Организация имеет сеть филиалов, расположенных в разных регионах. В каждом из филиалов есть свой инспектор отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек. Как правильно при переводе работника из одного филиала в другой отразить в книге учета движения трудовых книжек одного филиала факт передачи трудовой книжки в другой филиал?

Ответ: Поскольку вопросы передачи трудовых книжек работников при переводах в другое структурное подразделение в пределах одного юридического лица не регламентированы нормативно, полагаем необходимым в этой ситуации поступать следующим образом: в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним передающего филиала следует вкладывать копии акта передачи трудовой книжки в другое структурное подразделение и приказа о переводе работника; графы 12 и 13 книги учета при этом не заполнять. Однако в книге учета принимающего филиала трудовую книжку рекомендуем зарегистрировать во избежание нарушения правовых норм об учете трудовых книжек.

В организации с разветвленной структурой филиалов и децентрализованным кадровым делопроизводством целесообразно принять общий локальный нормативный акт, например инструкцию о кадровом делопроизводстве, регламентирующую подобные вопросы.

Обоснование: Для правильного ответа на данный вопрос первоначально необходимо выяснить, что следует понимать под переводом работника из одного филиала в другой: собственно перевод, предусмотренный ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса РФ, или увольнение в порядке перевода (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Филиал организации согласно п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ не является самостоятельным юридическим лицом. Его руководители могут быть наделены полномочиями решать кадровые вопросы (осуществлять прием, увольнение, перевод работников) в пределах своего филиала. Работодателем по отношению к работнику, принятому на работу в филиал, является головная организация; в трудовом договоре с работником должно быть указано в качестве обязательного условие о месте работы и структурном подразделении (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), в рассматриваемом случае - филиале головной организации.

Часть 1 ст. 72.1 ТК РФ определяет перевод на другую работу как постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если последнее было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Отсюда можно сделать вывод, что перевод работника из одного филиала в другой филиал в пределах одного юридического лица - это перевод на другую постоянную работу в той же организации и возможен он только с письменного согласия работника.

Встречающийся на практике перевод работников между филиалами одного юридического лица путем увольнения и последующего приема на работу не является правомерным по причине отсутствия оснований для прекращения трудового договора с работником.

Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица законодательно не урегулирована. Нормативное регулирование вопросов такого децентрализованного кадрового делопроизводства должно осуществляться на локальном уровне путем принятия в головной организации инструкции по кадровому делопроизводству, например. В ней, помимо прочих, должны быть отражены вопросы процедуры рассматриваемого перевода и передачи необходимых для этого документов между структурными подразделениями.

Оформление такого перевода осуществляется приказом работодателя по унифицированной форме N N Т-5 или Т-5а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, изданным на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, подписанного сторонами. Затем вносится запись о переводе в трудовую книжку работника, а также соответствующие записи и в личную карточку формы N Т-2. Далее все документы (трудовая книжка, личная карточка формы N Т-2, копия приказа о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору) передаются для дальнейшего ведения в филиал, куда переводится работник. Передача документов оформляется соответствующим актом.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), предписывают вести обязательный учет трудовых книжек (п. 40), для чего в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним следует регистрировать все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные вновь; при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в книге учета (п. 41).

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Приложением N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69:

Форма книги

учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

N Дата приема на Фамилия, Серия и Должность Наименование Дата и N Расписка Получено Дата выдачи Расписка

п/п работу, заполнения имя и номер профессия, места работы приказа ответственного за на руки работника

трудовой книжки отчество трудовой специальность (с указанием (распоряжения) лица, заполненные трудовой в

или владельца книжки работника, структурного или иного принявшего или трудовые книжки при получении

вкладыша в нее трудовой или который сдал подразделения), решения заполнившего книжки или увольнении трудовой

книжки вкладыша трудовую куда принят работодателя, трудовую вкладыши (прекращении книжки

число месяц год в нее книжку или на работник на основании книжку в них трудового

которого которого (руб.) договора

заполнена произведен

трудовая прием

книжка или работника

вкладыш

в нее

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Из приведенной формы видно, что книга учета движения трудовых книжек должна отражать лишь такие действия с трудовыми книжками работников, как ее принятие при устройстве на работу (заполнение нового бланка при принятии на работу впервые) и выдача при увольнении с работы. Возможность внесения дополнительных сведений в эту форму не предусмотрена.

Ситуация перевода работника в другое структурное подразделение одного и того же юридического лица при раздельном ведении учета трудовых книжек в каждом таком подразделении не предполагает выдачи работнику его трудовой книжки, поскольку мы выяснили, что увольнения работника не происходит.

Следовательно, нет никаких оснований для заполнения граф 12 - 13 книги учета. Поскольку других граф, в которых возможно было бы отразить иные действия с трудовыми книжками работников (в рассматриваемом случае это передача в другое структурное подразделение), форма книги учета не имеет, полагаем неправомерным вносить какие-либо сведения о передаче трудовых книжек в не предназначенные для этого графы. Во избежание путаницы целесообразно вложить копии акта передачи трудовой книжки и приказа о переводе работника в другой филиал в книгу учета.

Полагаем, что в том филиале, который будет являться новым местом работы переведенного работника, трудовая книжка все же должна быть зарегистрирована в книге учета, поскольку хранение незарегистрированной трудовой книжки противоречит п. п. 40 и 41 Правил и может повлечь ответственность работодателя по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушения законодательства о труде и охране труда.

В качестве даты в графах 2 - 4 считаем возможным указать дату приема трудовой книжки по акту, а в графе 9 - дату и номер приказа о переводе работника между филиалами.

С. Ю.Катасонова

ОАО "Центральная геофизическая экспедиция"

14.02.2013