Организация направляет работника в заграничную командировку и выдает командировочные в валюте. Вправе ли организация применять форму N КО-2 (РКО) при выдаче иностранной валюты при направлении работника в заграничную командировку или она должна самостоятельно разработать форму документа и закрепить ее в учетной политике? Как правильно выдать валюту и зарегистрировать документ в кассовой книге?
Ответ: Выдачу командировочных работнику в иностранной валюте следует отражать в самостоятельно разработанном документе. Учет кассовых операций с наличной иностранной валютой должен осуществляться в отдельной кассовой книге.
Обоснование: Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение), п. п. 21 - 23 которого установлены условия возмещения расходов по найму жилого помещения, по проезду, расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, иные обязательные платежи и сборы при направлении работников в командировки на территории иностранных государств.
При этом на основании п. 24 Положения возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.
А в соответствии с п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому должны прилагаться все документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой.
Кроме того, согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения.
В свою очередь, в силу ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 173-ФЗ валютные операции между резидентами запрещены, за исключением указанных, в частности, в п. 9 ч. 1 названной статьи операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Следовательно, выдача командировочных в иностранной валюте нарушением валютного законодательства не является, что также подтверждается Письмом Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381 и Постановлением Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07.
В соответствии с п. 1.8 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П), кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (кассовыми документами).
Расходный кассовый ордер 0310002 подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром (п. 2.2 Положения N 373-П).
Как следует из п. 4.1 Положения N 373-П, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам 0310002.
Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат производится юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.
При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер 0310002 (п. 4.3 Положения N 373-П).
На основании Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации", расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).
При этом отдельной унифицированной формы документа по выдаче иностранной валюты из кассы организации нет.
Учитывая, что на основании Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, в унифицированные формы по учету кассовых операций организация не вправе вносить дополнительные реквизиты, организации следует самостоятельно разработать форму первичного документа в соответствии с требованиями вступившего в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ч. 2 ст. 9), а также закрепить в качестве приложения к учетной политике организации (ч. 2 ст. 8).
Заметим, что учет кассовых операций с наличной иностранной валютой должен осуществляться отдельно от учета рублевых кассовых операций, то есть в отдельной кассовой книге. Данные разъяснения ранее формулировал Банк России в Письме "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования". Несмотря на то что указанное Письмо фактически утратило силу с 18.06.2004 в связи с изменением валютного регулирования Федеральным законом N 173-ФЗ и отменой нормативных актов Банка России, применение которых разъяснено данным документом, считаем обоснованным применение указанной позиции в настоящее время, учитывая также форму кассовой книги (унифицированную форму N КО-4), утвержденную Постановлением Госкомстата России N 88 (валюта книги - рубли).
О. С.Дубасова
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
23.01.2013