Как правильно при составлении графика отпусков внести в него сведения о работниках, находящихся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ: Работодатель не обязан вносить в график отпусков сведения о работниках, находящихся в отпуске по уходу за ребенком весь календарный год.

Если отпуск по уходу за ребенком продолжается не весь календарный год, работодатель с учетом конкретных обстоятельств может запланировать очередной отпуск работника. Сведения о таком отпуске включаются в график отпусков.

Также женщина в силу ст. 260 Трудового кодекса РФ имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком. Сведения о таком отпуске не включаются в график отпусков.

Обоснование: Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы N Т-7 "График отпусков", предусмотренными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", график отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график.

Из вышеуказанных норм, по нашему мнению, следует, что график отпусков в обязательном порядке должен содержать информацию об отпусках работников, которые имеют право на отпуск и которым отпуск должен быть предоставлен. Об этом свидетельствуют такие конструкции, как "очередность предоставления определяется" в ст. 123 ТК РФ и "для отражения сведений о времени распределения" в Указаниях Госкомстата России. То есть речь идет об отпусках, которые должны быть фактически предоставлены работникам.

Вышеуказанные нормативные акты не устанавливают обязанности работодателя включать в график отпусков сведения о работниках, которым отпуск не предоставляется. Вместе с тем отсутствует запрет включать информацию в график отпусков о работниках, которым отпуск не предоставляется.

Применительно к поставленному вопросу может быть рассмотрено несколько ситуаций.

Первая ситуация: работник находится в отпуске по уходу за ребенком весь календарный год.

Нахождение в отпуске по уходу за ребенком по общему правилу исключает предоставление очередного оплачиваемого отпуска в силу ст. 256 ТК РФ, поэтому работодатель не обязан включать в график отпусков сведений о работнике, которому очередной отпуск не предоставляется.

В то же время допустимо внести в график отпусков сведения о работниках, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в следующем порядке. В столбце 5 "Количество календарных дней" ставится ноль или прочерк. В столбце 6 "Дата запланированная" ставится прочерк. В столбце 10 "Примечание" делается отметка о том, что работник находится в отпуске по уходу за ребенком.

Вторая ситуация: отпуск по уходу за ребенком заканчивается до окончания календарного года.

В этой ситуации работодатель с учетом конкретных обстоятельств может запланировать очередной отпуск работника, например, в случае если отпуск по уходу за ребенком продлится непродолжительное время с начала календарного года. Допустимо предоставление очередного отпуска авансом без учета отработанного времени.

В случае если работодатель запланировал очередной отпуск на текущий календарный год после выхода работника из отпуска по уходу за ребенком, сведения о таком отпуске подлежат включению в график отпусков.

В ряде случаев работодатель может не планировать очередной отпуск работника на текущий календарный год после отпуска по уходу за ребенком, например, если отпуск по уходу за ребенком заканчивается в ноябре или декабре.

В этой ситуации сведения об отпуске работника не включаются в график отпусков, поскольку, как указано выше, график отпусков в обязательном порядке должен содержать информацию об отпусках работников, которые имеют право на отпуск и которым отпуск должен быть предоставлен.

Также в этой ситуации согласно ст. 260 ТК РФ работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у данного работодателя женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком.

Если женщина изъявит желание получить ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то работодатель обязан предоставить ей очередной отпуск независимо от графика отпусков. Сведения о таком отпуске не включаются в график отпусков. Заранее не известно, воспользуется ли женщина правом, предусмотренным ст. 260 ТК РФ. Предоставление отпуска в этом случае обусловлено желанием женщины и правовой нормой, которая обязывает предоставить отпуск, а не графиком отпусков.

А. Н.Губин

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

13.02.2013