Организация имеет договор с ООО на оказание услуг сотовой связи. На сумму оплаченных услуг по счету ООО направило организации только счет-фактуру и расшифровку переговоров и расчетов без печати. Могут ли эти документы подтвердить факт оказания услуг для целей учета их в расходах при исчислении налога на прибыль или обязателен акт по оказанным услугам с печатью?

Ответ: С учетом мнения Минфина России и налоговых органов организации для подтверждения расходов на сотовую связь в целях налога на прибыль необходимо в том числе определить и зафиксировать в письменном виде перечень должностей работников, которые имеют право на пользование услугами сотовой связи, и предельный размер расходов на каждого работника в месяц на указанные цели. Поэтому, на наш взгляд, имеющихся у организации документов (договоров с оператором связи, счетов, счетов-фактур, расшифровок переговоров и расчетов) для учета указанных расходов недостаточно. Акт по услугам связи составляется в случаях, если это предусмотрено договором. Печать не включается в число обязательных реквизитов, которые должны содержать первичные учетные документы, в частности акт по оказанным услугам.

Обоснование: В соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационной сети Интернет и иных аналогичных систем).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документами, подтверждающими расходы, являются первичные учетные документы. Данный вывод подтверждается и позицией УФНС России по г. Москве в Письмах от 06.07.2011 N 16-15/065614@, от 11.03.2009 N 16-15/021311.

В силу п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ.

Следовательно, счет-фактура не является первичным документом, в то время как расходы в целях налогообложения прибыли подтверждаются первичными учетными документами.

Что касается составления акта по оказанным услугам связи, то, как разъясняется в Письме Минфина России от 13.11.2009 N 03-03-06/1/750, в случае если из требований законодательства и (или) условий договора об оказании услуг не следует, что акт об оказании услуг связи подлежит ежемесячному составлению, то для целей документального подтверждения в налоговом учете расходов заказчика ежемесячное составление актов не требуется. Так, например, составление акта не предусматривается Правилами оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 18.05.2005 N 310.

Также отметим, что печать не включается в число обязательных реквизитов, которые должны содержать первичные учетные документы (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Письмо Минфина России от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85).

При этом, как разъяснено в Письме УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 N 16-15/066760@ со ссылкой на Письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, документами, подтверждающими произведенные налогоплательщиком затраты на оплату услуг связи, являются:

- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использовать сотовую связь;

- договор с оператором на оказание услуг связи;

- детализированные счета оператора связи.

В другом Письме отмечается, что, приняв решение о заключении договора с оператором сотовой связи, руководитель организации должен издать приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые в силу исполняемых ими обязанностей имеют право на пользование услугами сотовой связи, и предельный размер расходов на каждого работника в месяц на указанные цели в соответствии с занимаемой им должностью (если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам) (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@).

Таким образом, по нашему мнению, имеющихся у организации документов недостаточно, для учета расходов на оплату услуг связи в целях налога на прибыль необходимо также определить и зафиксировать в письменном виде перечень должностей работников, которые имеют право на пользование услугами сотовой связи, и предельный размер расходов на каждого работника в месяц на указанные цели.

Ю. М.Лермонтов

Советник государственной

гражданской службы РФ

3 класса

22.11.2012