Организация направляет в командировку двух работников. Обоим работникам выданы из кассы под отчет деньги на командировочные расходы, в том числе на проезд, но один из них приобрел электронные билеты для себя и для второго работника, оплатив их через Интернет своей банковской картой. Как отчитаться работникам по расходам на проезд после возвращения из командировки? Не будет ли это нарушением порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций?

Ответ: Работник, купивший электронные билеты для себя и коллеги и оплативший их своей банковской картой, может в своем авансовом отчете отразить приобретение обоих билетов. Проведение расчетов работником, получившим деньги под отчет, собственной банковской картой, а не наличными деньгами, не является нарушением порядка ведения кассовых операций.

Обоснование: Статья 168 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду к месту командировки. Согласно п. п. 10, 11, 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки, для чего при направлении его в командировку выдают ему денежный аванс, в том числе на оплату расходов по проезду. А работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

В соответствии с п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. После того как отчет проверит бухгалтер и утвердит руководитель, по авансовому отчету будет произведен окончательный расчет. То есть неизрасходованный аванс работники должны будут внести в кассу работодателя по приходному кассовому ордеру, а израсходованные сверх выданных, в случае утверждения авансового отчета, им должен будет выплатить работодатель по расходному кассовому ордеру (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1) (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55)).

Следует отметить, что в некоторых случаях электронная форма билета содержит информацию о плательщике, поэтому, на наш взгляд, расходы на билеты не могут быть учтены в авансовом отчете того работника, который их не покупал. При этом нормативные акты не обязывают командированного работника самостоятельно оплачивать проезд. Это может сделать другой работник, даже если он сам никуда не едет. Поскольку возмещаются только реально произведенные и подтвержденные расходы, в ситуации, изложенной в вопросе, стоимость билетов должен включить в свой авансовый отчет тот работник, который приобретал билеты. Руководитель организации может утвердить такой авансовый отчет даже в том случае, если не поручал работнику покупать билеты для второго работника и компенсировать перерасход. Соответственно, второй работник не отразит в своем авансовом отчете расходы на проезд, поскольку он билеты не покупал, и вернет неизрасходованный аванс.

В случае если из подтверждающих документов невозможно установить, кто именно покупал билет (электронная форма билета не содержит информации о плательщике), работники могут рассчитаться между собой, после чего каждый из них отчитается за свой билет.

Что касается оплаты билетов картой работника через Интернет, то в качестве подтверждающих понесенные расходы документов работник сможет приложить:

или распечатанную форму электронного авиабилета и посадочный талон при его наличии. Против такого подтверждения не возражает и Минфин России (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134, Письма Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11);

или контрольный купон электронного проездного документа (железнодорожного билета) (выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).

В соответствии с ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании или неполном оприходовании в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, грозит организации штрафом от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Законодательство не предусматривает запрета на оплату командировочных расходов, в том числе на проезд, с карты работника при соблюдении изложенного выше документального оформления. Соответственно, отсутствует состав правонарушения, предусмотренный ст. 15.1 КоАП РФ.

О. Г.Хмелевской

Издательство "Главная книга"

10.12.2012