под отчет, а все произведенные расходы осуществлялись им за счет собственных средств.
Полагаем, что в этом случае работнику необходимо написать заявление с просьбой возместить денежные средства, потраченные на расходы, связанные с деятельностью организации. К заявлению будет необходимо приложить оправдательные документы (счета, чеки, накладные, квитанции).
В случае если, рассмотрев заявление и оправдательные документы, руководитель посчитает, что расходы производились для осуществления деятельности организации, руководитель завизирует заявление и тем самым санкционирует выплату израсходованной на нужды организации суммы.
Согласно ст. 41 Налогового кодекса РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами "Налог на доходы физических лиц", "Налог на прибыль организаций" НК РФ.
В ст. 209 НК РФ определено, что объектом налогообложения по НДФЛ является доход, полученный налогоплательщиком.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды (ст. 210 НК РФ).
В рассматриваемом случае расходы были произведены в целях осуществления деятельности организации.
Соответственно, работник не получил доход и, как следствие, объект налогообложения по НДФЛ отсутствует.
Полагаем, что в рассматриваемом случае удержание НДФЛ с денежных средств, израсходованных на нужды организации, будет неправомерным.
Л. Б.Чернышева
ООО "ИК Ю-Софт"
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
05.03.2013