Что должен предпринять работодатель в связи с утерей книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? Как оформить утерю? Как правильно завести новую книгу учета? Нужно ли указывать, что это дубликат?
Ответ: Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют порядок действий работодателя в случае, когда книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утеряна, в связи с чем рекомендуется по аналогии руководствоваться правилами выдачи дубликатов трудовых книжек в случае их массовой утраты работодателем и предпринять следующие действия:
1. Создать комиссию по расследованию утери книги учета. В состав комиссии рекомендуется включить руководителя организации; лицо, ответственное за учет трудовых книжек, и иных заинтересованных лиц.
2. В порядке работы комиссии затребовать у лица, ответственного за учет трудовых книжек, объяснительную, зафиксировав в ней причины утраты книги учета.
3. По результатам работы комиссии составить акт, указав в нем результаты расследования факта утери книги учета.
4. На основании акта издать приказ о начале ведения новой книги учета.
5. Начать вести новую книгу учета в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) (далее - Правила).
В случае утери книги учета работодатель вправе указать, что новая книга является дубликатом. В то же время отсутствие подобной надписи при надлежащем оформлении новой книги учета не будет являться нарушением.
Обоснование: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен разд. VI Правил. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 40 Правил):
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета).
Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
В соответствии с п. 41 Правил в книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет.
Указанные выше акты не регламентируют порядок действий работодателя в случае, когда книга учета утеряна. Анализ норм Правил не позволяет сделать вывод о том, каким образом необходимо оформить утерю и как правильно завести новую книгу учета.
В то же время ответственность за организацию работы по учету трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя, а ответственность за учет трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил).
Таким образом, утеря книги учета не освобождает работодателя от обязанности ведения учета движения трудовых книжек, следовательно, в рассматриваемой ситуации работодатель обязан завести новую книгу учета.
При этом представляется необходимым зафиксировать факт утери книги учета.
Учитывая отсутствие норм, регулирующих порядок действий работодателя в случае утери книги учета, рекомендуем по аналогии руководствоваться правилами выдачи дубликатов трудовых книжек в случае их массовой утраты работодателем (п. 34 Правил).
Применительно к рассматриваемому вопросу рекомендуем в случае утери книги учета поступать следующим образом:
1. Создать комиссию по расследованию утери книги учета. В состав комиссии рекомендуется включить руководителя организации; лицо, ответственное за учет трудовых книжек, и иных заинтересованных лиц.
2. В порядке работы комиссии затребовать у лица, ответственного за учет трудовых книжек, объяснительную, зафиксировав в ней причины утраты книги учета.
3. По результатам работы комиссии составить акт, указав в нем результаты расследования факта утери книги учета.
4. На основании акта издать приказ о начале ведения новой книги учета.
5. Начать вести новую книгу учета, соблюдая Правила.
Особого внимания заслуживает изучение вопроса о том, какие данные необходимо внести в новую книгу учета: восстановить все предыдущие записи или внести в новую книгу только актуальные сведения о работниках, трудящихся в организации на момент заведения новой книги учета.
Представляется, что однозначный ответ на этот вопрос дать сложно.
На наш взгляд, в том случае, если утерянная книга учета велась на протяжении десятков лет, восстановление всех утраченных сведений - трудновыполнимая, а подчас и невозможная задача. Наибольшие сложности возникнут при заполнении граф 10 (расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку) и 13 (расписка работника в получении трудовой книжки) книги учета.
Если же утерянная книга велась на протяжении непродолжительного времени и восстановление записей в новой книге представляется возможным, то, на наш взгляд, данные лучше восстановить.
Учитывая отсутствие нормативно закрепленного порядка заведения новой книги учета в случае утери предыдущей, работодатель, на наш взгляд, вправе самостоятельно решить вопрос о восстановлении записей о трудовых книжках работников организации, получивших трудовые книжки на руки в связи с прекращением работы в организации.
Однако следует особо отметить, что это не отменяет обязанности работодателя внести в новую книгу учета записи о трудовых книжках работников, продолжающих свою работу в организации (в соответствии с п. 45 Правил).
Правила не содержат информации о возможности оформления дубликата книги учета, ввиду чего неясно, необходимо ли в новой книге учета указывать, что она является дубликатом.
В то же время Правила предусматривают обязанность работодателя завести дубликат трудовой книжки работника в случаях ее утери работником (п. 31 Правил) или работодателем в результате чрезвычайной ситуации (п. 34 Правил). По аналогии с указанными нормами Правил представляется, что в случае утери книги учета работодатель вправе указать, что новая книга является дубликатом. Однако отсутствие подобной надписи, на наш взгляд, при надлежащем оформлении новой книги учета не будет являться нарушением.
Е. А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет "Высшая школа экономики"
04.12.2012